Fire skritt til personlig tidssuverenitet og effektivitet (33)

Din personlige suksesspyramide til effektivitet (33)

»Selv den lengste reisen begynner med det første skrittet.«

Gammel kinesisk livsvisdom

Fire trinn til ditt suksessrike life-leadership® (28)

I fire trinn til tidssuverenitet og effektivitet – life-leadership®-suksessprogrammet viser deg, hvordan det skjer:

 Suksesspyramide til effektivitet

Tredje skritt: Planlegg effektivt ukentlige prioriteter (5)

»Hvis det finnes en hemmelighet ved 
effektivitet, så vil det si 
konsentrasjon«

Peter F. Drucker

Suksesspyramide til effektivitet

Diktaten av det som haster (2)

Proaktiv prioritets-matrise Mer tid for B, mindre tid for C

Den største delen av tiden vår vier vi til de uviktige, men saker som haster fra kvadranten C. Vi tror, at vi ikke bare må gjøre disse sakene selv, men også så raskt som mulig. Bare hvis du reduserer radikalt her, slipper løs, delegerer eller lærer å si nei, har du en sjanse til å konsentrere deg om sakene fra kvadrant B, de viktige sakene i livet ditt.

Hemmeligheten til folk som lykkes, ligger i det faktum, at de konsentrerer seg ved mål- og tidsstyring på aktiviteter i kvadrant B, og invester så liten tid som mulig på pressende, men uviktige saker fra kvadrant C.

Men likegyldig hvor perfekt du planlegger. Du vil aldri klare det helt, og ikke ha noen oppgaver i kvadrant A. Det vil alltid finnes noe, som du egenhendig og straks må ta deg av. Som oftest haster først viktige begivenheter, når noe går galt.

Uforutsette ting hender alltid.  Men det er de helt normale ufor-utsette hendelser i hverdagen. Fritt etter mottoet»planlegging vil si, og erstatte tilfeldigheter gjennom feilslutninger«. Men hvis det lykkes deg å ikke konsentrere deg mer om de uviktige oppgavene i kvadrant C, så vinner du tid, som du trenger, når viktige saker plutselig haster.

Ved hastesaker bør vi bare re-agere,

slik at vi ved viktige saker kan agere.

Konsentrasjon på det viktige og ikke på det som haster er altså av stor strategisk betydning for den personlige tids- og målstyringen.

_____

Fire skritt til personlig tidssuverenitet og effektivitet (32)

Din personlige suksesspyramide til effektivitet (32)

»Selv den lengste reisen begynner med det første skrittet.«

Gammel kinesisk livsvisdom

Fire trinn til ditt suksessrike life-leadership® (27)

I fire trinn til tidssuverenitet og effektivitet – life-leadership®-suksessprogrammet viser deg, hvordan det skjer:

 Suksesspyramide til effektivitet

Tredje skritt: Planlegg effektivt ukentlige prioriteter (4)

»Hvis det finnes en hemmelighet ved 
effektivitet, så vil det si 
konsentrasjon«

Peter F. Drucker

Suksesspyramide til effektivitet

Diktaten av det som haster (1)

Alle blir vi behersket av diktatene av det som haster: Aktiviteter som haster er som regel forbundet med prioriteter og terminer fra andre, som presser oss til å gjøre sakene så raskt som mulig. Bak pressende saker stikker det alltid et visst press utenifra.

Dette presset har som resultat, at våre prioriteter blir underordnet diktaten av det som haster: Vi styrter oss over oppgavene som haster – og ofte blir det helt enkelt ingen tid til de strategisk viktige, men ikke pressende B-oppgaver. Enhver vil ha alt straks, helst i går!

Naturligvis forholder også vi selv oss oftest slik. Hvem venter vel gjerne lenge? Når vi vil noe, da straks! Særdeles sterk er vi  underkastet diktaten av det som haster i vår arbeidshverdag. Ingen har råd til å la sine ledere eller sine kunder vente lenge på noe:

• Når noen vil avtale en termin med deg, ønsker han eller hun å treffe deg straks.
• Når en kunde kommer med en forespørsel, ønsker han eller henne å få et svar straks.
• Når din leder delegerer en oppgave til deg, så vil han/hun at denne gjøres straks.
• På den annen side hvis du selv ønsker noe av andre, da vil du også dette straks.

