Det er derfor det eksisterer for hver hengemappe minst en passende mappe for temaet. Noe av det som ikke bør tas vare på, går rett i papirkurven. Det “sylindriske arkiveringsskapet” har alltid prioritet!
2. Lag stående arkiver
Ting som ikke hører til i et hengearkiv lagres andre steder. Behold tykke dokumenter i et stående arkiv. Anbring som erindring f.eks ledsagerbrev til bestemte dokumenter eller en kopi av tittelsiden i det relevante hengearkivet.
3. Logg det i kalenderen
Dette nevnte vi allerede. Sjekk ”to do”- oppgavene, lag en anmerkning av det i tidsplanleggeren på en realistisk dato.
4. Finn på gode navn
Merk hengearkivene med utsagnskraftige navn, som betyr noe (messer, forskningsavdelingen, tjenestereiser). Unngå påskrifter som “pres- sende” eller “må gjøres!”. Hengemapper med generelle, meningsløse betegnelser har en tilbøyelighet til bli frustrerende ”gravsteder”, der viktige dokumenter går tapt. Når du tenker på navn for hengemapper, ikke bruk unødvendig byråkratisk språk; men gjør bruk av den for- friskende virkningen humor har. I stedet for “to do” skriv “svar meg”, i stedet for “fakturaer” skriv “betal meg!”, i stedet for “terminer i andre distrikter” skriv “bort herfra”, osv.
5. Konstant forandring
Sørg for at ditt hengearkiv er levende. Ikke vær redd for å forandre på navnene på hengemappene ofte. Ditt hengearkiv bør forbli et levende vesen. For eksempel, en TV-journalist har en mappe for hver filmrapport. Når rapporten er sendt, beholder han de nødvendige papirene i en dokumentmappe. Den gamle hengemappen får navnet på et nytt filmprosjekt. Behold tilstrekkelig med etiketter klart for betegnelsene, fortrinnsvis i den siste mappen i hengearkivet ditt.
6. Reager raskt
En metode som har vist seg effektiv er å beholde en av de fremste mappene med brevhode og faksmaler for raske svar. Denne prosedyren letter effektiv respons.
7. Konsekvent bruk
Identifisèr den type papirer som alltid ligger rundt på skrivebordet ditt, fordi de ikke passer inn i noen kategori. Lag passende arkivmapper for disse. For eksempel, lager du en seksjon for “barn” (invitasjoner til foreldremøter, klasselister, formularer for å varsle sykdom) eller “idrettsforening” (om du er et medlem av en) eller andre.
Uvanlige ting som du finner (avisutklipp, brosjyrer) kommer i de relevante tematiserte mappene. Om de ikke finnes, lager du en (for eksempel “personlige helsestips”).
Noe som har vist seg å være nyttig er en ”ny reisemappe” som inneholder alle dokumenter for forretningsreiser(billetter, reiseplaner, kart over byer, hotelladresser, invitasjoner, reisebrosjyrer – kun de sidene som er revet ut med de viktigste informasjonene). Informasjon for hver enkelt reise legges i en gjennomsiktig plastikkmappe.
Før du starter reisen tar du den aktuelle ”plastikkmappen” og kan være sikker på at alt av betydning er i plastikkmappen. I løpet av reisen bruker du plastikkmappen for alle dokumenter som du ønsker å beholde, spesielt alle dokumentene som er påkrevet for avregning av reisen. Da du har alt du trenger med deg, kan du selv starte den lite morsomme oppgaven med å fylle ut reiseavregningen på vei hjemover.
Er avregningen og reisen avsluttet, anbringer du et meget tydelig merket ark på toppet av den gjennomsiktige plastikkmappen og anbringer det i et stående arkiv “gamle reiser”. En enkel og sikker løsning, hvor ingenting forsvinner.
8. Bruk den forreste siden i arkivet
På forsiden av hengemappen skriver du telefonnumre, navn, adresser, terminer, medlemskapsnummer, og andre fakta som er relevant for emnet i mappen. Om du tar mappen ut, har du alle de viktigste dataene samlet.
9. Vær original
Anta at ditt hengemappearkiv kan organisere alt om du forvalter det intelligent nok. Vær kreativ med å finne nye anvendelser. Det er best om du ikke bare gjør bruk av ditt sentrale mellomarkivsystem, men at du elsker det (og demonstrerer det stolt til andre mennesker). En som elsker å skrive med en fyllepenn har et hengemappearkiv med papir til å fjerne det som var galt skrevet, fordi han tidligere alltid lette etter det. En familiefar som arbeidet hjemme, har en hengemappe med overraskelser for barna sine (etiketter, sider med gåter fra tidsskrifter, liten plastikkpose med gelèbjørner).
10. Rydd regelmessig vekk materiell
Gjennomgå hengemappearkivet når det ser for fullt ut. Hver hengemappe inkluderer ting som for lengst har blitt gjennomført. Dette tar mye mindre tid enn folk tror. Etter 10 minutter med å kaste ting er hengemappene dine vanligvis igjen fullstendig brukbare for ny arkivering.
Ikke drøm om en stor opprydningsaksjon når hengemappene er fulle, der ”alt er perfekt” ordnet – slike aksjoner vil sannsynlig ikke finne sted. Det er bedre å ta et lite skritt, men gjør det med en gang.
Boken I tre skritt til en selvbestemt fremtid av Jörg W. Knobloch. Last ned informasjon her. Ordinær pris: 200 NOK. Din pris: 120 NOK.
Boken av Kai Romhardt. Last ned informasjon 
SimplifyGuiden – 30 minutter for din Work-Life-Balance. Last ned informasjon her. Ordinær pris: 90 NOK. Din pris 50 NOK
Balance Your life – Kunsten å¨lede seg selv. Last ned informasjon 
Når du har det travelt, gå langsomt – Mer tid i en raskere verden. Last ned informasjon 
SimplifyGuiden – 30 minutter for din Work-Life-Balance. Last ned informasjon 
Abonner via RSS-feed
Velkommen til "Slow down your life" 
