____

Simplify-idèer

Hver simplify-idè som vi introduserer til deg, baserer på et enkelt prinsipp: Mindre er mer. Du oppnår mer når du reverserer spiralen til det kompliserte. Det er derfor vi sier: Halve ting istedet for å fordoble dem, rydd vekk heller enn å stable opp en haug med skrap, avslapping i stedet for stress, sette tempoet ned istedenfor akselerasjon. Integrerer du disse prinsippene bevisst i ditt daglige liv vil du merke at du befinner deg i midten på din simplify-vei.

Trinn 1 i din livspyramide: Simplify-dine ting

• Simplify-idè 1: Sorter arbeids stedet ditt
• Simplify-idè 2: Fjern haugene fra kontoret ditt
• Simplify-idè 3: Rydd omgivelsene dine
• Simplify-idè 4: Overvinn glemsomheten din

____

Simplify-idè 2: Fjern haugene fra kontoret ditt (E)

Alternative mappesystemer

Noen firmaer skaffer arkiveringssystemer som sparer deg for det anstrengende arbeidet med klassiske mapper. I denne prosessen blir ikke innholdet i arkivet delt opp og innholdet arkivert. Istedenfor blir det komplette arkivet arkivert i en spesiell plastikkbeholder. Men du må gi opp systemet ditt med dokumentmapper og totalt reorganisere kontoret ditt.
Hvilken prosess du bestemmer deg for, er fremfor alt et spørsmål om smak. Systemet krever nøyaktig merking av mappen, da innholdet vil ledsage deg ”resten av ditt liv”. De individuelle mappene er ikke tilsiktet for foreløpig lagring, men heller som enkle håndterbare erstatninger for mapper. På den annen side, før eller senere lander mer enn 80% av alle de samlete dokumentene i vårt simplify-henge- mappearkiv i avfallet. Bare en femtedel blir arkivert varig i dokumentmapper.

De tynne lommene må bli tatt ut av arkivstenderen for å legge inn dokumenter i dem. Arkiveringsprosessen med et hengemappearkiv er mer behagelig. Arkivet blir hvor det er; du åpner det bare og lar doku- mentet skli inn.

Fem tips for permanent orden

Uten hensyn til om du bruker et mappehengesystem eller dokument- mapper, så eser innholdet ut. Tiden med å finne igjen informasjonene som befinner seg der øker, det blir knapt med plass og arbeidsgleden minker. Men dette kan unngåes. Om du velger en eller flere av de følgende simplify-metodene, kan du helt sikkert få hånd om flommen av papir.

1. Treer-regelen

Hver gang du leter etter noe i en informasjonsmappe som stadig vok- ser, tar du ut tre eldre dokumenter med informasjon. Husk at simplify- prinsippet involverer de små straks-skrittene. Gled deg over hvert papirark som kan lande i avfallshaugen for miljøpapirsirkulering. Det letter mappene dine, sjelen din, og tidsbudsjettet ditt.

2. Bytting

For hver ny informasjon som kommer inn i arkivsystemet, kaster du straks ut gammel informasjon. Ikke betrakt papirene dine som per- manent eiendom, men som gjester som ikke blir med deg evig.

3. Innimellomstrategien

Hver kveld, legger du en eller flere hengemapper, dokumentmapper eller arkivkurver med papir som må ”slankes” på skrivebordet ditt.

Den neste dagen blar du raskt igjennom dem, f.eks. i løpet av en kaffepause, mens du venter på noe, mellom to terminer eller når du legger merke til at biorytmen din er lavest i løpet av dagen.

4. Forfallsdato

Merk hengemapper og dokumentmapper som på et gitt tidspunkt ikke tjener noe produktiv formål med tydelig ”utgått på dato” stempel. For eksempel, planer og kalkulasjoner som forholder seg til spesi- fikke perioder merkes med: I “miljøavfallsbeholderen den 31.01.13 eller i “arkivet den 10.01.13.” I tillegg kan du også anbringe en påminnelse om å kaste eller skrive det ned i terminkalenderen.

5. Prosjektfest

Når du har fullført en oppgave, går du igjennom alle relevante arkiver og mapper. Gi tilbake det du ikke lenger har behov for, eller kast. For alt som senere kan benyttes oppretter du en langsiktig arkivmappe. Deretter feirer du hva du har utrettet!

