Simplify-idè 13: Sett ned tempoet i livet ditt (LLL)

Forenkl kommunikasjonen din (E)

De færreste mennesker liker å skrive. Den som må forfatte en tekst, skyver denne oppgaven foran seg så lenge som mulig. Det viktigste simplify-rådet til dette temaet lyder: Legg listen lavere! Skriv ikke fullkomment, men halvperfekt, bekymr deg ikke over stil eller skrivefeil. Få den ubehagelige oppgaven gjort, jo raskere, desto bedre. Her er et par utprøvde tips til forenkling.

Simplify dine e-mail( D)

“Du har 35 nye meldinger.” Flere og flere arbeidstakere hilses av sine datamaskiner med et slikt budskap. I tillegg til brev og fakser, må et stadig stigende antall elektroniske budskap tas hensyn til og behandles. I mange selskaper blir medarbeiderne skolert av spesialister, slik at de ved siden av bearbeidingen av e-mail får gjort andre aktiviteter. En av disse spesialistene er Nathan Zeldes, produktivitetsleder på Intel Israel. Her er hans råd:

Vær forsiktig med vedlegg

En annen uvane: Å legge ved bilder og andre store filer ved en e-mail. Gjør dette sparsomt, og bare når du vet at mottakeren trenger denne filen av denne størrelsen. Ellers det er høfligere å ta ut de relevante delene og sende bare de. Om du sender bilder som bare tjener som informasjon, reduserer du de til skjermformat (maksimum 700 pixeler høyt) og lagre fargebilder i JPG format som sparer plass.

Så snart som du ser store e-poster i inn kurven din, åpner du e-posten først, og ser hva slags vedleggsfil det dreier seg om, før du starter den tidkrevende nedlastningen.

Uttrykk deg kort

Gjør deg til et mål og skriv e-mail så kort og konsist som mulig. Når du svarer, bare sitér den andre personens budskap om det er fullstendig nødvendig, og selv da bare i utdrag. Det gjør det enklere for den andre personen å lese e-mailen din – og e-mailen ble jo oppfunnet for å forenkle.

Simplify-idè 13: Sett ned tempoet i livet ditt (KKK)

Forenkl kommunikasjonen din (D)

De færreste mennesker liker å skrive. Den som må forfatte en tekst, skyver denne oppgaven foran seg så lenge som mulig. Det viktigste simplify-rådet til dette temaet lyder: Legg listen lavere! Skriv ikke fullkomment, men halvperfekt, bekymr deg ikke over stil eller skrivefeil. Få den ubehagelige oppgaven gjort, jo raskere, desto bedre. Her er et par utprøvde tips til forenkling.

Simplify dine e-mail( C)

“Du har 35 nye meldinger.” Flere og flere arbeidstakere hilses av sine datamaskiner med et slikt budskap. I tillegg til brev og fakser, må et stadig stigende antall elektroniske budskap tas hensyn til og behandles. I mange selskaper blir medarbeiderne skolert av spesialister, slik at de ved siden av bearbeidingen av e-mail får gjort andre aktiviteter. En av disse spesialistene er Nathan Zeldes, produktivitetsleder på Intel Israel. Her er hans råd:

Bruk e-mail-SMS

Ekstra praktisk er meldinger som du kan skrive i emnelinjen. På slutten av linjen skriv “EOM” (end of message) eller “NFM” (no further message), slik at mottakeren ikke åpner e-posten din. Slike korte meldinger egner seg spesielt for å bekrefte mottagelse: “Mange takk for ditt raske svar (NFM).”

Meddele fravær

Det er ikke en uunngåelig skjebne at du finner hundrevis av uåpnede e- poster når du returnerer fra ferie. De fleste e-postprogrammer inkluderer ”out of office” svaret. Da får alle avsendere som sender deg en e-post en melding, når du er tilbake, og vet hvorfor de ikke har fått svar øyeblikkelig.

Bruk CC forsiktig

E-mail lar seg meget lett sende til en stor gruppe av mottakere. Dette elsker folk å gjøre, for å sikre seg til alle sider. Bli enig i firmaet ditt, om at dette bare blir brukt i eksepsjonelle tilfeller, fordi ‘CC-mani” (”carbon copy”, vil egentlig si carbon papir ) er skyld i e-mail flommen i bedriftene.

Simplify-idè 13: Sett ned tempoet i livet ditt (JJJ)

Forenkl kommunikasjonen din (C)

De færreste mennesker liker å skrive. Den som må forfatte en tekst, skyver denne oppgaven foran seg så lenge som mulig. Det viktigste simplify-rådet til dette temaet lyder: Legg listen lavere! Skriv ikke fullkomment, men halvperfekt, bekymr deg ikke over stil eller skrivefeil. Få den ubehagelige oppgaven gjort, jo raskere, desto bedre. Her er et par utprøvde tips til forenkling.

Simplify dine e-mail( B)

“Du har 35 nye meldinger.” Flere og flere arbeidstakere hilses av sine datamaskiner med et slikt budskap. I tillegg til brev og fakser, må et stadig stigende antall elektroniske budskap tas hensyn til og behandles. I mange selskaper blir medarbeiderne skolert av spesialister, slik at de ved siden av bearbeidingen av e-mail får gjort andre aktiviteter. En av disse spesialistene er Nathan Zeldes, produktivitetsleder på Intel Israel. Her er hans råd:

Putt meldinger i mapper

Lag et fornuftig arkiveringssystem på pc-en din. Ikke misbruk innkur- ven som samlebeholder for lagring, men legg budskapene etter å ha lest dem i prosjekt relaterte mapper.

Svar straks

Utnytt den store fordelen med e-post: Den raske svarmuligheten. Dette bør bli din andre natur. Etter at du har
lest meldingen, enten svar eller fjern den. Hvis du må arbeide noe, før du kan gi et fullstendig svar, skriver du en kort tilbakemelding i mel lomtiden.

Lag en fem-ukers mappe

Noe lignende som den beslektede ”før-papirkurven” kan du også ha på PCen din. Lag en ‘fem ukers”-mappe for budskap, der du ikke er sikker på om avsenderen kommer tilbake til deg, eller som du kan bruke på annen måte. Se igjennom denne mappen hver femte uke og slett det som har blitt behandlet.

Finn forkortelser

Bli enig om forkortelser med kollegaer for bruk i emnelinjen, slik at mottakeren kvikt ser hva budskapet dreier seg om. Her er noen eksempler: “to-do” eller “TP” (tiltak påkrevet) for viktige saker som må bli gjort. Info” eller “BTI” (bare til informasjon) for ting som ikke er så påtrengende.