Tredje skritt: Være offensiv (27)

Utforme dagen effektivt (2)

Bruken av ALBAK-metoden

• A – Avgjørelser. Treff beslutninger.
• L – Lengden. Varigheten på aktivitetene.
• B – Buffertid. Planlegg buffertid
• A – Avgjørelser. Treff beslutninger.
• K – Kontroll

blir vesentlig enklere for deg hvis du bruker en moderne tidsplanlegger. Utformet intelligent, finner du der oversikter for dine mål, års-, ukes-, og dagsplaner, to-do-lister og annet. Alt det som du trenger for å omsette din livs- og yrkesplanlegging i praksis, sammenfatter du her.

Når du skriver ned aktivitetene i din dagsplan tenk på prestasjonskurven din. De fleste mennesker er ikke på topp etter formiddagsmaten. Planlegg for tiden mellom klokken 13 og 14 heller rutineoppgaver (post, tidsskriftartikler, gjennom-lesning, rydde opp). Bruk også bare to til tre ganger per dag til inngående e-mail. Det meste av det er allikevel informasjonsavfall. Elektroniske brev er sannsynlig mer skadelig for samfunnet enn korrupsjon. De er en permanent kilde til distrahering. La deg ikke rane for konsentrasjonen av dette. Og enda et tips: Hvis en oppgave er ubehagelig, tenderer vi til å forskyve den – samme hvor viktig den er. Bestem deg derfor for allerede å bli ferdig med denne oppgaven på formiddagen. Det kan være en telefon til den mest ufor-skammete kunden som firmaet ditt har. Eller etterlevering av en dokumentasjon som du må sende til naboavdelingen din. Når du har haket av dette punktet går det deg bedre. Du har samtidig fjernet avfallet fra arbeidsområdet ditt og kan nå friere bruke tiden din på oppgaver som du trives med.

Dagsplanleggingen gir deg mange fordeler. Den gjør dagen oversiktlig og skaffer deg nødvendig sinnsro. Unødvendig tidspress blir unngått. Vissheten om å arbeide med de virkelig viktige oppgavene, motiverer og gjør en både effektiv som effisient. Hvis du også i løpet av en uke planlegger aktiviteter på de forskjellige dagene, noe som holder livet ditt i balanse, er du allerede et viktig skritt på vei mot en selvbestemt fremtid.

Jo bedre vi deler inn og planlegger dagen, desto bedre kan vi benytte den for våre målsettinger.

De syv grunnreglene for dagsplanlegging lyder:  

1. Øverste planleggingsprinsipp er skriftlighet. Noter straks alle aktiviteter, oppgaver og terminer i tidsplan-leggeren. Bare slik beholder du ved hver anledning overblikket og kan konsentrere deg om det vesentlige.
2. Planlegg kvelden i forveien din nye arbeidsdag. La underbevisstheten jobbe for deg og la dens skapende kraft virke om natten.
3. Vurder tidsbehovet og sett tidsfrister. Også ethvert pengebudsjett må en eller annen gang bli kalkulert. Tenk over: Tid er enda mer verdifullt enn penger! En unøyaktig vurdering er bedre enn slett ingen. Derfor:
4. Ikke planlegg hele dagen (50/50-regel). En realistisk dagsplan bør prinsipielt bare innholde det du vil gjøre på denne dagen – og også kan. Mindre er mer! La det være en buffertid fra 40 til 50 prosent til overs. Erfaringen vil vise deg hva som er mulig å gjøre og planlegge – og hva som ikke er det.
5. Sammenfatt lignende aktiviteter til arbeids- og tidsblokker og gi dagen din en grov struktur – men forbli fleksibel! En dagsplan kan se noe slik ut:

Klokken 08.30 – 10.00: Arbeide med en A-oppgave (konsentrert arbeid uten avbrytelser og telefoner)

Klokken 10.00 – 11.00: Kommunikasjonspause (samtaler med medarbeidere, telefonsamtaler)

Klokken 11.00 – 12.00: Arbeide med en A-oppgave eller samtaler/møter (aldri lenger enn en time)

Klokken 12.00 – 13.00: Ettermiddagspause

Klokken 13.00 – 14.00: Sosial kommunikasjon, gjennomarbeide post, lese fagtidsskrifter, C-oppgaver

Klokken 14.00 – 15.00: Arbeide med en B-oppgave (konsentrert arbeid uten avbrytelser eller telefonsamtaler)

Klokken 15.00 – 16.00: Kommunikasjonspause (samtaler med med-arbeidere, telefonsamtaler)

Klokken 16.00 – 17.00: B-oppgave eller samtaler/møter (aldri lenger enn en time)

Klokken 17.00 – 17.30: Dagskontroll og dagsplan med forberedelser for neste dag, arbeidslutt

6. Fokuser konsekvent på prioritetene dine. Spør deg selv alltid: Hva er virkelig vesentlig? Hva bringer meg nærmere mine mål? Hva vil hende hvis jeg slapp dette og ikke gjorde denne to-do-aktiviteten?
7. Begynn, få bukt med og avslutt dagen positiv.

Din indre innstilling bestemmer atferden din og den til omgivelsene dine. Tenk, handl og lev positivt. Ha det gøy med suksessen din.

Tredje skritt: Være offensiv (26)

Utforme dagen effektivt (1)

Naturligvis er det en enorm hjelp ikke bare å planlegge uken, men også dagen. Det sparer tid og krefter. På de neste sidene vil vi gi deg et par tips til dagsplanen din. Hvordan du planlegger dagen din, er veldig avhengig av dine yrkesmessige realiteter. Men tenk på dette: Planlegging betyr ikke å utforme et trang korsett for hvordan kommende dag skal skje, men bevisst utforming istedenfor et liv bestemt av andre.

Det viktigste først: Snubl aldri inn i hverdagen (egentlig skal du heller ikke snuble inn i en feriedag). Begynn ikke dagen ved skrivebordet med å lese posten eller e-mail. Du stolprer ellers raskere enn du aner i hastighetsfella. Begynn dagen med en kort planleggingsfase: Hva er det å gjøre i dag? Hva vil jeg i hvert fall oppnå? Selvsagt kan det forekomme, at det ligger noe i posten som akkurat nå fordrer hele din arbeidsenergi.  Er dette tilfelle, da treffer du en bevisst beslutning i forhold til din opprinnelige dagsplan – til fordel for en oppgave som har en enda høyere prioritet. Så mye fleksibilitet trenger du alltid. Den som ikke begynner dagen planlagt, den lar seg muligens raskt diktere av andres prioriteringer.

Dagsplanlegging koster tid. Fem til ti minutter er passende. Hvis du konsekvent investerer disse minuttene vil du imidlertid spare det flerdobbelte i tid.  Fordi du bygger opp et beskytt-elsesskilt mot tidstyver, legger konsentrert arbeid i riktige tidsvinduer, og er dermed hurtigere. Forbereder terminer bedre og gjør de mer effektive.  Planleggingsminuttene om morgenen er den aller beste investeringen. Din dagsplan er som et veikart for dagen. Du utvikler allerede om morgenen en forestilling hvor du vil befinne deg når – fysisk, men fremfor alt mentalt. Bare det preger bevisstheten din og gjør arbeidet ditt målrettet.

Hvis du allerede har erfaring med ukeplanleggingen kan du bruke lignende prinsipper for hver enkelt dag. Den vidt utbredte ALBAK-metoden har vist seg pålitelig, fordi den sammenfatter alle nødvendige skritt.

A – Aktiviteter. Skriv ned alle aktiviteter. Sammenstill  aktiviteter som er viktige å få gjort på denne dagen. Mange punkter er allerede gitt på forhånd som konferansen klokken 11 eller kurset på folkehøyskolen om kvelden. Andre er prisgitt din frie tidsinndeling. Tenk også på viktige ting som du i går, til tross for god planlegging, ikke klarte. Ta hensyn til telefoner og brev som du må få gjort i dag.

L – Lengden. Varigheten på aktivitetene. Vurder for hver oppgave hvor lang tid du antar den vil ta. Vær ikke for sjenerøs, fordi dette er en gammel erfaring: Man trenger ofte så mye tid til en oppgave som det som står til rådighet. Sett deg derfor litt mer under tidspress.

B – Buffertid. Planlegg buffertid. Som tommelfingerregel gjelder: Planlegg ikke mer enn 60 prosent av arbeidstiden din. Det hender alltid noe som distraherer din oppmerksomhet fra den egentlige oppgaven – overraskende lange telefonsamtaler, spørsmål fra en annen avdeling, uforutsette forandringer. Det har altså ikke noe hensikt å planlegge mer enn fem timer av en åtte-timers-dag. Fem timer er på den ene siden skremmende lite. Imidlertid, hvis du får til å arbeide godt konsentrert i fem timer med de virkelige viktige tingene – så vil du påvirke mer enn de fleste av dine kollegaer med en planløs ti-timers-arbeidsdag.