____

Fra boken: “Simplify Your Life” av W.T. Küstenmacher og L.J. Seiwert

_______

Copyright © 2009-2012 SIMPLIFY

Del på bloggen

____

BØKER TIL SALGS

Du kan kjøpe bøkene direkte fra nettstedet Simplify eller sende en e-mail til Jan Vig eller post Simplify med bestillingen og de nødvendige kontaktdata. På den måten støtter du også opp om bloggen og det arbeidet som blir gjort

MERK: Du får 40% rabatt på ny ordinær pris på bøkene ved å kjøpe de direkte fra meg,

Filed under: Forenkling, Forenkling av dine ting, Yrke og karriere | Tagged: balanse, enkelthet, Forenkling, hensikt, krav, liv, målet, mennesker, naturen, nestekjærlighet, overbevist, reisen, samfunnet, Simplify, ting, vei | Leave a comment »

____

Simplify-idèer

Hver simplify-idè som vi introduserer til deg, baserer på et enkelt prinsipp: Mindre er mer. Du oppnår mer når du reverserer spiralen til det kompliserte. Det er derfor vi sier: Halve ting istedet for å fordoble dem, rydd vekk heller enn å stable opp en haug med skrap, avslapping i stedet for stress, sette tempoet ned istedenfor akselerasjon. Integrerer du disse prinsippene bevisst i ditt daglige liv vil du merke at du befinner deg i midten på din simplify-vei.

Trinn 1 i din livspyramide: Simplify-dine ting

• Simplify-idè 1: Sorter arbeids stedet ditt
• Simplify-idè 2: Fjern haugene fra kontoret ditt
• Simplify-idè 3: Rydd omgivelsene dine
• Simplify-idè 4: Overvinn glemsomheten din

____

Simplify-idè 2: Fjern haugene fra kontoret ditt (D)

Ti bekreftede regler for å fjerne haugene

1. Endelig lagring i mapper

Når noe er behandlet, kommer det ut av hengearkivet. Plassen her er for verdifull. Papirer som du må beholde, bør ikke lenger forbli i hengearkivet; de hører hjemme i en mappe.

Det er derfor det eksisterer for hver hengemappe minst en passende mappe for temaet. Noe av det som ikke bør tas vare på, går rett i papirkurven. Det “sylindriske arkiveringsskapet” har alltid prioritet!

2. Lag stående arkiver

Ting som ikke hører til i et hengearkiv lagres andre steder. Behold tykke dokumenter i et stående arkiv. Anbring som erindring f.eks ledsagerbrev til bestemte dokumenter eller en kopi av tittelsiden i det relevante hengearkivet.

3. Logg det i kalenderen

Dette nevnte vi allerede. Sjekk ”to do”- oppgavene, lag en anmerkning av det i tidsplanleggeren på en realistisk dato.

4. Finn på gode navn

Merk hengearkivene med utsagnskraftige navn, som betyr noe (messer, forskningsavdelingen, tjenestereiser). Unngå påskrifter som “pres- sende” eller “må gjøres!”. Hengemapper med generelle, meningsløse betegnelser har en tilbøyelighet til bli frustrerende ”gravsteder”, der viktige dokumenter går tapt. Når du tenker på navn for hengemapper, ikke bruk unødvendig byråkratisk språk; men gjør bruk av den for- friskende virkningen humor har. I stedet for “to do” skriv “svar meg”, i stedet for “fakturaer” skriv “betal meg!”, i stedet for “terminer i andre distrikter” skriv “bort herfra”, osv.

5. Konstant forandring

Sørg for at ditt hengearkiv er levende. Ikke vær redd for å forandre på navnene på hengemappene ofte. Ditt hengearkiv bør forbli et levende vesen. For eksempel, en TV-journalist har en mappe for hver filmrapport. Når rapporten er sendt, beholder han de nødvendige papirene i en dokumentmappe. Den gamle hengemappen får navnet på et nytt filmprosjekt. Behold tilstrekkelig med etiketter klart for betegnelsene, fortrinnsvis i den siste mappen i hengearkivet ditt.

32

6. Reager raskt

En metode som har vist seg effektiv er å beholde en av de fremste mappene med brevhode og faksmaler for raske svar. Denne prosedyren letter effektiv respons.

7. Konsekvent bruk

Identifisèr den type papirer som alltid ligger rundt på skrivebordet ditt, fordi de ikke passer inn i noen kategori. Lag passende arkivmapper for disse. For eksempel, lager du en seksjon for “barn” (invitasjoner til foreldremøter, klasselister, formularer for å varsle sykdom) eller “idrettsforening” (om du er et medlem av en) eller andre.

Uvanlige ting som du finner (avisutklipp, brosjyrer) kommer i de relevante tematiserte mappene. Om de ikke finnes, lager du en (for eksempel “personlige helsestips”).

Noe som har vist seg å være nyttig er en ”ny reisemappe” som inneholder alle dokumenter for forretningsreiser(billetter, reiseplaner, kart over byer, hotelladresser, invitasjoner, reisebrosjyrer – kun de sidene som er revet ut med de viktigste informasjonene). Informasjon for hver enkelt reise legges i en gjennomsiktig plastikkmappe.

Før du starter reisen tar du den aktuelle ”plastikkmappen” og kan være sikker på at alt av betydning er i plastikkmappen. I løpet av reisen bruker du plastikkmappen for alle dokumenter som du ønsker å beholde, spesielt alle dokumentene som er påkrevet for avregning av reisen. Da du har alt du trenger med deg, kan du selv starte den lite morsomme oppgaven med å fylle ut reiseavregningen på vei hjemover.

Er avregningen og reisen avsluttet, anbringer du et meget tydelig merket ark på toppet av den gjennomsiktige plastikkmappen og anbringer det i et stående arkiv “gamle reiser”. En enkel og sikker løsning, hvor ingenting forsvinner.

8. Bruk den forreste siden i arkivet

På forsiden av hengemappen skriver du telefonnumre, navn, adresser, terminer, medlemskapsnummer, og andre fakta som er relevant for emnet i mappen. Om du tar mappen ut, har du alle de viktigste dataene samlet.

9. Vær original

Anta at ditt hengemappearkiv kan organisere alt om du forvalter det intelligent nok. Vær kreativ med å finne nye anvendelser. Det er best om du ikke bare gjør bruk av ditt sentrale mellomarkivsystem, men at du elsker det (og demonstrerer det stolt til andre mennesker). En som elsker å skrive med en fyllepenn har et hengemappearkiv med papir til å fjerne det som var galt skrevet, fordi han tidligere alltid lette etter det. En familiefar som arbeidet hjemme, har en hengemappe med overraskelser for barna sine (etiketter, sider med gåter fra tidsskrifter, liten plastikkpose med gelèbjørner).

10. Rydd regelmessig vekk materiell

Gjennomgå hengemappearkivet når det ser for fullt ut. Hver hengemappe inkluderer ting som for lengst har blitt gjennomført. Dette tar mye mindre tid enn folk tror. Etter 10 minutter med å kaste ting er hengemappene dine vanligvis igjen fullstendig brukbare for ny arkivering.

Ikke drøm om en stor opprydningsaksjon når hengemappene er fulle, der ”alt er perfekt” ordnet – slike aksjoner vil sannsynlig ikke finne sted. Det er bedre å ta et lite skritt, men gjør det med en gang.

____

Fra boken: “Simplify Your Life” av W.T. Küstenmacher og L.J. Seiwert

_______

Copyright © 2009-2012 SIMPLIFY

Del på bloggen

____

BØKER TIL SALGS

Du kan kjøpe bøkene direkte fra nettstedet Simplify eller sende en e-mail til Jan Vig eller post Simplify med bestillingen og de nødvendige kontaktdata. På den måten støtter du også opp om bloggen og det arbeidet som blir gjort

MERK: Du får 40% rabatt på ny ordinær pris på bøkene ved å kjøpe de direkte fra meg,

Filed under: Forenkling, Forenkling av dine ting, Yrke og karriere | Tagged: balanse, enkelthet, Forenkling, hensikt, krav, liv, målet, mennesker, naturen, nestekjærlighet, overbevist, reisen, samfunnet, Simplify, ting, vei | Leave a comment »

___

Simplify-idèer

Hver simplify-idè som vi introduserer til deg, baserer på et enkelt prinsipp: Mindre er mer. Du oppnår mer når du reverserer spiralen til det kompliserte. Det er derfor vi sier: Halve ting istedet for å fordoble dem, rydd vekk heller enn å stable opp en haug med skrap, avslapping i stedet for stress, sette tempoet ned istedenfor akselerasjon. Integrerer du disse prinsippene bevisst i ditt daglige liv vil du merke at du befinner deg i midten på din simplify-vei.

