Sorter arbeidsstedet ditt

Mennesket kan overvinne enorme vanskeligheter, det kan utvikle enorm styrke, og har konstruert teknikker for å kunne beseire store fiender. Men, alltid en ting om gangen. Den som ikke vet hvor han/ hun skal starte blir motløs. Den største belastningsfaktoren for vår sjeler er flere belastninger på en gang. Dette gjelder for alt vi gjør. Om du ikke vet hvor du skal starte, kommer du heller ikke forover. Hvis du ikke vet hvor du finner tingene på skrivebordet ditt, sløser du bort tid med å lete, og skaper kaos i hjernen din.

Hvis du erfarer en krise allerede når du betrakter arbeidsområdet ditt, og kaoset representerer en ugjennomtrengelig jungel for deg, bør du først ty til metodene som vi her introduserer. Fire- kvadrant-metoden( Eisenhower-matrisen) har vist seg å være ytterst virkningsfull som en nødaksjon for spesielt utsatt skrivebordskaos.

Tomt bord- metoden

Å rydde opp ”litt” bringer ikke noe. Å skape orden på et hjørne av skrivebordet, å sortere saker fra høyre til venstre i en hylle, vil riktignok stadig bli gjort, men å rydde opp på en virkningsfull måte, kan du bare gjøre etter prinsippet ”fullstendig eller ikke”. Tørk støv av den nye tomme plassen og gled deg over den frie plassen. Selv om det deretter oppstår kaos på gulvet: Det lønner seg. Kun slik inkluderer du din viktigste hjelper: Din underbevissthet. De fleste opprydningsaksjoner begynner med en beslutning i hjernen: ” Jeg må vel…” Mange mennesker aner dermed allerede, at det blir vanskelig med realiseringen av denne oppgaven. Vår ”mage”, vår tiltakslyst, vår utholdenhet, alt det som ligger dypt inne i oss, sperrer seg. Forklaringen er enkel: Vår underbevissthet reagerer ikke på logisk innsikt, men på bilder. Det kjenner vi alle fra drømmene som finner sted hver natt i kommunikasjonen mellom det bevisste og ubevisste. Der blir det arbeidet med bevegelige bilder, 3-D og i farger, med lyd, lukt og følelser.

Utnytt dette, idet du tilbyr underbevisstheten, f.eks ved opprydningen av den tomme skrivebordsplassen. Rydd opp absolutt alt, få skrivebordsflaten med møbelolje til å glinse og gled deg over synet. Så flott og klar kan arbeidsplassen din være! Så enkelt kan livet ditt bli! Det hele er naturligvis ingen virkelig opprydnings-aksjon, da hele kaoset fremdeles lagres på gulvet. Men det er et uunnværlig skritt, da du meget omhyggelig velger ut hva som skal tilbake på den verdifulle arbeidsflaten på skrivebordet ditt (støttet opp om av underbevisstheten din).

Ta spesielt hensyn til området direkte foran deg. I feng-shui, den fjernøstlige læren om riktig møblering er ”fremtidssiden” visjonenes retning. Der skal du stille opp et behaglig symbol som gir deg mot, ikke bare stable de oppgavene som må bli gjort, som dessverre mange mennesker gjør. Dette fordi det er demotiverende å stadig stirre på arbeidsoppgaver som er ubehaglige – det forstår man egentlig også uten de gamle kineserne. Plasér slike oppgaver heller ved siden av deg eller bak deg.

Fire-kvadrant-metoden

Denne metoden gjelder som arbeidshemmelighet for mange av USAs presidenter, og ble også populært kjent som ”Eisenhower-regelen”. Dette er simplify-versjonen for krisesituasjoner:

Del et tomt bord inn i fire områder (ikke skrivebordet ditt, men et bord ved siden av det), eller hvis det er nødvendig, bruk gulvet. Deretter arbeider du deg konsekvent, i urviserens retning, igjennom papirene i skrivebordsjungelen din, og fordeler hvert papir etter reglene som gjelder for de fire områdene til det ikke
lenger ligger et eneste papir på skrivebordet.

Sorter arbeidsstedet ditt

Sorter arbeidsstedet ditt

 Vær konsekvent, la deg ikke distrahere, og stol på at dette arbeidet vil fylle deg med enorm energi og begeistring etter en første fase hvor du føler at ”dette klarer jeg ikke”.