A – Avgjørelser. Treff beslutninger.  Da du alltid har mer å gjøre enn du kan gjøre, beslutt heller straks: Hva vil du prioritere denne dagen?  Hvilke oppgaver vil du korte ned på? Hva lar seg delegere slik at du ikke må gjøre de selv? Senest på dette stadium erkjenner du på nytt hvor viktig visjoner og langsiktige mål er. Hvis du har dette i syne vil det som regel falle lett for deg å beslutte hva som er høyeste prioritet på denne dagen.

K – Kontroll. Skriv ned i en dagsplan og kontroller i ettertid. Kontroller på slutten av arbeidsdagen hva du har oppnådd. For det som ikke har klaffet finner du årsakene. Bare slik kan du forbedre planleggingen. Overfør det som ikke er blitt gjort til neste dag.

Tredje skritt: Være offensiv (25)

Styre ukeplanleggingen  gjennom prioriteter (1)

Uken er et optimalt planleggingstidsrom. En eneste ukedag er alt for kort til å finne plass til alt det viktige. Men innen en uke må dette skje ellers er det ingen nøkkelområder i livet ditt, men maksimalt et stedmoderlig behandlet påheng.  Naturligvis finnes det unntak – tenk på ferien din. Men akkurat når det gjelder balansen din, bør du hver uke investere i hvert av de fire områdene (arbeid, relasjoner, kropp, hensikt). På samme måte gjelder det for dine sentrale livsområder.

Du vinner balanse, sinnsro og tid for det vesentlige når du hver uke setter et klart mål for hvert sentralt livsområde.  Hva kan du gjøre denne uken, for i tråd med pareto-prinsippet å komme nærmere ditt mål for året? Med den ukentlige prioritetsplanleggingen lykkes du med spagaten mellom visjon og aksjon. Avgjørende er, at du for alle viktige aktiviteter som fører til mål først øver inn tilsvarende tidsvinduer eller terminer med deg selv. Mange av våre medmennesker lar seg lede av det som haster. Den lille tiden som blir til overs blir det viktige i vårt liv. Husk småsteinprinsippet: Først må du ha på plass småsteinene for de ekte prioritetene i livet ditt. Innimellom blir det nok plass til grus, sand og vann!

En ukeplan som er rettet inn etter dette prinsippet med prioriteter og tidsvinduer for det virkelig viktige, er nøkkelen til en balansert tids- og livsbalanse. Du kan ikke klare alt som er fornuftig, mulig og godt. Men du må optimalt utnytte den tidsrammen som du har til rådighet. Det gjør du hvis du er bevisst på dine talenter og kall når du i begynnelsen har slutten i sikte, og tar deg tid til en ansvarsbevist balanse for det virkelig viktige. Har du ikke bare det viktige et eller annet sted i bakhodet, men også nedfelt det skriftlig, faller det deg lettere å si nei til det som haster, men som er uviktig. Planlegg tidsfrister med deg selv! Skriv disse fast ned i ditt tidsplanleggingssystem (kjøkkenkalender eller lignende). Disse terminene har minst den samme berettigelsen som mange andre viktige ting. Er terminen først notert ned, kan man ikke så lett bli overkjørt av dagens gjøremål. De uforutsette ting i hverdagen fører ofte til at du påvirkes av andres prioriteringer.  Det viktigste blir da igjen ikke gjort i forhold til det som haster. Enda en gang: Sørg tidsnok for tilstrekkelig tid til dine nøkkelområder og – oppgaver! Du kan også planlegge din uke slik at hvert livsområde blir tilordnet en bestemt ukedag. I hvert fall må du være fleksibel i det som skjer i hverdagen: Det handler om å bevege seg i riktig retning, ikke å holde seg slavisk til en plan. Ved den praktiske iverksettelsen har ukekompasset vist seg hensiktmessig. Med dette formularet kan den ukentlige prioritetsplanleggingen for de enkelte livsområdene bli lagt mellom dagsplaner og ukeplaner med et smalt limbånd i en klar mappe med hull.

Tredje skritt: Være offensiv (27)

Utforme dagen effektivt (2)

Bruken av ALBAK-metoden

• A – Avgjørelser. Treff beslutninger.
• L – Lengden. Varigheten på aktivitetene.
• B – Buffertid. Planlegg buffertid
• A – Avgjørelser. Treff beslutninger.
• K – Kontroll

blir vesentlig enklere for deg hvis du bruker en moderne tidsplanlegger. Utformet intelligent, finner du der oversikter for dine mål, års-, ukes-, og dagsplaner, to-do-lister og annet. Alt det som du trenger for å omsette din livs- og yrkesplanlegging i praksis, sammenfatter du her.

Når du skriver ned aktivitetene i din dagsplan tenk på prestasjonskurven din. De fleste mennesker er ikke på topp etter formiddagsmaten. Planlegg for tiden mellom klokken 13 og 14 heller rutineoppgaver (post, tidsskriftartikler, gjennom-lesning, rydde opp). Bruk også bare to til tre ganger per dag til inngående e-mail. Det meste av det er allikevel informasjonsavfall. Elektroniske brev er sannsynlig mer skadelig for samfunnet enn korrupsjon. De er en permanent kilde til distrahering. La deg ikke rane for konsentrasjonen av dette. Og enda et tips: Hvis en oppgave er ubehagelig, tenderer vi til å forskyve den – samme hvor viktig den er. Bestem deg derfor for allerede å bli ferdig med denne oppgaven på formiddagen. Det kan være en telefon til den mest ufor-skammete kunden som firmaet ditt har. Eller etterlevering av en dokumentasjon som du må sende til naboavdelingen din. Når du har haket av dette punktet går det deg bedre. Du har samtidig fjernet avfallet fra arbeidsområdet ditt og kan nå friere bruke tiden din på oppgaver som du trives med.

Dagsplanleggingen gir deg mange fordeler. Den gjør dagen oversiktlig og skaffer deg nødvendig sinnsro. Unødvendig tidspress blir unngått. Vissheten om å arbeide med de virkelig viktige oppgavene, motiverer og gjør en både effektiv som effisient. Hvis du også i løpet av en uke planlegger aktiviteter på de forskjellige dagene, noe som holder livet ditt i balanse, er du allerede et viktig skritt på vei mot en selvbestemt fremtid.

Jo bedre vi deler inn og planlegger dagen, desto bedre kan vi benytte den for våre målsettinger.

De syv grunnreglene for dagsplanlegging lyder:  

1. Øverste planleggingsprinsipp er skriftlighet. Noter straks alle aktiviteter, oppgaver og terminer i tidsplan-leggeren. Bare slik beholder du ved hver anledning overblikket og kan konsentrere deg om det vesentlige.
2. Planlegg kvelden i forveien din nye arbeidsdag. La underbevisstheten jobbe for deg og la dens skapende kraft virke om natten.
3. Vurder tidsbehovet og sett tidsfrister. Også ethvert pengebudsjett må en eller annen gang bli kalkulert. Tenk over: Tid er enda mer verdifullt enn penger! En unøyaktig vurdering er bedre enn slett ingen. Derfor:
4. Ikke planlegg hele dagen (50/50-regel). En realistisk dagsplan bør prinsipielt bare innholde det du vil gjøre på denne dagen – og også kan. Mindre er mer! La det være en buffertid fra 40 til 50 prosent til overs. Erfaringen vil vise deg hva som er mulig å gjøre og planlegge – og hva som ikke er det.
5. Sammenfatt lignende aktiviteter til arbeids- og tidsblokker og gi dagen din en grov struktur – men forbli fleksibel! En dagsplan kan se noe slik ut:

Klokken 08.30 – 10.00: Arbeide med en A-oppgave (konsentrert arbeid uten avbrytelser og telefoner)

Klokken 10.00 – 11.00: Kommunikasjonspause (samtaler med medarbeidere, telefonsamtaler)

Klokken 11.00 – 12.00: Arbeide med en A-oppgave eller samtaler/møter (aldri lenger enn en time)

Klokken 12.00 – 13.00: Ettermiddagspause

Klokken 13.00 – 14.00: Sosial kommunikasjon, gjennomarbeide post, lese fagtidsskrifter, C-oppgaver

Klokken 14.00 – 15.00: Arbeide med en B-oppgave (konsentrert arbeid uten avbrytelser eller telefonsamtaler)

Klokken 15.00 – 16.00: Kommunikasjonspause (samtaler med med-arbeidere, telefonsamtaler)

Klokken 16.00 – 17.00: B-oppgave eller samtaler/møter (aldri lenger enn en time)

Klokken 17.00 – 17.30: Dagskontroll og dagsplan med forberedelser for neste dag, arbeidslutt

6. Fokuser konsekvent på prioritetene dine. Spør deg selv alltid: Hva er virkelig vesentlig? Hva bringer meg nærmere mine mål? Hva vil hende hvis jeg slapp dette og ikke gjorde denne to-do-aktiviteten?
7. Begynn, få bukt med og avslutt dagen positiv.

Din indre innstilling bestemmer atferden din og den til omgivelsene dine. Tenk, handl og lev positivt. Ha det gøy med suksessen din.

Tredje skritt: Være offensiv (26)

Utforme dagen effektivt (1)

Naturligvis er det en enorm hjelp ikke bare å planlegge uken, men også dagen. Det sparer tid og krefter. På de neste sidene vil vi gi deg et par tips til dagsplanen din. Hvordan du planlegger dagen din, er veldig avhengig av dine yrkesmessige realiteter. Men tenk på dette: Planlegging betyr ikke å utforme et trang korsett for hvordan kommende dag skal skje, men bevisst utforming istedenfor et liv bestemt av andre.

Det viktigste først: Snubl aldri inn i hverdagen (egentlig skal du heller ikke snuble inn i en feriedag). Begynn ikke dagen ved skrivebordet med å lese posten eller e-mail. Du stolprer ellers raskere enn du aner i hastighetsfella. Begynn dagen med en kort planleggingsfase: Hva er det å gjøre i dag? Hva vil jeg i hvert fall oppnå? Selvsagt kan det forekomme, at det ligger noe i posten som akkurat nå fordrer hele din arbeidsenergi.  Er dette tilfelle, da treffer du en bevisst beslutning i forhold til din opprinnelige dagsplan – til fordel for en oppgave som har en enda høyere prioritet. Så mye fleksibilitet trenger du alltid. Den som ikke begynner dagen planlagt, den lar seg muligens raskt diktere av andres prioriteringer.

Dagsplanlegging koster tid. Fem til ti minutter er passende. Hvis du konsekvent investerer disse minuttene vil du imidlertid spare det flerdobbelte i tid.  Fordi du bygger opp et beskytt-elsesskilt mot tidstyver, legger konsentrert arbeid i riktige tidsvinduer, og er dermed hurtigere. Forbereder terminer bedre og gjør de mer effektive.  Planleggingsminuttene om morgenen er den aller beste investeringen. Din dagsplan er som et veikart for dagen. Du utvikler allerede om morgenen en forestilling hvor du vil befinne deg når – fysisk, men fremfor alt mentalt. Bare det preger bevisstheten din og gjør arbeidet ditt målrettet.

Hvis du allerede har erfaring med ukeplanleggingen kan du bruke lignende prinsipper for hver enkelt dag. Den vidt utbredte ALBAK-metoden har vist seg pålitelig, fordi den sammenfatter alle nødvendige skritt.

A – Aktiviteter. Skriv ned alle aktiviteter. Sammenstill  aktiviteter som er viktige å få gjort på denne dagen. Mange punkter er allerede gitt på forhånd som konferansen klokken 11 eller kurset på folkehøyskolen om kvelden. Andre er prisgitt din frie tidsinndeling. Tenk også på viktige ting som du i går, til tross for god planlegging, ikke klarte. Ta hensyn til telefoner og brev som du må få gjort i dag.

L – Lengden. Varigheten på aktivitetene. Vurder for hver oppgave hvor lang tid du antar den vil ta. Vær ikke for sjenerøs, fordi dette er en gammel erfaring: Man trenger ofte så mye tid til en oppgave som det som står til rådighet. Sett deg derfor litt mer under tidspress.

B – Buffertid. Planlegg buffertid. Som tommelfingerregel gjelder: Planlegg ikke mer enn 60 prosent av arbeidstiden din. Det hender alltid noe som distraherer din oppmerksomhet fra den egentlige oppgaven – overraskende lange telefonsamtaler, spørsmål fra en annen avdeling, uforutsette forandringer. Det har altså ikke noe hensikt å planlegge mer enn fem timer av en åtte-timers-dag. Fem timer er på den ene siden skremmende lite. Imidlertid, hvis du får til å arbeide godt konsentrert i fem timer med de virkelige viktige tingene – så vil du påvirke mer enn de fleste av dine kollegaer med en planløs ti-timers-arbeidsdag.

A – Avgjørelser. Treff beslutninger.  Da du alltid har mer å gjøre enn du kan gjøre, beslutt heller straks: Hva vil du prioritere denne dagen?  Hvilke oppgaver vil du korte ned på? Hva lar seg delegere slik at du ikke må gjøre de selv? Senest på dette stadium erkjenner du på nytt hvor viktig visjoner og langsiktige mål er. Hvis du har dette i syne vil det som regel falle lett for deg å beslutte hva som er høyeste prioritet på denne dagen.

K – Kontroll. Skriv ned i en dagsplan og kontroller i ettertid. Kontroller på slutten av arbeidsdagen hva du har oppnådd. For det som ikke har klaffet finner du årsakene. Bare slik kan du forbedre planleggingen. Overfør det som ikke er blitt gjort til neste dag.

Tredje skritt: Være offensiv (25)

Styre ukeplanleggingen  gjennom prioriteter (1)

Uken er et optimalt planleggingstidsrom. En eneste ukedag er alt for kort til å finne plass til alt det viktige. Men innen en uke må dette skje ellers er det ingen nøkkelområder i livet ditt, men maksimalt et stedmoderlig behandlet påheng.  Naturligvis finnes det unntak – tenk på ferien din. Men akkurat når det gjelder balansen din, bør du hver uke investere i hvert av de fire områdene (arbeid, relasjoner, kropp, hensikt). På samme måte gjelder det for dine sentrale livsområder.

Du vinner balanse, sinnsro og tid for det vesentlige når du hver uke setter et klart mål for hvert sentralt livsområde.  Hva kan du gjøre denne uken, for i tråd med pareto-prinsippet å komme nærmere ditt mål for året? Med den ukentlige prioritetsplanleggingen lykkes du med spagaten mellom visjon og aksjon. Avgjørende er, at du for alle viktige aktiviteter som fører til mål først øver inn tilsvarende tidsvinduer eller terminer med deg selv. Mange av våre medmennesker lar seg lede av det som haster. Den lille tiden som blir til overs blir det viktige i vårt liv. Husk småsteinprinsippet: Først må du ha på plass småsteinene for de ekte prioritetene i livet ditt. Innimellom blir det nok plass til grus, sand og vann!

En ukeplan som er rettet inn etter dette prinsippet med prioriteter og tidsvinduer for det virkelig viktige, er nøkkelen til en balansert tids- og livsbalanse. Du kan ikke klare alt som er fornuftig, mulig og godt. Men du må optimalt utnytte den tidsrammen som du har til rådighet. Det gjør du hvis du er bevisst på dine talenter og kall når du i begynnelsen har slutten i sikte, og tar deg tid til en ansvarsbevist balanse for det virkelig viktige. Har du ikke bare det viktige et eller annet sted i bakhodet, men også nedfelt det skriftlig, faller det deg lettere å si nei til det som haster, men som er uviktig. Planlegg tidsfrister med deg selv! Skriv disse fast ned i ditt tidsplanleggingssystem (kjøkkenkalender eller lignende). Disse terminene har minst den samme berettigelsen som mange andre viktige ting. Er terminen først notert ned, kan man ikke så lett bli overkjørt av dagens gjøremål. De uforutsette ting i hverdagen fører ofte til at du påvirkes av andres prioriteringer.  Det viktigste blir da igjen ikke gjort i forhold til det som haster. Enda en gang: Sørg tidsnok for tilstrekkelig tid til dine nøkkelområder og – oppgaver! Du kan også planlegge din uke slik at hvert livsområde blir tilordnet en bestemt ukedag. I hvert fall må du være fleksibel i det som skjer i hverdagen: Det handler om å bevege seg i riktig retning, ikke å holde seg slavisk til en plan. Ved den praktiske iverksettelsen har ukekompasset vist seg hensiktmessig. Med dette formularet kan den ukentlige prioritetsplanleggingen for de enkelte livsområdene bli lagt mellom dagsplaner og ukeplaner med et smalt limbånd i en klar mappe med hull.

Tredje skritt: Være offensiv (27)

Utforme dagen effektivt (2)

Bruken av ALBAK-metoden

• A – Avgjørelser. Treff beslutninger.
• L – Lengden. Varigheten på aktivitetene.
• B – Buffertid. Planlegg buffertid
• A – Avgjørelser. Treff beslutninger.
• K – Kontroll

blir vesentlig enklere for deg hvis du bruker en moderne tidsplanlegger. Utformet intelligent, finner du der oversikter for dine mål, års-, ukes-, og dagsplaner, to-do-lister og annet. Alt det som du trenger for å omsette din livs- og yrkesplanlegging i praksis, sammenfatter du her.

Når du skriver ned aktivitetene i din dagsplan tenk på prestasjonskurven din. De fleste mennesker er ikke på topp etter formiddagsmaten. Planlegg for tiden mellom klokken 13 og 14 heller rutineoppgaver (post, tidsskriftartikler, gjennom-lesning, rydde opp). Bruk også bare to til tre ganger per dag til inngående e-mail. Det meste av det er allikevel informasjonsavfall. Elektroniske brev er sannsynlig mer skadelig for samfunnet enn korrupsjon. De er en permanent kilde til distrahering. La deg ikke rane for konsentrasjonen av dette. Og enda et tips: Hvis en oppgave er ubehagelig, tenderer vi til å forskyve den – samme hvor viktig den er. Bestem deg derfor for allerede å bli ferdig med denne oppgaven på formiddagen. Det kan være en telefon til den mest ufor-skammete kunden som firmaet ditt har. Eller etterlevering av en dokumentasjon som du må sende til naboavdelingen din. Når du har haket av dette punktet går det deg bedre. Du har samtidig fjernet avfallet fra arbeidsområdet ditt og kan nå friere bruke tiden din på oppgaver som du trives med.