Trinn 1 i din livspyramide: Simplify-dine ting

• Simplify-idè 1: Sorter arbeids stedet ditt
• Simplify-idè 2: Fjern haugene fra kontoret ditt
• Simplify-idè 3: Rydd omgivelsene dine
• Simplify-idè 4: Overvinn glemsomheten din

____

Simplify-idè 2: Fjern haugene fra kontoret ditt (C)

Ti bekreftede regler for å fjerne haugene

1. Endelig lagring i mapper

Når noe er behandlet, kommer det ut av hengearkivet. Plassen her er for verdifull. Papirer som du må beholde, bør ikke lenger forbli i hengearkivet; de hører hjemme i en mappe.

Det er derfor det eksisterer for hver hengemappe minst en passende mappe for temaet. Noe av det som ikke bør tas vare på, går rett i papirkurven. Det “sylindriske arkiveringsskapet” har alltid prioritet!

____

Fra boken: “Simplify Your Life” av W.T. Küstenmacher og L.J. Seiwert

_______

Copyright © 2009-2012 SIMPLIFY

Del på bloggen

BØKER TIL SALGS

Du kan kjøpe bøkene direkte fra nettstedet Simplify eller sende en e-mail til Jan Vig eller post Simplify med bestillingen og de nødvendige kontaktdata. På den måten støtter du også opp om bloggen og det arbeidet som blir gjort

MERK: Du får 40% rabatt på ny ordinær pris på bøkene ved å kjøpe de direkte fra meg,

Filed under: Forenkling, Forenkling av dine ting, Yrke og karriere | Tagged: balanse, enkelthet, Forenkling, hensikt, krav, liv, målet, mennesker, naturen, nestekjærlighet, overbevist, reisen, samfunnet, Simplify, ting, vei | Leave a comment »

___

Simplify-idèer

Hver simplify-idè som vi introduserer til deg, baserer på et enkelt prinsipp: Mindre er mer. Du oppnår mer når du reverserer spiralen til det kompliserte. Det er derfor vi sier: Halve ting istedet for å fordoble dem, rydd vekk heller enn å stable opp en haug med skrap, avslapping i stedet for stress, sette tempoet ned istedenfor akselerasjon. Integrerer du disse prinsippene bevisst i ditt daglige liv vil du merke at du befinner deg i midten på din simplify-vei.

Trinn 1 i din livspyramide: Simplify-dine ting

• Simplify-idè 1: Sorter arbeids stedet ditt
• Simplify-idè 2: Fjern haugene fra kontoret ditt
• Simplify-idè 3: Rydd omgivelsene dine
• Simplify-idè 4: Overvinn glemsomheten din

____

Simplify-idè 2: Fjern haugene fra kontoret ditt (B)

Hengearkivet  – ditt simplify-kontrollsenter

Det gylne simplify-prinsippet for hver haug av papir lyder: “Snu det!” Ta haugen fra hverandre ved å vende dem 90 grader og arkivèr og sortèr de enkelte arbeidsområdene i et hengearkiv (med mapper som er åpne på toppen). Ut fra en ugjennomtrengelig haug danner du således noe meget mer gjennomsiktig. Følgelig, blir det i ordets sanne betydning “enkelt”, fordi hver oppgave har en “avdeling”. Når du rydder om på en haug i hengearkivet tar du avgjørende skritt videre. Du sorterer lignende saker sammen og kan til og med selv skape et hierarki. For eksempel, idet du anbringer mappene med de viktigste oppgavene foran.

Hva oppnår du med dette? Oppgavene dine må du åpenbart arbeide deg igjennom akkurat som før. Men nye papirer arkiverer du direkte på riktig sted, du får skikkelig overblikk, og etter en stund finner du ut, at du ikke lengre kveles av hauger av papir.
For å sikre at du ikke glemmer en oppgave som forsvinner i en mappe, må du legge den relevant jobben inn i en ”to do liste” (for- trinnsvis i kalenderen eller tidsplanleggeren din).

