Velkommen til "Slow down your life"

Uten hensyn til om du bruker et mappehengesystem eller dokumentmapper, så eser innholdet ut. Tiden med å finne igjen informa sjonene som befinner seg der øker, det blir knapt med plass og arbeidsgleden minker. Men dette kan unngåes. Om du velger en eller fl ere av de følgende simplify-metodene, kan du helt sikkert få hånd om flommen av papir.

1. Treer-regelen

Hver gang du leter etter noe i en informasjonsmappe som stadig vokser, tar du ut tre eldre dokumenter med informasjon. Husk at simplifyprinsippet involverer de små straksskrittene. Gled deg over hvert papirark som kan lande i avfallshaugen for miljøpapirsirkulering. Det letter mappene dine, sjelen din, og tidsbudsjettet ditt.

2. Bytting

For hver ny informasjon som kommer inn i arkivsystemet, kaster du straks ut gammel informasjon. Ikke betrakt papirene dine som permanent eiendom, men som gjester som ikke blir med deg evig.

3. Innimellomstrategien

Hver kveld, legger du en eller flere hengemapper, dokumentmapper eller arkivkurver med papir som må ”slankes” på skrivebordet ditt.

Den neste dagen blar du raskt igjennom dem, f.eks. i løpet av en kaffepause, mens du venter på noe, mellom to terminer eller når du legger merke til at biorytmen din er lavest i løpet av dagen.

4. Forfallsdato

Merk hengemapper og dokumentmapper som på et gitt tidspunkt ikke tjener noe produktiv formål med tydelig ”utgått på dato” stempel. For eksempel, planer og kalkulasjoner som forholder seg til spesifikke perioder merkes med: I “miljøavfallsbeholderen den 29.10.09 eller i “arkivet den 10.11.09.” I tillegg kan du også anbringe en påminnelse om å kaste eller skrive det ned i terminkalenderen.

5. Prosjektfest

Når du har fullført en oppgave, går du igjennom alle relevante arkiver og mapper. Gi tilbake det du ikke lenger har behov for, eller kast. For alt som senere kan benyttes oppretter du en langsiktig arkivmappe. Deretter feirer du hva du har utrettet!

Fra boken «Simplify your life» av Werner Tiki Kustenmacher med Lothar J. Seiwert.

Copyright © 2009 SIMPLIFY

Del på bloggen

Filed under: Forenkling, Forenkling av dine ting, Produktivitet og arbeidsteknikker, Suksess | Tagged: anmerkninger, informasjon, papir, skrivebord, tomt | Leave a comment »