Dagsplanleggingen gir deg mange fordeler. Den gjør dagen oversiktlig og skaffer deg nødvendig sinnsro. Unødvendig tidspress blir unngått. Vissheten om å arbeide med de virkelig viktige oppgavene, motiverer og gjør en både effektiv som effisient. Hvis du også i løpet av en uke planlegger aktiviteter på de forskjellige dagene, noe som holder livet ditt i balanse, er du allerede et viktig skritt på vei mot en selvbestemt fremtid.

Jo bedre vi deler inn og planlegger dagen, desto bedre kan vi benytte den for våre målsettinger.

De syv grunnreglene for dagsplanlegging lyder:  

1. Øverste planleggingsprinsipp er skriftlighet. Noter straks alle aktiviteter, oppgaver og terminer i tidsplan-leggeren. Bare slik beholder du ved hver anledning overblikket og kan konsentrere deg om det vesentlige.
2. Planlegg kvelden i forveien din nye arbeidsdag. La underbevisstheten jobbe for deg og la dens skapende kraft virke om natten.
3. Vurder tidsbehovet og sett tidsfrister. Også ethvert pengebudsjett må en eller annen gang bli kalkulert. Tenk over: Tid er enda mer verdifullt enn penger! En unøyaktig vurdering er bedre enn slett ingen. Derfor:
4. Ikke planlegg hele dagen (50/50-regel). En realistisk dagsplan bør prinsipielt bare innholde det du vil gjøre på denne dagen – og også kan. Mindre er mer! La det være en buffertid fra 40 til 50 prosent til overs. Erfaringen vil vise deg hva som er mulig å gjøre og planlegge – og hva som ikke er det.
5. Sammenfatt lignende aktiviteter til arbeids- og tidsblokker og gi dagen din en grov struktur – men forbli fleksibel! En dagsplan kan se noe slik ut:

Klokken 08.30 – 10.00: Arbeide med en A-oppgave (konsentrert arbeid uten avbrytelser og telefoner)

Klokken 10.00 – 11.00: Kommunikasjonspause (samtaler med medarbeidere, telefonsamtaler)

Klokken 11.00 – 12.00: Arbeide med en A-oppgave eller samtaler/møter (aldri lenger enn en time)

Klokken 12.00 – 13.00: Ettermiddagspause

Klokken 13.00 – 14.00: Sosial kommunikasjon, gjennomarbeide post, lese fagtidsskrifter, C-oppgaver

Klokken 14.00 – 15.00: Arbeide med en B-oppgave (konsentrert arbeid uten avbrytelser eller telefonsamtaler)

Klokken 15.00 – 16.00: Kommunikasjonspause (samtaler med med-arbeidere, telefonsamtaler)

Klokken 16.00 – 17.00: B-oppgave eller samtaler/møter (aldri lenger enn en time)

Klokken 17.00 – 17.30: Dagskontroll og dagsplan med forberedelser for neste dag, arbeidslutt

6. Fokuser konsekvent på prioritetene dine. Spør deg selv alltid: Hva er virkelig vesentlig? Hva bringer meg nærmere mine mål? Hva vil hende hvis jeg slapp dette og ikke gjorde denne to-do-aktiviteten?
7. Begynn, få bukt med og avslutt dagen positiv.

Din indre innstilling bestemmer atferden din og den til omgivelsene dine. Tenk, handl og lev positivt. Ha det gøy med suksessen din.

Tredje skritt: Være offensiv (26)

Utforme dagen effektivt (1)

Naturligvis er det en enorm hjelp ikke bare å planlegge uken, men også dagen. Det sparer tid og krefter. På de neste sidene vil vi gi deg et par tips til dagsplanen din. Hvordan du planlegger dagen din, er veldig avhengig av dine yrkesmessige realiteter. Men tenk på dette: Planlegging betyr ikke å utforme et trang korsett for hvordan kommende dag skal skje, men bevisst utforming istedenfor et liv bestemt av andre.

Det viktigste først: Snubl aldri inn i hverdagen (egentlig skal du heller ikke snuble inn i en feriedag). Begynn ikke dagen ved skrivebordet med å lese posten eller e-mail. Du stolprer ellers raskere enn du aner i hastighetsfella. Begynn dagen med en kort planleggingsfase: Hva er det å gjøre i dag? Hva vil jeg i hvert fall oppnå? Selvsagt kan det forekomme, at det ligger noe i posten som akkurat nå fordrer hele din arbeidsenergi.  Er dette tilfelle, da treffer du en bevisst beslutning i forhold til din opprinnelige dagsplan – til fordel for en oppgave som har en enda høyere prioritet. Så mye fleksibilitet trenger du alltid. Den som ikke begynner dagen planlagt, den lar seg muligens raskt diktere av andres prioriteringer.

Dagsplanlegging koster tid. Fem til ti minutter er passende. Hvis du konsekvent investerer disse minuttene vil du imidlertid spare det flerdobbelte i tid.  Fordi du bygger opp et beskytt-elsesskilt mot tidstyver, legger konsentrert arbeid i riktige tidsvinduer, og er dermed hurtigere. Forbereder terminer bedre og gjør de mer effektive.  Planleggingsminuttene om morgenen er den aller beste investeringen. Din dagsplan er som et veikart for dagen. Du utvikler allerede om morgenen en forestilling hvor du vil befinne deg når – fysisk, men fremfor alt mentalt. Bare det preger bevisstheten din og gjør arbeidet ditt målrettet.

Hvis du allerede har erfaring med ukeplanleggingen kan du bruke lignende prinsipper for hver enkelt dag. Den vidt utbredte ALBAK-metoden har vist seg pålitelig, fordi den sammenfatter alle nødvendige skritt.

A – Aktiviteter. Skriv ned alle aktiviteter. Sammenstill  aktiviteter som er viktige å få gjort på denne dagen. Mange punkter er allerede gitt på forhånd som konferansen klokken 11 eller kurset på folkehøyskolen om kvelden. Andre er prisgitt din frie tidsinndeling. Tenk også på viktige ting som du i går, til tross for god planlegging, ikke klarte. Ta hensyn til telefoner og brev som du må få gjort i dag.

L – Lengden. Varigheten på aktivitetene. Vurder for hver oppgave hvor lang tid du antar den vil ta. Vær ikke for sjenerøs, fordi dette er en gammel erfaring: Man trenger ofte så mye tid til en oppgave som det som står til rådighet. Sett deg derfor litt mer under tidspress.

B – Buffertid. Planlegg buffertid. Som tommelfingerregel gjelder: Planlegg ikke mer enn 60 prosent av arbeidstiden din. Det hender alltid noe som distraherer din oppmerksomhet fra den egentlige oppgaven – overraskende lange telefonsamtaler, spørsmål fra en annen avdeling, uforutsette forandringer. Det har altså ikke noe hensikt å planlegge mer enn fem timer av en åtte-timers-dag. Fem timer er på den ene siden skremmende lite. Imidlertid, hvis du får til å arbeide godt konsentrert i fem timer med de virkelige viktige tingene – så vil du påvirke mer enn de fleste av dine kollegaer med en planløs ti-timers-arbeidsdag.

A – Avgjørelser. Treff beslutninger.  Da du alltid har mer å gjøre enn du kan gjøre, beslutt heller straks: Hva vil du prioritere denne dagen?  Hvilke oppgaver vil du korte ned på? Hva lar seg delegere slik at du ikke må gjøre de selv? Senest på dette stadium erkjenner du på nytt hvor viktig visjoner og langsiktige mål er. Hvis du har dette i syne vil det som regel falle lett for deg å beslutte hva som er høyeste prioritet på denne dagen.

K – Kontroll. Skriv ned i en dagsplan og kontroller i ettertid. Kontroller på slutten av arbeidsdagen hva du har oppnådd. For det som ikke har klaffet finner du årsakene. Bare slik kan du forbedre planleggingen. Overfør det som ikke er blitt gjort til neste dag.

Tredje skritt: Være offensiv (25)

Styre ukeplanleggingen  gjennom prioriteter (1)

Uken er et optimalt planleggingstidsrom. En eneste ukedag er alt for kort til å finne plass til alt det viktige. Men innen en uke må dette skje ellers er det ingen nøkkelområder i livet ditt, men maksimalt et stedmoderlig behandlet påheng.  Naturligvis finnes det unntak – tenk på ferien din. Men akkurat når det gjelder balansen din, bør du hver uke investere i hvert av de fire områdene (arbeid, relasjoner, kropp, hensikt). På samme måte gjelder det for dine sentrale livsområder.