De fire områder er som følger:

1. Kaste vekk

Den første kvadranten er for alt du kaster. Ideelt sett bør du anbringe en stor beholder der. Her er en liste av unødvendige papirer som gir deg ideer til å kaste flere ting:
 
·         gamle reisebrosjyrer

·         aviser mer enn en uke gamle

·         kataloger mer enn seks måneder gamle

·         tidsskrifter utenom noen artikler du trenger på lang sikt

·         foreldet brevhodepapir

·         kart mer enn tre år gamle eller kart fra land du ikke vil besøke de to neste årene

·         papirer fra skole eller høgskole

·         gamle julekort

·         omtrent halvparten av barnas tegninger, som du har blitt glad i  (bare behold de fl otteste – det øker verdien!)

·         veggkalendere fra tidligere år

·         oppskrifter som du aldri tar i bruk

·         instruksjoner for utstyr som du ikke lenger har

·         garantier som er eldre enn garantitiden.

Du vil bli forbauset over hvor mye stoff som er utgått på dato!

2. Gi videre

Den andre kvadranten er for alt som du kan sende til andre for behandling. Her ville det selvfølgelig være av stor fordel om du var USAs president med medarbeiderstaben i det hvite hus til rådighet. Men kanskje har du for mye på skrivebordet ditt, fordi du ikke liker å bry andre mennesker og ordner opp i ”småting” selv. Når du bruker opprydningsaksjonen i henhold til Eisenhower, må du forandre dine egne vaner og delegere arbeid rigorøst. Inkludèr alle som du kan tenke deg: kollegaer, medlemmer av familien, noen fra et studentbyrå for raske tjenester, eller få hjelp av et firma som formidler kontortjenester.

3. Viktig

Den tredje kvadranten er for alt du raskest mulig selv må gjøre. Vær klar på hva det neste skrittet er mht. hvert skriftlig papir. Vær særdeles gjerrig med denne stabelen av papir!

4. Øyeblikkelig tiltak

Den fjerde kvadranten er et særtilfelle. Dette er for papirer som du kan behandle akkurat nå, mens du rydder opp og ved å bruke en av de følgende strakstiltak:

Telefon. Du ordner opp i saken telefonisk, selv om du opprinnelig hadde tenkt å gjøre det skriftlig. Hvis du ikke får tak i den personen du søker, kommer dokumentet til kvadrant 3.

Faks. Du fakser det originale brevet tilbake til avsender med en håndskrevet kommentar (eller sender det per post hvis personen ikke har en faks).

Arkivere. Du anbringer det i det riktige arkivet i rett mappe, eller i den relevante delen av hengeregisteret ditt (mer om dette senere).

Eisenhower-metodens grunnprinsipper

Fire kvadrants-metoden fungerer 100%, hvis du strengt følger disse tre reglene:

Ikke bygg opp noen mellomhauger.

Ikke ta mer enn en gang i et papir.

Ikke dann et femte, sjette område.

Etter denne førstehjelpsprosessen er du klar for nye aksjoner. Du har en fri arbeidsflate foran deg der du har taklet haugene som var der tidligere. Nå har du styrke nok til å gå på alle de andre stedene hvor den mest alvorlige form for materie har samlet seg: nemlig papirhaugene.

For øvrig, hvis du tror at du har så mye å gjøre at du ikke har noe tid til å rydde opp på skrivebordet ditt, burde du gjøre det nå! Selv om dette tar to til tre timer (det tar sjeldent lengre tid, og folk overvurderer vanligvis dette), er den investerte tiden verd det, fordi du etterpå har et klart hode. Du føler deg bedre, mer motivert og du innarbeider raskt inn den “tapte” tiden i form av oppryddning.

simpl150

Fra boken «Simplify your life» av Werner Tiki Kustenmacher med Lothar J. Seiwert.

Copyright © 2009 SIMPLIFY

Del på bloggen

Bookmark and Share

 

Advertisements

Legg igjen en kommentar

Fyll inn i feltene under, eller klikk på et ikon for å logge inn:

WordPress.com-logo

Du kommenterer med bruk av din WordPress.com konto. Logg ut / Endre )

Twitter picture

Du kommenterer med bruk av din Twitter konto. Logg ut / Endre )

Facebookbilde

Du kommenterer med bruk av din Facebook konto. Logg ut / Endre )

Google+ photo

Du kommenterer med bruk av din Google+ konto. Logg ut / Endre )

Kobler til %s

%d bloggers like this: