Simplify-idè 2: Fjern haugene fra kontoret ditt (G)

Bring glede inn på arbeidsplassen

Behold arkivene dine i god stand, selv utvendig. Å holde orden er mer tilfredsstillende, enn om du må ergre deg over vrange mappemekanis- mer, merker som er vanskelige å lese, eller dokumenter som faller ut. Når du tar ut en dokumentmappe eller plastfolie, gjør de nødvendige reparasjoner straks (rifter, lapper som er revet i stykker, falmet skrift). Utsett ikke slike ting til den “neste store ryddeaksjonen” (den kommer som regel aldri).

Ha alltid en tilstrekkelig beholdning av skilleark, nye dokumentmap- per, merker for ryggene, og plastfolier klar.
Skaff deg kvalitetsmapper med godt fungerende mekanismer, tilstrekkelig med esker og smakfulle skrivebordsblokker. Det er verd å betale for elegante beholdere for ting som har en tilbøyelighet til å flyte rundt. En eske med stil for disketter, et edelt beger for blyanter og penner. Det skal være en fornøyelse for deg å holde tingene i orden og virkeliggjøre det gylne prinsippet med opprydning. Enhver ting har sin plass.

I tilfelle en full hengemappe ikke passer inn i hengemappearkivet, og du heller ikke med beste vilje kan bli kvitt noe som helst, gå over til en hengesamler med en vid plast eller pappbunn med en kapasitet på mellom 2 til 6 centimeter. Eller opprett en spesiell dokumentmappe for dette.

Simplify-idè 2: Fjern haugene fra kontoret ditt (F)

Få vellykkete resultater med trinn-mapper

Vi har nevnt dette før. Den gamle og kloke regelen å kun ta i hvert papir en gang. En god idé i teorien, men i praksis kun gjennomførbar i unntakstilfeller. For å fylle ut en søknad som akkurat er kommet inn, må du konsultere en kollega (som ikke er der i øyeblikket), se etter i eldre underlag (de er i kjelleren), eller du trenger informasjon fra bokholderiet (det er ikke verdt å spørre dem akkurat nå). I et nøt- teskall ut ifra et enkelt stykke papir er det igjen blitt en komplisert prosess. Slike ting lander vanligvis i en haug med den illevarslende overskrift “behandles senere”. Dermed begynner kaoset. Den ameri- kanske organisasjonseksperten, Barbara Hemphill, sier det slik: Uor- den oppstår fra utsatte avgjørelser.

Problemet: Foran deg ligger et stykke papir, der du egentlig må behan- dle flere oppgaver samtidig. Det er som om du ser disse oppgavene rulle omkring lik perler – noe som til slutt fører til at du må skyve hele saken til side.

Løsningen: Tre perlene på snora og start med den første. Velg ut et tiltak fra mange nødvendige tiltak og bestem deg for at dette er det neste trinnet. På denne måten bringer du hvert papir som du tar i, et arbeidsskritt videre. Barbara Hemphill utviklet en metode for dette, som viser seg meget vellyk-ket for hennes kunder: trinnmapper.

Sett opp hengearkivet ditt med lapper i sterke farger. Merk disse mappene med typisk “neste trinn”. Disse trinnene varierer fra en jobb til en annen; faktisk karakteriserer trinnene dine individuelle jobber. Likevel, noen er nesten universelle.

Et par eksempler:
• Kopiere
• Presentere for lederen
• Telefonere
• Diskutere med…
• Beslutte sammen med regnskapsavdelingen
• Avvent svar

Her er trinn-mappen brukt av kunstneren, Werner Küstenmacher:
• Lage skisser
• Endelige tegninger
• Vente på samtykke
• Utfakturere

Eller en partrinn-mappe for en forsikringsselger:
• Fylle ut poliser
• Sende til hovedkontoret
• Lage kontrakt
• Legge i kundearkivet
• Skrive regning

Fordel: Prosesser av samme type sammenfattes. Når du plukker opp telefonarkivet, får du automatisk en liste med telefoner som kan gjøres i rekkefølge, en vel akseptert organisasjons- forenkling.

Skrivebordet ditt forblir tomt. Ingenting er mer ugunstig for begeistringen din enn en overfylt arbeidsflate, som taust spør deg hvor skal jeg begynne? Så snart du tar ut en trinn-mappe, blir det klart hva som må gjøres.