Du vinner balanse, sinnsro og tid for det vesentlige når du hver uke setter et klart mål for hvert sentralt livsområde.  Hva kan du gjøre denne uken, for i tråd med pareto-prinsippet å komme nærmere ditt mål for året? Med den ukentlige prioritetsplanleggingen lykkes du med spagaten mellom visjon og aksjon. Avgjørende er, at du for alle viktige aktiviteter som fører til mål først øver inn tilsvarende tidsvinduer eller terminer med deg selv. Mange av våre medmennesker lar seg lede av det som haster. Den lille tiden som blir til overs blir det viktige i vårt liv. Husk småsteinprinsippet: Først må du ha på plass småsteinene for de ekte prioritetene i livet ditt. Innimellom blir det nok plass til grus, sand og vann!

En ukeplan som er rettet inn etter dette prinsippet med prioriteter og tidsvinduer for det virkelig viktige, er nøkkelen til en balansert tids- og livsbalanse. Du kan ikke klare alt som er fornuftig, mulig og godt. Men du må optimalt utnytte den tidsrammen som du har til rådighet. Det gjør du hvis du er bevisst på dine talenter og kall når du i begynnelsen har slutten i sikte, og tar deg tid til en ansvarsbevist balanse for det virkelig viktige. Har du ikke bare det viktige et eller annet sted i bakhodet, men også nedfelt det skriftlig, faller det deg lettere å si nei til det som haster, men som er uviktig. Planlegg tidsfrister med deg selv! Skriv disse fast ned i ditt tidsplanleggingssystem (kjøkkenkalender eller lignende). Disse terminene har minst den samme berettigelsen som mange andre viktige ting. Er terminen først notert ned, kan man ikke så lett bli overkjørt av dagens gjøremål. De uforutsette ting i hverdagen fører ofte til at du påvirkes av andres prioriteringer.  Det viktigste blir da igjen ikke gjort i forhold til det som haster. Enda en gang: Sørg tidsnok for tilstrekkelig tid til dine nøkkelområder og – oppgaver! Du kan også planlegge din uke slik at hvert livsområde blir tilordnet en bestemt ukedag. I hvert fall må du være fleksibel i det som skjer i hverdagen: Det handler om å bevege seg i riktig retning, ikke å holde seg slavisk til en plan. Ved den praktiske iverksettelsen har ukekompasset vist seg hensiktmessig. Med dette formularet kan den ukentlige prioritetsplanleggingen for de enkelte livsområdene bli lagt mellom dagsplaner og ukeplaner med et smalt limbånd i en klar mappe med hull.

Tredje skritt: Være offensiv (27)

Utforme dagen effektivt (2)

Bruken av ALBAK-metoden

• A – Avgjørelser. Treff beslutninger.
• L – Lengden. Varigheten på aktivitetene.
• B – Buffertid. Planlegg buffertid
• A – Avgjørelser. Treff beslutninger.
• K – Kontroll

blir vesentlig enklere for deg hvis du bruker en moderne tidsplanlegger. Utformet intelligent, finner du der oversikter for dine mål, års-, ukes-, og dagsplaner, to-do-lister og annet. Alt det som du trenger for å omsette din livs- og yrkesplanlegging i praksis, sammenfatter du her.

Når du skriver ned aktivitetene i din dagsplan tenk på prestasjonskurven din. De fleste mennesker er ikke på topp etter formiddagsmaten. Planlegg for tiden mellom klokken 13 og 14 heller rutineoppgaver (post, tidsskriftartikler, gjennom-lesning, rydde opp). Bruk også bare to til tre ganger per dag til inngående e-mail. Det meste av det er allikevel informasjonsavfall. Elektroniske brev er sannsynlig mer skadelig for samfunnet enn korrupsjon. De er en permanent kilde til distrahering. La deg ikke rane for konsentrasjonen av dette. Og enda et tips: Hvis en oppgave er ubehagelig, tenderer vi til å forskyve den – samme hvor viktig den er. Bestem deg derfor for allerede å bli ferdig med denne oppgaven på formiddagen. Det kan være en telefon til den mest ufor-skammete kunden som firmaet ditt har. Eller etterlevering av en dokumentasjon som du må sende til naboavdelingen din. Når du har haket av dette punktet går det deg bedre. Du har samtidig fjernet avfallet fra arbeidsområdet ditt og kan nå friere bruke tiden din på oppgaver som du trives med.

Dagsplanleggingen gir deg mange fordeler. Den gjør dagen oversiktlig og skaffer deg nødvendig sinnsro. Unødvendig tidspress blir unngått. Vissheten om å arbeide med de virkelig viktige oppgavene, motiverer og gjør en både effektiv som effisient. Hvis du også i løpet av en uke planlegger aktiviteter på de forskjellige dagene, noe som holder livet ditt i balanse, er du allerede et viktig skritt på vei mot en selvbestemt fremtid.

Jo bedre vi deler inn og planlegger dagen, desto bedre kan vi benytte den for våre målsettinger.

De syv grunnreglene for dagsplanlegging lyder:  

1. Øverste planleggingsprinsipp er skriftlighet. Noter straks alle aktiviteter, oppgaver og terminer i tidsplan-leggeren. Bare slik beholder du ved hver anledning overblikket og kan konsentrere deg om det vesentlige.
2. Planlegg kvelden i forveien din nye arbeidsdag. La underbevisstheten jobbe for deg og la dens skapende kraft virke om natten.
3. Vurder tidsbehovet og sett tidsfrister. Også ethvert pengebudsjett må en eller annen gang bli kalkulert. Tenk over: Tid er enda mer verdifullt enn penger! En unøyaktig vurdering er bedre enn slett ingen. Derfor:
4. Ikke planlegg hele dagen (50/50-regel). En realistisk dagsplan bør prinsipielt bare innholde det du vil gjøre på denne dagen – og også kan. Mindre er mer! La det være en buffertid fra 40 til 50 prosent til overs. Erfaringen vil vise deg hva som er mulig å gjøre og planlegge – og hva som ikke er det.
5. Sammenfatt lignende aktiviteter til arbeids- og tidsblokker og gi dagen din en grov struktur – men forbli fleksibel! En dagsplan kan se noe slik ut:

Klokken 08.30 – 10.00: Arbeide med en A-oppgave (konsentrert arbeid uten avbrytelser og telefoner)

Klokken 10.00 – 11.00: Kommunikasjonspause (samtaler med medarbeidere, telefonsamtaler)

Klokken 11.00 – 12.00: Arbeide med en A-oppgave eller samtaler/møter (aldri lenger enn en time)

Klokken 12.00 – 13.00: Ettermiddagspause

Klokken 13.00 – 14.00: Sosial kommunikasjon, gjennomarbeide post, lese fagtidsskrifter, C-oppgaver

Klokken 14.00 – 15.00: Arbeide med en B-oppgave (konsentrert arbeid uten avbrytelser eller telefonsamtaler)

Klokken 15.00 – 16.00: Kommunikasjonspause (samtaler med med-arbeidere, telefonsamtaler)

Klokken 16.00 – 17.00: B-oppgave eller samtaler/møter (aldri lenger enn en time)

Klokken 17.00 – 17.30: Dagskontroll og dagsplan med forberedelser for neste dag, arbeidslutt

6. Fokuser konsekvent på prioritetene dine. Spør deg selv alltid: Hva er virkelig vesentlig? Hva bringer meg nærmere mine mål? Hva vil hende hvis jeg slapp dette og ikke gjorde denne to-do-aktiviteten?
7. Begynn, få bukt med og avslutt dagen positiv.

Din indre innstilling bestemmer atferden din og den til omgivelsene dine. Tenk, handl og lev positivt. Ha det gøy med suksessen din.

Tredje skritt: Være offensiv (26)

Utforme dagen effektivt (1)

Naturligvis er det en enorm hjelp ikke bare å planlegge uken, men også dagen. Det sparer tid og krefter. På de neste sidene vil vi gi deg et par tips til dagsplanen din. Hvordan du planlegger dagen din, er veldig avhengig av dine yrkesmessige realiteter. Men tenk på dette: Planlegging betyr ikke å utforme et trang korsett for hvordan kommende dag skal skje, men bevisst utforming istedenfor et liv bestemt av andre.

Det viktigste først: Snubl aldri inn i hverdagen (egentlig skal du heller ikke snuble inn i en feriedag). Begynn ikke dagen ved skrivebordet med å lese posten eller e-mail. Du stolprer ellers raskere enn du aner i hastighetsfella. Begynn dagen med en kort planleggingsfase: Hva er det å gjøre i dag? Hva vil jeg i hvert fall oppnå? Selvsagt kan det forekomme, at det ligger noe i posten som akkurat nå fordrer hele din arbeidsenergi.  Er dette tilfelle, da treffer du en bevisst beslutning i forhold til din opprinnelige dagsplan – til fordel for en oppgave som har en enda høyere prioritet. Så mye fleksibilitet trenger du alltid. Den som ikke begynner dagen planlagt, den lar seg muligens raskt diktere av andres prioriteringer.