Mellomstasjon istedenfor endestasjon

Ditt hengearkiv vil snart bli det sentrale redskapet på arbeidsplassen din, din kommandosentral der alle trådene nøstes sammen. Men dette er bare mulig om du forholder deg til det som en mellomstasjon. Ingen papirer skal lagres der i mer enn ca tre måneder.
Med disiplin og tilvenning, kan du gjøre kommandosentralen til en trofast og motiverende samarbeidspartner.

____

Fra boken: “Simplify Your Life” av W.T. Küstenmacher og L.J. Seiwert

_______

Copyright © 2009-2012 SIMPLIFY

Del på bloggen

BØKER TIL SALGS

Du kan kjøpe bøkene direkte fra nettstedet Simplify eller sende en e-mail til Jan Vig eller post Simplify med bestillingen og de nødvendige kontaktdata. På den måten støtter du også opp om bloggen og det arbeidet som blir gjort

MERK: Du får 40% rabatt på ny ordinær pris på bøkene ved å kjøpe de direkte fra meg,

Filed under: Forenkling, Forenkling av dine ting, Yrke og karriere | Tagged: balanse, enkelthet, Forenkling, hensikt, krav, liv, målet, mennesker, naturen, nestekjærlighet, overbevist, reisen, samfunnet, Simplify, ting, vei | Leave a comment »

Simplify-idèer

Hver simplify-idè som vi introduserer til deg, baserer på et enkelt prinsipp: Mindre er mer. Du oppnår mer når du reverserer spiralen til det kompliserte. Det er derfor vi sier: Halve ting istedet for å fordoble dem, rydd vekk heller enn å stable opp en haug med skrap, avslapping i stedet for stress, sette tempoet ned istedenfor akselerasjon. Integrerer du disse prinsippene bevisst i ditt daglige liv vil du merke at du befinner deg i midten på din simplify-vei.

Trinn 1 i din livspyramide: Simplify-dine ting

• Simplify-idè 1: Sorter arbeids stedet ditt
• Simplify-idè 2: Fjern haugene fra kontoret ditt
• Simplify-idè 3: Rydd omgivelsene dine
• Simplify-idè 4: Overvinn glemsomheten din

Simplify-idè 2: Fjern haugene fra kontoret ditt (A)

Det samme prinsippet gjelder for arkivsystemet ditt: Ditt liv blir lettere så snart som du tar inn over deg det grunnleggende prinsippet “enkelt istedenfor mangedobbelt”. Unngå alt som gjøres flere ganger. Den mest kjente merbelastning av ”to do”-oppgaver er en haug av papir av typen den må jeg “gjøre”. Hvert papir representerer en oppgave som ennå må bli gjort. Men disse haugene med papir forårsaker depresjoner. De gjør deg nedslått, fordi de er ugjennomtrengelige. Du vet ikke lenger nøyaktig hva de inneholder. Følgelig blir haugene av papir sterkere enn deg. Stumt forteller haugen deg: “Du klare ikke meg!” Imidlertid er det feilaktig å tro at oppgaver ikke blir glemt så lenge som du har dem liggende på skrivebordet ditt. Dette fordi hvis nok av andre dokumenter ligger på toppen av dem, er påminnelseseffekten av papiret vekk. Det er mange ganger blitt utprøvet: Kombi- nasjonen av kalender (med en ”to do”-liste) og et hengemappearkiv er den sikreste og mest effektive metoden.

En fryktelig haug

Hauger som har en nedslående virkning på deg er ikke bare haugen med ”haster” på skrivebordet ditt, men også noen av de følgende typene.

En haug av uleste tidsskrifter (som du har til hensikt å gjennomgå senere), en haug med interessante tidsskriftartikler (som du en eller annen gang vil sortere), en haug av feriebilder (som du en eller annen dag vil klebe inn i et album), ja sågar en haug med ustrøket klesvask (som en eller annen dag må bli strøket). Det finnes en stor mengde muligheter for hauger i omgivelsene dine.

Fjern haugene radikalt! Kast vekk alt, som er eldre en et halvt år (unntatt skattemessige relevante underlag og ubetalte regninger). Spesielt gjelder dette for ubesvarte brev. Gjør klart for deg selv, at etter så lang tid, er sårene hos den andre for lengst leget, selv om du ikke har svart. Hvis du svarer nå, må du unnskylde deg og eldre sår åpnes igjen. Simplify-tipset er: Kast heller vekk og svar heller på et par nye brev!

Den klassiske metode for behandling av hauger er å aldri la det kommer så langt som til hauger. “Bare ta hvert stykke papir i hånden din en gang, og gjør det straks ferdig”, er et klokt prinsipp, som er mulig med et enkelttiltak som ”Eisenhower-matrisen”. Men i det virkelig liv er det bare gjennomførbart for toppfolk som har et team av motiverte medarbeidere som venter på at noe delegeres. I ditt daglige liv vil du alltid mellomlagre noen ting. Hauger oppstår dermed uungålig.

____

Fra boken: “Simplify Your Life” av W.T. Küstenmacher og L.J. Seiwert

_______

Copyright © 2009-2012 SIMPLIFY

Del på bloggen

BØKER TIL SALGS

Du kan kjøpe bøkene direkte fra nettstedet Simplify eller sende en e-mail til Jan Vig eller post Simplify med bestillingen og de nødvendige kontaktdata. På den måten støtter du også opp om bloggen og det arbeidet som blir gjort

MERK: Du får 40% rabatt på ny ordinær pris på bøkene ved å kjøpe de direkte fra meg,

Filed under: Forenkling, Forenkling av dine ting, Yrke og karriere | Tagged: balanse, enkelthet, Forenkling, hensikt, krav, liv, målet, mennesker, naturen, nestekjærlighet, overbevist, reisen, samfunnet, Simplify, ting, vei | Leave a comment »

Simplify-idèer

Hver simplify-idè som vi introduserer til deg, baserer på et enkelt prinsipp: Mindre er mer. Du oppnår mer når du reverserer spiralen til det kompliserte. Det er derfor vi sier: Halve ting istedet for å fordoble dem, rydd vekk heller enn å stable opp en haug med skrap, avslapping i stedet for stress, sette tempoet ned istedenfor akselerasjon. Integrerer du disse prinsippene bevisst i ditt daglige liv vil du merke at du befinner deg i midten på din simplify-vei.

Trinn 1 i din livspyramide: Simplify-dine ting

• Simplify-idè 1: Sorter arbeids stedet ditt
• Simplify-idè 2: Fjern haugene fra kontoret ditt
• Simplify-idè 3: Rydd omgivelsene dine
• Simplify-idè 4: Overvinn glemsomheten din

Simplify idé 1: Sorter arbeidsstedet ditt (B)

Mennesket kan overvinne enorme vanskeligheter, det kan utvikle enorm styrke, og har konstruert teknikker for å kunne beseire store fiender. Men, alltid en ting om gangen. Den som ikke vet hvor han/ hun skal starte blir motløs. Den største belastningsfaktoren for vår sjel er flere belastninger på en gang. Dette gjelder for alt vi gjør. Om du ikke vet hvor du skal starte, kommer du heller ikke forover. Hvis du ikke vet hvor du finner tingene på skrivebordet ditt, sløser du bort tid med å lete, og skaper kaos i hjernen din.

Hvis du erfarer en krise allerede når du betrakter arbeidsområ- det ditt, og kaoset representerer en ugjennomtrengelig jungel for deg, bør du først ty til metodene som vi her introduserer. Fire- kvandrant- metoden(Eisenhower-matrisen) har vist seg å være ytterst virknings- full som en nødaksjon for spesielt utsatt skrivebordskaos.

For øvrig, hvis du tror at du har så mye å gjøre at du ikke har noe tid til å rydde opp på skrivebordet ditt, burde du gjøre det nå! Selv om dette tar to til tre timer (det tar sjeldent lengre tid, og folk overvur- derer vanligvis dette), er den investerte tiden verd det, fordi du etterpå har et klart hode. Du føler deg bedre, mer motivert og du innarbeider raskt inn den “tapte” tiden i form av oppryddning.

Fire-kvadrant-metoden

Denne metoden gjelder som arbeidshemmelighet for mange av USAs presidenter, og ble også populært kjent som ”Eisenhower-regelen”. Dette er simplify-versjonen for krisesituasjoner:Del et tomt bord inn i fire områder (ikke skrivebordet ditt, men et bord ved siden av det), eller hvis det er nødvendig, bruk gulvet.

Deretter arbeider du deg konsekvent, i urviserens retning, igjennom papirene i skrivebordsjungelen din, og fordeler hvert papir etter reglene som gjelder for de fire områdene, til det ikke lenger ligger et eneste papir på skrivebordet.
Vær konsekvent, la deg ikke distrahere, og stol på at dette arbeidet vil fylle deg med enorm energi og begeistring etter en første fase hvor du føler at ”dette klarer jeg ikke”.