Simplify-idè 2: Fjern haugene fra kontoret ditt (E)

Slik forblir skrivebordet ditt tomt

Vi erklærer herved debatten mellom ”tomme bord” og ”fulle bord” for død – ”tomme bord” har vunnet! Du klarer ikke å forenkle livet ditt med et fullt skrivebord.

Her er det viktigste trikset: Bygg opp bak deg, alt som du har stab- let opp på skrivebordet ditt. Sett opp et lavt bord, en hylle eller enda et skrivebord.

Skrivebordshukommelsesboken

Her er et godt triks for alle som har en samling med nedskrevne telefonnumre, anmerkninger og lapper på skrivebordet: Saml opp alt med jevne mellomrom, om nødvendig klipp ut anmerkninger fra et stykke papir, og lim inn alt i en bok med tittelen “Alt som hittil har vært på skrivebordet mitt.” Fordelen er at skrivebordet nå er tomt, mens all informasjonen er tilgjengelig om du trenger det i nødsfall.

Identifisér statusen tidligst mulig

Hvis du ikke klarer å rydde opp, tross alle gode hensikter, er det ofte forårsaket av en liten ting, en flaskehals som du ikke legger merke til, da den befinner seg på slutten av kjeden med å ordne opp.

Et eksempel: På skrivebordet samler det seg bankutskrifter, men dokumentmappen med utskrifter er full. Du må opprette en ny doku- mentmappe, men hylla er fullstendig fylt opp til siste centimeter med dokumentmapper. En komplett reorganisering av hyllene er nødvendig.

Resultat: På skrivebordet stabler det seg snart ikke bare bankutskrifter, men mange andre papirer. Du vet at det viktigste bankbilaget lig- ger ett eller annet sted, men du har ikke mot til å nærme deg haugen. Det er en ond sirkel.

Slike onde sirkler forekommer ikke bare på skrivebordet ditt. De forekommer hvor som helst hvor saker oppbevares, f.eks. i bok- og arkivhyller, i skuffer, på lagerrom, i klesskap og i skap med service, eller i spiskammeret.

Løs aktuelle problemer øyeblikkelig

Nøkkelordet for et ryddig miljø er “flyt”. Problemet er ikke at så mye materiell kommer til deg, men at det flyter vekk for langsomt. For- skjellen mellom å skyve papir frem og tilbake og håndtere papir, består i å treffe raske beslutninger. De fleste sakene som ender opp i en stabel med ”to do” blir senere ikke behandlet. Som store klumper i en vask blokkerer de sluket, og svekker motivasjonen din og gjør deg utilfreds, Så bli straks kvitt dem!

Forsøk og utvikle en teft for slike korker. Prøv kritisk: Hva hindrer deg i øyeblikket fra å rydde opp i ting som ligger omkring? Hva er kilden for din motvilje? Er det et hengemappearkiv som har est ut av sine proporsjoner, en dokumentmappe som det er vanskelig å få tak i, eller er det et nytt arkiv for et nytt arbeidsområde?

Husk simplify-prinsippet med de små skritt: Du blir ikke kvitt alle blokadene straks. Men om du finner en enkel ting som forårsaker vanskeligheter, da handler du straks og fjerner det. Ikke bruk tid på å drømme om den store helhetsløsningen, men fjern det nåværende problemet så raskt som mulig. I vårt eksempel: Opprett en ny dokument- mappe, også om den foreløpig må stå på gulvet. På den måten bryter du den ondskapsfulle kretsen og starter en positiv snøballseffekt.

Ta langsiktig aksjon med trefjerdedels-regelen

La det ikke oppstå kaos. Ikke vent til det er 120% overfylt. Gjør tiltak når oppbevaringssystemet ditt er 75% fullt
Det vil si at en mappe er full når kapasiteten er 75% fylt opp. En hylle på 1 meter bør kun innholde 75 centimeter med bøker og dokumentmapper. (for at ikke dokumentmappene skal falle om, kan du legge en som støtte, eller bruke en bokstøtte. En klesskinne i et klesskap er også bare lett å bruke når det ikke er mer enn 75% fullt.

Simplify-idè 2: Fjern haugene fra kontoret ditt (D)

Alternative mappesystemer

Noen firmaer skaffer arkiveringssystemer som sparer deg for det anstrengende arbeidet med klassiske mapper. I denne prosessen blir ikke innholdet i arkivet delt opp og innholdet arkivert. Istedenfor blir det komplette arkivet arkivert i en spesiell plastikkbeholder. Men du må gi opp systemet ditt med dokumentmapper og totalt reorganisere kontoret ditt.
Hvilken prosess du bestemmer deg for, er fremfor alt et spørsmål om smak. Systemet krever nøyaktig merking av mappen, da innholdet vil ledsage deg ”resten av ditt liv”. De individuelle mappene er ikke tilsiktet for foreløpig lagring, men heller som enkle håndterbare erstatninger for mapper. På den annen side, før eller senere lander mer enn 80% av alle de samlete dokumentene i vårt simplify-henge- mappearkiv i avfallet. Bare en femtedel blir arkivert varig i dokumentmapper.

De tynne lommene må bli tatt ut av arkivstenderen for å legge inn dokumenter i dem. Arkiveringsprosessen med et hengemappearkiv er mer behagelig. Arkivet blir hvor det er; du åpner det bare og lar doku- mentet skli inn.

Fem tips for permanent orden

Uten hensyn til om du bruker et mappehengesystem eller dokument- mapper, så eser innholdet ut. Tiden med å finne igjen informasjonene som befinner seg der øker, det blir knapt med plass og arbeidsgleden minker. Men dette kan unngåes. Om du velger en eller flere av de følgende simplify-metodene, kan du helt sikkert få hånd om flommen av papir.

1. Treer-regelen

Hver gang du leter etter noe i en informasjonsmappe som stadig vok- ser, tar du ut tre eldre dokumenter med informasjon. Husk at simplify- prinsippet involverer de små straks-skrittene. Gled deg over hvert papirark som kan lande i avfallshaugen for miljøpapirsirkulering. Det letter mappene dine, sjelen din, og tidsbudsjettet ditt.

2. Bytting

For hver ny informasjon som kommer inn i arkivsystemet, kaster du straks ut gammel informasjon. Ikke betrakt papirene dine som per- manent eiendom, men som gjester som ikke blir med deg evig.

3. Innimellomstrategien

Hver kveld, legger du en eller flere hengemapper, dokumentmapper eller arkivkurver med papir som må ”slankes” på skrivebordet ditt.

Den neste dagen blar du raskt igjennom dem, f.eks. i løpet av en kaffepause, mens du venter på noe, mellom to terminer eller når du legger merke til at biorytmen din er lavest i løpet av dagen.

4. Forfallsdato

Merk hengemapper og dokumentmapper som på et gitt tidspunkt ikke tjener noe produktiv formål med tydelig ”utgått på dato” stempel. For eksempel, planer og kalkulasjoner som forholder seg til spesi- fikke perioder merkes med: I “miljøavfallsbeholderen den 31.01.13 eller i “arkivet den 10.01.13.” I tillegg kan du også anbringe en påminnelse om å kaste eller skrive det ned i terminkalenderen.

5. Prosjektfest

Når du har fullført en oppgave, går du igjennom alle relevante arkiver og mapper. Gi tilbake det du ikke lenger har behov for, eller kast. For alt som senere kan benyttes oppretter du en langsiktig arkivmappe. Deretter feirer du hva du har utrettet!

Simplify-idè 2: Fjern haugene fra kontoret ditt (C)

Ti bekreftede regler for å fjerne haugene

1. Endelig lagring i mapper

Når noe er behandlet, kommer det ut av hengearkivet. Plassen her er for verdifull. Papirer som du må beholde, bør ikke lenger forbli i hengearkivet; de hører hjemme i en mappe.

Det er derfor det eksisterer for hver hengemappe minst en passende mappe for temaet. Noe av det som ikke bør tas vare på, går rett i papirkurven. Det “sylindriske arkiveringsskapet” har alltid prioritet!

2. Lag stående arkiver

Ting som ikke hører til i et hengearkiv lagres andre steder. Behold tykke dokumenter i et stående arkiv. Anbring som erindring f.eks ledsagerbrev til bestemte dokumenter eller en kopi av tittelsiden i det relevante hengearkivet.

3. Logg det i kalenderen

Dette nevnte vi allerede. Sjekk ”to do”- oppgavene, lag en anmerkning av det i tidsplanleggeren på en realistisk dato.

4. Finn på gode navn

Merk hengearkivene med utsagnskraftige navn, som betyr noe (messer, forskningsavdelingen, tjenestereiser). Unngå påskrifter som “pres- sende” eller “må gjøres!”. Hengemapper med generelle, meningsløse betegnelser har en tilbøyelighet til bli frustrerende ”gravsteder”, der viktige dokumenter går tapt. Når du tenker på navn for hengemapper, ikke bruk unødvendig byråkratisk språk; men gjør bruk av den for- friskende virkningen humor har. I stedet for “to do” skriv “svar meg”, i stedet for “fakturaer” skriv “betal meg!”, i stedet for “terminer i andre distrikter” skriv “bort herfra”, osv.

5. Konstant forandring

Sørg for at ditt hengearkiv er levende. Ikke vær redd for å forandre på navnene på hengemappene ofte. Ditt hengearkiv bør forbli et levende vesen. For eksempel, en TV-journalist har en mappe for hver filmrapport. Når rapporten er sendt, beholder han de nødvendige papirene i en dokumentmappe. Den gamle hengemappen får navnet på et nytt filmprosjekt. Behold tilstrekkelig med etiketter klart for betegnelsene, fortrinnsvis i den siste mappen i hengearkivet ditt.

6. Reager raskt

En metode som har vist seg effektiv er å beholde en av de fremste mappene med brevhode og faksmaler for raske svar. Denne prosedyren letter effektiv respons.

7. Konsekvent bruk

Identifisèr den type papirer som alltid ligger rundt på skrivebordet ditt, fordi de ikke passer inn i noen kategori. Lag passende arkivmapper for disse. For eksempel, lager du en seksjon for “barn” (invitasjoner til foreldremøter, klasselister, formularer for å varsle sykdom) eller “idrettsforening” (om du er et medlem av en) eller andre.

Uvanlige ting som du finner (avisutklipp, brosjyrer) kommer i de relevante tematiserte mappene. Om de ikke finnes, lager du en (for eksempel “personlige helsestips”).

Noe som har vist seg å være nyttig er en ”ny reisemappe” som inneholder alle dokumenter for forretningsreiser(billetter, reiseplaner, kart over byer, hotelladresser, invitasjoner, reisebrosjyrer – kun de sidene som er revet ut med de viktigste informasjonene). Informasjon for hver enkelt reise legges i en gjennomsiktig plastikkmappe.

Før du starter reisen tar du den aktuelle ”plastikkmappen” og kan være sikker på at alt av betydning er i plastikkmappen. I løpet av reisen bruker du plastikkmappen for alle dokumenter som du ønsker å beholde, spesielt alle dokumentene som er påkrevet for avregning av reisen. Da du har alt du trenger med deg, kan du selv starte den lite morsomme oppgaven med å fylle ut reiseavregningen på vei hjemover.

Er avregningen og reisen avsluttet, anbringer du et meget tydelig merket ark på toppet av den gjennomsiktige plastikkmappen og anbringer det i et stående arkiv “gamle reiser”. En enkel og sikker løsning, hvor ingenting forsvinner.

8. Bruk den forreste siden i arkivet

På forsiden av hengemappen skriver du telefonnumre, navn, adresser, terminer, medlemskapsnummer, og andre fakta som er relevant for emnet i mappen. Om du tar mappen ut, har du alle de viktigste dataene samlet.

9. Vær original

Anta at ditt hengemappearkiv kan organisere alt om du forvalter det intelligent nok. Vær kreativ med å finne nye anvendelser. Det er best om du ikke bare gjør bruk av ditt sentrale mellomarkivsystem, men at du elsker det (og demonstrerer det stolt til andre mennesker). En som elsker å skrive med en fyllepenn har et hengemappearkiv med papir til å fjerne det som var galt skrevet, fordi han tidligere alltid lette etter det. En familiefar som arbeidet hjemme, har en hengemappe med overraskelser for barna sine (etiketter, sider med gåter fra tidsskrifter, liten plastikkpose med gelèbjørner).

10. Rydd regelmessig vekk materiell

Gjennomgå hengemappearkivet når det ser for fullt ut. Hver hengemappe inkluderer ting som for lengst har blitt gjennomført. Dette tar mye mindre tid enn folk tror. Etter 10 minutter med å kaste ting er hengemappene dine vanligvis igjen fullstendig brukbare for ny arkivering.

Ikke drøm om en stor opprydningsaksjon når hengemappene er fulle, der ”alt er perfekt” ordnet – slike aksjoner vil sannsynlig ikke finne sted. Det er bedre å ta et lite skritt, men gjør det med en gang.