____

Simplify-idèer

Hver simplify-idè som vi introduserer til deg, baserer på et enkelt prinsipp: Mindre er mer. Du oppnår mer når du reverserer spiralen til det kompliserte. Det er derfor vi sier: Halve ting istedet for å fordoble dem, rydd vekk heller enn å stable opp en haug med skrap, avslapping i stedet for stress, sette tempoet ned istedenfor akselerasjon. Integrerer du disse prinsippene bevisst i ditt daglige liv vil du merke at du befinner deg i midten på din simplify-vei.

Trinn 1 i din livspyramide: Simplify-dine ting

• Simplify-idè 1: Sorter arbeids stedet ditt
• Simplify-idè 2: Fjern haugene fra kontoret ditt
• Simplify-idè 3: Rydd omgivelsene dine
• Simplify-idè 4: Overvinn glemsomheten din

____

Simplify-idè 2: Fjern haugene fra kontoret ditt (D)

Ti bekreftede regler for å fjerne haugene

1. Endelig lagring i mapper

Når noe er behandlet, kommer det ut av hengearkivet. Plassen her er for verdifull. Papirer som du må beholde, bør ikke lenger forbli i hengearkivet; de hører hjemme i en mappe.

Det er derfor det eksisterer for hver hengemappe minst en passende mappe for temaet. Noe av det som ikke bør tas vare på, går rett i papirkurven. Det “sylindriske arkiveringsskapet” har alltid prioritet!

2. Lag stående arkiver

Ting som ikke hører til i et hengearkiv lagres andre steder. Behold tykke dokumenter i et stående arkiv. Anbring som erindring f.eks ledsagerbrev til bestemte dokumenter eller en kopi av tittelsiden i det relevante hengearkivet.

3. Logg det i kalenderen

Dette nevnte vi allerede. Sjekk ”to do”- oppgavene, lag en anmerkning av det i tidsplanleggeren på en realistisk dato.

4. Finn på gode navn

Merk hengearkivene med utsagnskraftige navn, som betyr noe (messer, forskningsavdelingen, tjenestereiser). Unngå påskrifter som “pres- sende” eller “må gjøres!”. Hengemapper med generelle, meningsløse betegnelser har en tilbøyelighet til bli frustrerende ”gravsteder”, der viktige dokumenter går tapt. Når du tenker på navn for hengemapper, ikke bruk unødvendig byråkratisk språk; men gjør bruk av den for- friskende virkningen humor har. I stedet for “to do” skriv “svar meg”, i stedet for “fakturaer” skriv “betal meg!”, i stedet for “terminer i andre distrikter” skriv “bort herfra”, osv.

5. Konstant forandring

Sørg for at ditt hengearkiv er levende. Ikke vær redd for å forandre på navnene på hengemappene ofte. Ditt hengearkiv bør forbli et levende vesen. For eksempel, en TV-journalist har en mappe for hver filmrapport. Når rapporten er sendt, beholder han de nødvendige papirene i en dokumentmappe. Den gamle hengemappen får navnet på et nytt filmprosjekt. Behold tilstrekkelig med etiketter klart for betegnelsene, fortrinnsvis i den siste mappen i hengearkivet ditt.

32

6. Reager raskt

En metode som har vist seg effektiv er å beholde en av de fremste mappene med brevhode og faksmaler for raske svar. Denne prosedyren letter effektiv respons.

7. Konsekvent bruk

Identifisèr den type papirer som alltid ligger rundt på skrivebordet ditt, fordi de ikke passer inn i noen kategori. Lag passende arkivmapper for disse. For eksempel, lager du en seksjon for “barn” (invitasjoner til foreldremøter, klasselister, formularer for å varsle sykdom) eller “idrettsforening” (om du er et medlem av en) eller andre.

Uvanlige ting som du finner (avisutklipp, brosjyrer) kommer i de relevante tematiserte mappene. Om de ikke finnes, lager du en (for eksempel “personlige helsestips”).

Noe som har vist seg å være nyttig er en ”ny reisemappe” som inneholder alle dokumenter for forretningsreiser(billetter, reiseplaner, kart over byer, hotelladresser, invitasjoner, reisebrosjyrer – kun de sidene som er revet ut med de viktigste informasjonene). Informasjon for hver enkelt reise legges i en gjennomsiktig plastikkmappe.

Før du starter reisen tar du den aktuelle ”plastikkmappen” og kan være sikker på at alt av betydning er i plastikkmappen. I løpet av reisen bruker du plastikkmappen for alle dokumenter som du ønsker å beholde, spesielt alle dokumentene som er påkrevet for avregning av reisen. Da du har alt du trenger med deg, kan du selv starte den lite morsomme oppgaven med å fylle ut reiseavregningen på vei hjemover.

Er avregningen og reisen avsluttet, anbringer du et meget tydelig merket ark på toppet av den gjennomsiktige plastikkmappen og anbringer det i et stående arkiv “gamle reiser”. En enkel og sikker løsning, hvor ingenting forsvinner.

8. Bruk den forreste siden i arkivet

På forsiden av hengemappen skriver du telefonnumre, navn, adresser, terminer, medlemskapsnummer, og andre fakta som er relevant for emnet i mappen. Om du tar mappen ut, har du alle de viktigste dataene samlet.

9. Vær original

Anta at ditt hengemappearkiv kan organisere alt om du forvalter det intelligent nok. Vær kreativ med å finne nye anvendelser. Det er best om du ikke bare gjør bruk av ditt sentrale mellomarkivsystem, men at du elsker det (og demonstrerer det stolt til andre mennesker). En som elsker å skrive med en fyllepenn har et hengemappearkiv med papir til å fjerne det som var galt skrevet, fordi han tidligere alltid lette etter det. En familiefar som arbeidet hjemme, har en hengemappe med overraskelser for barna sine (etiketter, sider med gåter fra tidsskrifter, liten plastikkpose med gelèbjørner).

10. Rydd regelmessig vekk materiell

Gjennomgå hengemappearkivet når det ser for fullt ut. Hver hengemappe inkluderer ting som for lengst har blitt gjennomført. Dette tar mye mindre tid enn folk tror. Etter 10 minutter med å kaste ting er hengemappene dine vanligvis igjen fullstendig brukbare for ny arkivering.

Ikke drøm om en stor opprydningsaksjon når hengemappene er fulle, der ”alt er perfekt” ordnet – slike aksjoner vil sannsynlig ikke finne sted. Det er bedre å ta et lite skritt, men gjør det med en gang.

____

Fra boken: “Simplify Your Life” av W.T. Küstenmacher og L.J. Seiwert

_______

Copyright © 2009-2012 SIMPLIFY

Del på bloggen

____

BØKER TIL SALGS

Du kan kjøpe bøkene direkte fra nettstedet Simplify eller sende en e-mail til Jan Vig eller post Simplify med bestillingen og de nødvendige kontaktdata. På den måten støtter du også opp om bloggen og det arbeidet som blir gjort

MERK: Du får 40% rabatt på ny ordinær pris på bøkene ved å kjøpe de direkte fra meg,

Filed under: Forenkling, Forenkling av dine ting, Yrke og karriere | Tagged: balanse, enkelthet, Forenkling, hensikt, krav, liv, målet, mennesker, naturen, nestekjærlighet, overbevist, reisen, samfunnet, Simplify, ting, vei | Leave a comment »