De fire områder er som følger:

1. Kaste vekk

Den første kvadranten er for alt du kaster. Ideelt sett bør du anbringe en stor beholder der. Her er en liste av unødvendige papirer som gir deg ideer til å kaste flere ting:

• gamle reisebrosjyrer
• aviser mer enn en uke gamle
• kataloger mer enn seks måneder gamle
• tidsskrifter utenom noen artikler du trenger på lang sikt
• foreldet brevhodepapir
• kart mer enn tre år gamle eller kart fra land du ikke vil besøke de to neste årene
• papirer fra skole eller høgskole
• gamle julekort
• omtrent halvparten av barnas tegninger, som du har blitt glad i
• (bare behold de flotteste – det øker verdien!)
• veggkalendere fra tidligere år
• oppskrifter som du aldri tar i bruk
• instruksjoner for utstyr som du ikke lenger har garantier som er eldre enn garantitiden.

Du vil bli forbauset over hvor mye stoff som er utgått på dato!

2. Gi videre

Den andre kvadranten er for alt som du kan sende til andre for behan- dling. Her ville det selvfølgelig være av stor fordel om du var USAs president med medarbeiderstaben i det hvite hus til rådighet. Men kanskje har du for mye på skrivebordet ditt, fordi du ikke liker å bry andre mennesker og ordner opp i ”småting” selv. Når du bruker opprydningsaksjonen i henhold til Eisenhower, må du forandre dine egne vaner og delegere arbeid rigorøst. Inkludèr alle som du kan tenke deg: kollegaer, medlemmer av familien, noen fra et studentbyrå for raske tjenester, eller få hjelp av et firma som formidler byråtjenester.

3. Viktig

Den tredje kvadranten er for alt du raskest mulig selv må gjøre. Vær klar på hva det neste skrittet er mht. hvert skriftlig papir. Vær særdeles gjerrig med denne stabelen av papir!

4. Øyeblikkelig tiltak

Den fjerde kvadranten er et særtilfelle. Dette er for papirer som du kan behandle akkurat nå, mens du rydder opp, og ved å bruke en av de følgende strakstiltak:

Telefon. Du ordner opp i saken telefonisk, selv om du opprinnelig hadde tenkt å gjøre det skriftlig. Hvis du ikke får tak i den personen du søker, kommer dokumentet til kvadrant 3.

E-mail. Du emailer det originale brevet tilbake til avsender med en håndskrevet kommentar og skanner det inn og sender som vedlegg (eller sender det per post hvis personen ikke har en email).

Arkivere. Du anbringer det i det riktige arkivet i rett mappe, eller i den relevante delen av hengeregisteret ditt (mer om dette senere).

Eisenhower-metodens grunnprinsipper

Fire kvadrants-metoden fungerer 100%, hvis du strengt følger disse tre reglene:

• Ikke bygg opp noen mellomhauger.
• Ikke ta mer enn en gang i et papir.
• Ikke dann et femte, sjette område.

Etter denne førstehjelpsprosessen er du klar for nye aksjoner. Du har en fri arbeidsflate foran deg der du har taklet haugene som var der tidligere. Nå har du styrke nok til å gå på alle de andre stedene hvor den mest alvorlige form for materie har samlet seg: nemlig papirhaugene.

____

Fra boken: “Simplify Your Life” av W.T. Küstenmacher og L.J. Seiwert

_______

Copyright © 2009-2012 SIMPLIFY

Del på bloggen

BØKER TIL SALGS

Du kan kjøpe bøkene direkte fra nettstedet Simplify eller sende en e-mail til Jan Vig eller post Simplify med bestillingen og de nødvendige kontaktdata. På den måten støtter du også opp om bloggen og det arbeidet som blir gjort

MERK: Du får 40% rabatt på ny ordinær pris på bøkene ved å kjøpe de direkte fra meg,

Filed under: Forenkling, Forenkling av dine ting, Yrke og karriere | Tagged: balanse, enkelthet, Forenkling, hensikt, krav, liv, målet, mennesker, naturen, nestekjærlighet, overbevist, reisen, samfunnet, Simplify, ting, vei | Leave a comment »