Dagsplanlegging koster tid. Fem til ti minutter er passende. Hvis du konsekvent investerer disse minuttene vil du imidlertid spare det flerdobbelte i tid.  Fordi du bygger opp et beskytt-elsesskilt mot tidstyver, legger konsentrert arbeid i riktige tidsvinduer, og er dermed hurtigere. Forbereder terminer bedre og gjør de mer effektive.  Planleggingsminuttene om morgenen er den aller beste investeringen. Din dagsplan er som et veikart for dagen. Du utvikler allerede om morgenen en forestilling hvor du vil befinne deg når – fysisk, men fremfor alt mentalt. Bare det preger bevisstheten din og gjør arbeidet ditt målrettet.

Hvis du allerede har erfaring med ukeplanleggingen kan du bruke lignende prinsipper for hver enkelt dag. Den vidt utbredte ALBAK-metoden har vist seg pålitelig, fordi den sammenfatter alle nødvendige skritt.

A – Aktiviteter. Skriv ned alle aktiviteter. Sammenstill  aktiviteter som er viktige å få gjort på denne dagen. Mange punkter er allerede gitt på forhånd som konferansen klokken 11 eller kurset på folkehøyskolen om kvelden. Andre er prisgitt din frie tidsinndeling. Tenk også på viktige ting som du i går, til tross for god planlegging, ikke klarte. Ta hensyn til telefoner og brev som du må få gjort i dag.

L – Lengden. Varigheten på aktivitetene. Vurder for hver oppgave hvor lang tid du antar den vil ta. Vær ikke for sjenerøs, fordi dette er en gammel erfaring: Man trenger ofte så mye tid til en oppgave som det som står til rådighet. Sett deg derfor litt mer under tidspress.

B – Buffertid. Planlegg buffertid. Som tommelfingerregel gjelder: Planlegg ikke mer enn 60 prosent av arbeidstiden din. Det hender alltid noe som distraherer din oppmerksomhet fra den egentlige oppgaven – overraskende lange telefonsamtaler, spørsmål fra en annen avdeling, uforutsette forandringer. Det har altså ikke noe hensikt å planlegge mer enn fem timer av en åtte-timers-dag. Fem timer er på den ene siden skremmende lite. Imidlertid, hvis du får til å arbeide godt konsentrert i fem timer med de virkelige viktige tingene – så vil du påvirke mer enn de fleste av dine kollegaer med en planløs ti-timers-arbeidsdag.

A – Avgjørelser. Treff beslutninger.  Da du alltid har mer å gjøre enn du kan gjøre, beslutt heller straks: Hva vil du prioritere denne dagen?  Hvilke oppgaver vil du korte ned på? Hva lar seg delegere slik at du ikke må gjøre de selv? Senest på dette stadium erkjenner du på nytt hvor viktig visjoner og langsiktige mål er. Hvis du har dette i syne vil det som regel falle lett for deg å beslutte hva som er høyeste prioritet på denne dagen.

K – Kontroll. Skriv ned i en dagsplan og kontroller i ettertid. Kontroller på slutten av arbeidsdagen hva du har oppnådd. For det som ikke har klaffet finner du årsakene. Bare slik kan du forbedre planleggingen. Overfør det som ikke er blitt gjort til neste dag.

Tredje skritt: Være offensiv (25)

Styre ukeplanleggingen  gjennom prioriteter (1)

Uken er et optimalt planleggingstidsrom. En eneste ukedag er alt for kort til å finne plass til alt det viktige. Men innen en uke må dette skje ellers er det ingen nøkkelområder i livet ditt, men maksimalt et stedmoderlig behandlet påheng.  Naturligvis finnes det unntak – tenk på ferien din. Men akkurat når det gjelder balansen din, bør du hver uke investere i hvert av de fire områdene (arbeid, relasjoner, kropp, hensikt). På samme måte gjelder det for dine sentrale livsområder.

Du vinner balanse, sinnsro og tid for det vesentlige når du hver uke setter et klart mål for hvert sentralt livsområde.  Hva kan du gjøre denne uken, for i tråd med pareto-prinsippet å komme nærmere ditt mål for året? Med den ukentlige prioritetsplanleggingen lykkes du med spagaten mellom visjon og aksjon. Avgjørende er, at du for alle viktige aktiviteter som fører til mål først øver inn tilsvarende tidsvinduer eller terminer med deg selv. Mange av våre medmennesker lar seg lede av det som haster. Den lille tiden som blir til overs blir det viktige i vårt liv. Husk småsteinprinsippet: Først må du ha på plass småsteinene for de ekte prioritetene i livet ditt. Innimellom blir det nok plass til grus, sand og vann!

En ukeplan som er rettet inn etter dette prinsippet med prioriteter og tidsvinduer for det virkelig viktige, er nøkkelen til en balansert tids- og livsbalanse. Du kan ikke klare alt som er fornuftig, mulig og godt. Men du må optimalt utnytte den tidsrammen som du har til rådighet. Det gjør du hvis du er bevisst på dine talenter og kall når du i begynnelsen har slutten i sikte, og tar deg tid til en ansvarsbevist balanse for det virkelig viktige. Har du ikke bare det viktige et eller annet sted i bakhodet, men også nedfelt det skriftlig, faller det deg lettere å si nei til det som haster, men som er uviktig. Planlegg tidsfrister med deg selv! Skriv disse fast ned i ditt tidsplanleggingssystem (kjøkkenkalender eller lignende). Disse terminene har minst den samme berettigelsen som mange andre viktige ting. Er terminen først notert ned, kan man ikke så lett bli overkjørt av dagens gjøremål. De uforutsette ting i hverdagen fører ofte til at du påvirkes av andres prioriteringer.  Det viktigste blir da igjen ikke gjort i forhold til det som haster. Enda en gang: Sørg tidsnok for tilstrekkelig tid til dine nøkkelområder og – oppgaver! Du kan også planlegge din uke slik at hvert livsområde blir tilordnet en bestemt ukedag. I hvert fall må du være fleksibel i det som skjer i hverdagen: Det handler om å bevege seg i riktig retning, ikke å holde seg slavisk til en plan. Ved den praktiske iverksettelsen har ukekompasset vist seg hensiktmessig. Med dette formularet kan den ukentlige prioritetsplanleggingen for de enkelte livsområdene bli lagt mellom dagsplaner og ukeplaner med et smalt limbånd i en klar mappe med hull.

Tredje skritt: Være offensiv (27)

Utforme dagen effektivt (2)

Bruken av ALBAK-metoden

• A – Avgjørelser. Treff beslutninger.
• L – Lengden. Varigheten på aktivitetene.
• B – Buffertid. Planlegg buffertid
• A – Avgjørelser. Treff beslutninger.
• K – Kontroll

blir vesentlig enklere for deg hvis du bruker en moderne tidsplanlegger. Utformet intelligent, finner du der oversikter for dine mål, års-, ukes-, og dagsplaner, to-do-lister og annet. Alt det som du trenger for å omsette din livs- og yrkesplanlegging i praksis, sammenfatter du her.

Når du skriver ned aktivitetene i din dagsplan tenk på prestasjonskurven din. De fleste mennesker er ikke på topp etter formiddagsmaten. Planlegg for tiden mellom klokken 13 og 14 heller rutineoppgaver (post, tidsskriftartikler, gjennom-lesning, rydde opp). Bruk også bare to til tre ganger per dag til inngående e-mail. Det meste av det er allikevel informasjonsavfall. Elektroniske brev er sannsynlig mer skadelig for samfunnet enn korrupsjon. De er en permanent kilde til distrahering. La deg ikke rane for konsentrasjonen av dette. Og enda et tips: Hvis en oppgave er ubehagelig, tenderer vi til å forskyve den – samme hvor viktig den er. Bestem deg derfor for allerede å bli ferdig med denne oppgaven på formiddagen. Det kan være en telefon til den mest ufor-skammete kunden som firmaet ditt har. Eller etterlevering av en dokumentasjon som du må sende til naboavdelingen din. Når du har haket av dette punktet går det deg bedre. Du har samtidig fjernet avfallet fra arbeidsområdet ditt og kan nå friere bruke tiden din på oppgaver som du trives med.

Dagsplanleggingen gir deg mange fordeler. Den gjør dagen oversiktlig og skaffer deg nødvendig sinnsro. Unødvendig tidspress blir unngått. Vissheten om å arbeide med de virkelig viktige oppgavene, motiverer og gjør en både effektiv som effisient. Hvis du også i løpet av en uke planlegger aktiviteter på de forskjellige dagene, noe som holder livet ditt i balanse, er du allerede et viktig skritt på vei mot en selvbestemt fremtid.

Jo bedre vi deler inn og planlegger dagen, desto bedre kan vi benytte den for våre målsettinger.

De syv grunnreglene for dagsplanlegging lyder:  

1. Øverste planleggingsprinsipp er skriftlighet. Noter straks alle aktiviteter, oppgaver og terminer i tidsplan-leggeren. Bare slik beholder du ved hver anledning overblikket og kan konsentrere deg om det vesentlige.
2. Planlegg kvelden i forveien din nye arbeidsdag. La underbevisstheten jobbe for deg og la dens skapende kraft virke om natten.
3. Vurder tidsbehovet og sett tidsfrister. Også ethvert pengebudsjett må en eller annen gang bli kalkulert. Tenk over: Tid er enda mer verdifullt enn penger! En unøyaktig vurdering er bedre enn slett ingen. Derfor:
4. Ikke planlegg hele dagen (50/50-regel). En realistisk dagsplan bør prinsipielt bare innholde det du vil gjøre på denne dagen – og også kan. Mindre er mer! La det være en buffertid fra 40 til 50 prosent til overs. Erfaringen vil vise deg hva som er mulig å gjøre og planlegge – og hva som ikke er det.
5. Sammenfatt lignende aktiviteter til arbeids- og tidsblokker og gi dagen din en grov struktur – men forbli fleksibel! En dagsplan kan se noe slik ut:

Klokken 08.30 – 10.00: Arbeide med en A-oppgave (konsentrert arbeid uten avbrytelser og telefoner)

Klokken 10.00 – 11.00: Kommunikasjonspause (samtaler med medarbeidere, telefonsamtaler)

Klokken 11.00 – 12.00: Arbeide med en A-oppgave eller samtaler/møter (aldri lenger enn en time)

Klokken 12.00 – 13.00: Ettermiddagspause

Klokken 13.00 – 14.00: Sosial kommunikasjon, gjennomarbeide post, lese fagtidsskrifter, C-oppgaver

Klokken 14.00 – 15.00: Arbeide med en B-oppgave (konsentrert arbeid uten avbrytelser eller telefonsamtaler)

Klokken 15.00 – 16.00: Kommunikasjonspause (samtaler med med-arbeidere, telefonsamtaler)

Klokken 16.00 – 17.00: B-oppgave eller samtaler/møter (aldri lenger enn en time)

Klokken 17.00 – 17.30: Dagskontroll og dagsplan med forberedelser for neste dag, arbeidslutt

6. Fokuser konsekvent på prioritetene dine. Spør deg selv alltid: Hva er virkelig vesentlig? Hva bringer meg nærmere mine mål? Hva vil hende hvis jeg slapp dette og ikke gjorde denne to-do-aktiviteten?
7. Begynn, få bukt med og avslutt dagen positiv.

Din indre innstilling bestemmer atferden din og den til omgivelsene dine. Tenk, handl og lev positivt. Ha det gøy med suksessen din.

Tredje skritt: Være offensiv (26)

Utforme dagen effektivt (1)

Naturligvis er det en enorm hjelp ikke bare å planlegge uken, men også dagen. Det sparer tid og krefter. På de neste sidene vil vi gi deg et par tips til dagsplanen din. Hvordan du planlegger dagen din, er veldig avhengig av dine yrkesmessige realiteter. Men tenk på dette: Planlegging betyr ikke å utforme et trang korsett for hvordan kommende dag skal skje, men bevisst utforming istedenfor et liv bestemt av andre.

Det viktigste først: Snubl aldri inn i hverdagen (egentlig skal du heller ikke snuble inn i en feriedag). Begynn ikke dagen ved skrivebordet med å lese posten eller e-mail. Du stolprer ellers raskere enn du aner i hastighetsfella. Begynn dagen med en kort planleggingsfase: Hva er det å gjøre i dag? Hva vil jeg i hvert fall oppnå? Selvsagt kan det forekomme, at det ligger noe i posten som akkurat nå fordrer hele din arbeidsenergi.  Er dette tilfelle, da treffer du en bevisst beslutning i forhold til din opprinnelige dagsplan – til fordel for en oppgave som har en enda høyere prioritet. Så mye fleksibilitet trenger du alltid. Den som ikke begynner dagen planlagt, den lar seg muligens raskt diktere av andres prioriteringer.

Dagsplanlegging koster tid. Fem til ti minutter er passende. Hvis du konsekvent investerer disse minuttene vil du imidlertid spare det flerdobbelte i tid.  Fordi du bygger opp et beskytt-elsesskilt mot tidstyver, legger konsentrert arbeid i riktige tidsvinduer, og er dermed hurtigere. Forbereder terminer bedre og gjør de mer effektive.  Planleggingsminuttene om morgenen er den aller beste investeringen. Din dagsplan er som et veikart for dagen. Du utvikler allerede om morgenen en forestilling hvor du vil befinne deg når – fysisk, men fremfor alt mentalt. Bare det preger bevisstheten din og gjør arbeidet ditt målrettet.

Hvis du allerede har erfaring med ukeplanleggingen kan du bruke lignende prinsipper for hver enkelt dag. Den vidt utbredte ALBAK-metoden har vist seg pålitelig, fordi den sammenfatter alle nødvendige skritt.

A – Aktiviteter. Skriv ned alle aktiviteter. Sammenstill  aktiviteter som er viktige å få gjort på denne dagen. Mange punkter er allerede gitt på forhånd som konferansen klokken 11 eller kurset på folkehøyskolen om kvelden. Andre er prisgitt din frie tidsinndeling. Tenk også på viktige ting som du i går, til tross for god planlegging, ikke klarte. Ta hensyn til telefoner og brev som du må få gjort i dag.

L – Lengden. Varigheten på aktivitetene. Vurder for hver oppgave hvor lang tid du antar den vil ta. Vær ikke for sjenerøs, fordi dette er en gammel erfaring: Man trenger ofte så mye tid til en oppgave som det som står til rådighet. Sett deg derfor litt mer under tidspress.

B – Buffertid. Planlegg buffertid. Som tommelfingerregel gjelder: Planlegg ikke mer enn 60 prosent av arbeidstiden din. Det hender alltid noe som distraherer din oppmerksomhet fra den egentlige oppgaven – overraskende lange telefonsamtaler, spørsmål fra en annen avdeling, uforutsette forandringer. Det har altså ikke noe hensikt å planlegge mer enn fem timer av en åtte-timers-dag. Fem timer er på den ene siden skremmende lite. Imidlertid, hvis du får til å arbeide godt konsentrert i fem timer med de virkelige viktige tingene – så vil du påvirke mer enn de fleste av dine kollegaer med en planløs ti-timers-arbeidsdag.

A – Avgjørelser. Treff beslutninger.  Da du alltid har mer å gjøre enn du kan gjøre, beslutt heller straks: Hva vil du prioritere denne dagen?  Hvilke oppgaver vil du korte ned på? Hva lar seg delegere slik at du ikke må gjøre de selv? Senest på dette stadium erkjenner du på nytt hvor viktig visjoner og langsiktige mål er. Hvis du har dette i syne vil det som regel falle lett for deg å beslutte hva som er høyeste prioritet på denne dagen.

K – Kontroll. Skriv ned i en dagsplan og kontroller i ettertid. Kontroller på slutten av arbeidsdagen hva du har oppnådd. For det som ikke har klaffet finner du årsakene. Bare slik kan du forbedre planleggingen. Overfør det som ikke er blitt gjort til neste dag.

Tredje skritt: Være offensiv (25)

Styre ukeplanleggingen  gjennom prioriteter (1)

Uken er et optimalt planleggingstidsrom. En eneste ukedag er alt for kort til å finne plass til alt det viktige. Men innen en uke må dette skje ellers er det ingen nøkkelområder i livet ditt, men maksimalt et stedmoderlig behandlet påheng.  Naturligvis finnes det unntak – tenk på ferien din. Men akkurat når det gjelder balansen din, bør du hver uke investere i hvert av de fire områdene (arbeid, relasjoner, kropp, hensikt). På samme måte gjelder det for dine sentrale livsområder.

Du vinner balanse, sinnsro og tid for det vesentlige når du hver uke setter et klart mål for hvert sentralt livsområde.  Hva kan du gjøre denne uken, for i tråd med pareto-prinsippet å komme nærmere ditt mål for året? Med den ukentlige prioritetsplanleggingen lykkes du med spagaten mellom visjon og aksjon. Avgjørende er, at du for alle viktige aktiviteter som fører til mål først øver inn tilsvarende tidsvinduer eller terminer med deg selv. Mange av våre medmennesker lar seg lede av det som haster. Den lille tiden som blir til overs blir det viktige i vårt liv. Husk småsteinprinsippet: Først må du ha på plass småsteinene for de ekte prioritetene i livet ditt. Innimellom blir det nok plass til grus, sand og vann!

En ukeplan som er rettet inn etter dette prinsippet med prioriteter og tidsvinduer for det virkelig viktige, er nøkkelen til en balansert tids- og livsbalanse. Du kan ikke klare alt som er fornuftig, mulig og godt. Men du må optimalt utnytte den tidsrammen som du har til rådighet. Det gjør du hvis du er bevisst på dine talenter og kall når du i begynnelsen har slutten i sikte, og tar deg tid til en ansvarsbevist balanse for det virkelig viktige. Har du ikke bare det viktige et eller annet sted i bakhodet, men også nedfelt det skriftlig, faller det deg lettere å si nei til det som haster, men som er uviktig. Planlegg tidsfrister med deg selv! Skriv disse fast ned i ditt tidsplanleggingssystem (kjøkkenkalender eller lignende). Disse terminene har minst den samme berettigelsen som mange andre viktige ting. Er terminen først notert ned, kan man ikke så lett bli overkjørt av dagens gjøremål. De uforutsette ting i hverdagen fører ofte til at du påvirkes av andres prioriteringer.  Det viktigste blir da igjen ikke gjort i forhold til det som haster. Enda en gang: Sørg tidsnok for tilstrekkelig tid til dine nøkkelområder og – oppgaver! Du kan også planlegge din uke slik at hvert livsområde blir tilordnet en bestemt ukedag. I hvert fall må du være fleksibel i det som skjer i hverdagen: Det handler om å bevege seg i riktig retning, ikke å holde seg slavisk til en plan. Ved den praktiske iverksettelsen har ukekompasset vist seg hensiktmessig. Med dette formularet kan den ukentlige prioritetsplanleggingen for de enkelte livsområdene bli lagt mellom dagsplaner og ukeplaner med et smalt limbånd i en klar mappe med hull.

Tredje skritt: Være offensiv (24)

Din masterplan (2)

Workshop 22: Min masterplan

Hvordan går du så frem for å lage masterplanen din?

• Den letteste oppgaven først: Sett straks inn årstallet til venstre (1). Hvis du allerede befinner deg i siste kvartalet i et år da setter du straks inn mål for det året som kommer.
• Vårt andre skritt på reisen til en selvbestemt fremtid var å oppdage ditt eget potensial. Du har startet på letingen etter dine kompetanser, dine motivasjonsfaktorer, dine personlig-hetsstyrker, dine verdier og dine ønsker. På side 83 f. finner du dine resultater På side 108–110 den for personlighetsstyrker. Dine motivasjonsfaktorer kan du overføre fra side 101 f… Dine verdier finner du på side 115–117. Dine ønsker på side 131–135. Sky ikke anstrengelsene med straks å overføre dine resultater fra boken til din masterplan: Du har da godt overblikk over alt sammen. (2)
• Hva er stikkordene ut ifra din livsvisjon? Hva vil du ut ifra dagen i dag ha oppnådd på slutten av ditt liv? Skriv nå under (3) ditt utarbeidede livsmotto.Livsmottoet for Jörg W. Knobloch er for eksempel: »Work hard, pray hard, give people vision«. Hva kan ditt (i det minste foreløpige) livsmotto være?

• Som det neste har vi latt det være plass til dine erkjennelser fra de andre workshopene. (4) Kanskje vil du skrive opp noe fra området »familiær arv«  eller nye vaner, som du vil utarbeide dette året (side 205) eller saker som du selv vil gi deg belønning for i dette året .
• Overfør nå livsperiodene i masterplanen.(5) Du husker: Du har delt inn livet i syv-års-rytmer og gitt et navn på hvert syv-års-skritt. På side 82 finner du navnene på de tilbakelagte livsperiodene. Fremtidige
• Hvilke er dine personlige livshatter? Hva er dine hoved-oppgaver, hva er dine sentrale livsområder? Hva kan slike personlige livshatter være? Er du gift? Da har du en livshatt som ektemann, eller kone. Har du barn? Da har du en livshatt som far eller mor. Har du en arbeidsplass? Da er dette også en livshatt. Har du en hobby? Hver hobby som du aktivt utøver er en livshatt. Kanskje har du en stor frukthave bak huset som holder deg travelt opptatt? Kanskje har du foreldre som har et pleiebehov? Kanskje har du finansielle vanskeligheter? Kanskje bor du i et falleferdig hus der du hver helg står ovenfor store utfordringer? Alt dette er livshatter. Fastlegg nå dine hovedoppgaver for dine sentrale livsroller og overfør disse til din masterplan. (6) Et eksempel nedenfor viser hvordan dette kan se ut.

• Som det neste, det viktige spørsmålet: Hva vil du ha oppnådd på disse sentrale områdene på slutten av ditt liv? (7)
• Tenk på neste livsperiode, for eksempel tidsrommet mellom 42 og 49 år. Hva vil du ha oppnådd på slutten av den perioden som du nå akkurat står oppe i? Hvilket navn har du gitt denne perioden? (8)

• Nå til det aktuelle året eller året som umiddelbart ligger foran deg: Hva må bli realisert i dette året slik at du er på vei til beste målet som du vil nå på dette området? (9)
• Hva er det nødvendige skrittet som du må ta neste år? Hvis du vil bygge til neste år er det nødvendig allerede nå å innrette økonomien deretter. (10)
• Til slutt bryter du planleggingen ned i konkrete kvartalsskritt. Hva må du spare i første kvartal for å finansiere den nye vinterhaven, hvor mye i andre?(11)

Synes du dette ser meget omfattende ut, som et omfangsrikt prosjekt? Benytt din regelmessige drømmedag til å arbeide med masterplanen! Nye masterplanformularer kan du selv lage eller bestille.

Tredje skritt: Være offensiv (23)

Tredje skritt: Være offensiv (24)

Din masterplan (2)

Workshop 22: Min masterplan

Hvordan går du så frem for å lage masterplanen din?

• Den letteste oppgaven først: Sett straks inn årstallet til venstre (1). Hvis du allerede befinner deg i siste kvartalet i et år da setter du straks inn mål for det året som kommer.
• Vårt andre skritt på reisen til en selvbestemt fremtid var å oppdage ditt eget potensial. Du har startet på letingen etter dine kompetanser, dine motivasjonsfaktorer, dine personlig-hetsstyrker, dine verdier og dine ønsker. På side 83 f. finner du dine resultater På side 108–110 den for personlighetsstyrker. Dine motivasjonsfaktorer kan du overføre fra side 101 f… Dine verdier finner du på side 115–117. Dine ønsker på side 131–135. Sky ikke anstrengelsene med straks å overføre dine resultater fra boken til din masterplan: Du har da godt overblikk over alt sammen. (2)
• Hva er stikkordene ut ifra din livsvisjon? Hva vil du ut ifra dagen i dag ha oppnådd på slutten av ditt liv? Skriv nå under (3) ditt utarbeidede livsmotto.Livsmottoet for Jörg W. Knobloch er for eksempel: »Work hard, pray hard, give people vision«. Hva kan ditt (i det minste foreløpige) livsmotto være?

• Som det neste har vi latt det være plass til dine erkjennelser fra de andre workshopene. (4) Kanskje vil du skrive opp noe fra området »familiær arv«  eller nye vaner, som du vil utarbeide dette året (side 205) eller saker som du selv vil gi deg belønning for i dette året .
• Overfør nå livsperiodene i masterplanen.(5) Du husker: Du har delt inn livet i syv-års-rytmer og gitt et navn på hvert syv-års-skritt. På side 82 finner du navnene på de tilbakelagte livsperiodene. Fremtidige
• Hvilke er dine personlige livshatter? Hva er dine hoved-oppgaver, hva er dine sentrale livsområder? Hva kan slike personlige livshatter være? Er du gift? Da har du en livshatt som ektemann, eller kone. Har du barn? Da har du en livshatt som far eller mor. Har du en arbeidsplass? Da er dette også en livshatt. Har du en hobby? Hver hobby som du aktivt utøver er en livshatt. Kanskje har du en stor frukthave bak huset som holder deg travelt opptatt? Kanskje har du foreldre som har et pleiebehov? Kanskje har du finansielle vanskeligheter? Kanskje bor du i et falleferdig hus der du hver helg står ovenfor store utfordringer? Alt dette er livshatter. Fastlegg nå dine hovedoppgaver for dine sentrale livsroller og overfør disse til din masterplan. (6) Et eksempel nedenfor viser hvordan dette kan se ut.

• Som det neste, det viktige spørsmålet: Hva vil du ha oppnådd på disse sentrale områdene på slutten av ditt liv? (7)
• Tenk på neste livsperiode, for eksempel tidsrommet mellom 42 og 49 år. Hva vil du ha oppnådd på slutten av den perioden som du nå akkurat står oppe i? Hvilket navn har du gitt denne perioden? (8)

• Nå til det aktuelle året eller året som umiddelbart ligger foran deg: Hva må bli realisert i dette året slik at du er på vei til beste målet som du vil nå på dette området? (9)
• Hva er det nødvendige skrittet som du må ta neste år? Hvis du vil bygge til neste år er det nødvendig allerede nå å innrette økonomien deretter. (10)
• Til slutt bryter du planleggingen ned i konkrete kvartalsskritt. Hva må du spare i første kvartal for å finansiere den nye vinterhaven, hvor mye i andre?(11)

Synes du dette ser meget omfattende ut, som et omfangsrikt prosjekt? Benytt din regelmessige drømmedag til å arbeide med masterplanen! Nye masterplanformularer kan du selv lage eller bestille.

Tredje skritt: Være offensiv (23)