Vi kan ikke alltid trekke oss vekk fra diktaten av det som haster. Men vi kan forsøke å skaffe oss alburom. Still opp personlige interne terminer imot eksterne terminer fra andre.

Reserver regelmessige tidsvinduer eller terminer for deg selv og benytt disse til å bruke tid på dine prioriteter og mål.

Det er nå engang slik, at vi ikke kan øke tiden vår. Men vi kan sette våre prioriteter slik, at vi vinner mest mulig tid for oss selv og for de sakene som virkelig er viktige for oss.

_____

Fire skritt til personlig tidssuverenitet og effektivitet (31)

Din personlige suksesspyramide til effektivitet (31)

»Selv den lengste reisen begynner med det første skrittet.«

Gammel kinesisk livsvisdom

Fire trinn til ditt suksessrike life-leadership® (26)

I fire trinn til tidssuverenitet og effektivitet – life-leadership®-suksessprogrammet viser deg, hvordan det skjer:

 Suksesspyramide til effektivitet

Tredje skritt: Planlegg effektivt ukentlige prioriteter (3)

»Hvis det finnes en hemmelighet ved 
effektivitet, så vil det si 
konsentrasjon«

Peter F. Drucker

Suksesspyramide til effektivitet

Viktig eller pressende? (2)

For å beholde overblikket er det nyttig å skille mellom aktiviteter som »haster« og »viktige«. Denne forskjellen, som er å føre tilbake til den amerikanske generalen Dwight D. Eisenhower, har vist seg som praktisk beslutningshjelp for raskt å sette prioriteter:

• Viktig er fremtid, verdier, mennesker, mål, resultater og suksess.
• Haster står for tid, terminpress, stress, må straks gjøres, avbrytelser, kriser og problemer.

Følger man Eisenhower-prinsippet gir dette fire hovedkategorier for en effektiv prioritetsstyring:

Prioritetsmatrisen

Hver av kvadrantene står for en bestemt konklusjon:

Kvadrant A: Viktige og aktiviteter som haster, som er koblet sammen med en fast termin. Disse sakene må bli løst umiddelbart av en selv. Som oftest dreier det seg om kritiske situasjoner. problemer eller til og med kriser, fordi vi egentlig må sørge for, at viktige saker ikke blir pressende og så må gjøres under stort tidspress.

Kvadrant B: Aktiviteter, som er viktige, men som imidlertid ikke har noen fast termin. Også disse sakene må som regel gjøres av en selv. Dessverre skyver vi på disse aktivitetene til senere, til de ikke bare er viktige, men også haster og »haste«-aksjoner i siste liten er nødvendig. Pass derfor på å planlegge bedre disse aktivitetene og sett tidsnok klare terminer for disse.

Kvadrant C: Uviktige aktiviteter som haster tar størsteparten av vårt tidsbudsjett. Her har vi vår største tidsreserve. Forsøk så godt som mulig å redusere, delegere eller eliminere disse aktivitetene.

Kvadrant P:Alt som verken er viktig eller som haster kan neglisjeres eller bli kastet i søppelbøtta.  Ha mot til å benytte papirkurven! Viser det seg i ettertid, at noe eventuelt var viktig eller haster, vil en eller annen før eller senere huske det.

Det viktige er sjeldent det som haster,

og det som haster er sjeldent viktig!

_____

Fire skritt til personlig tidssuverenitet og effektivitet (30)

Din personlige suksesspyramide til effektivitet (30)

»Selv den lengste reisen begynner med det første skrittet.«

Gammel kinesisk livsvisdom

Fire trinn til ditt suksessrike life-leadership® (26)

I fire trinn til tidssuverenitet og effektivitet – life-leadership®-suksessprogrammet viser deg, hvordan det skjer:

 Suksesspyramide til effektivitet

Tredje skritt: Planlegg effektivt ukentlige prioriteter (2)

»Hvis det finnes en hemmelighet ved 
effektivitet, så vil det si 
konsentrasjon«

Peter F. Drucker

Suksesspyramide til effektivitet

Viktig eller pressende? (1)

Mange mennesker har den faste viljen til å la sine viktige langsiktige mål, ønsker og visjoner bli til virkelighet. Imidlertid blir de store personlige »fyrtårn« og idealer før eller senere liggende, og rykker videre i det fjerne: Det som skjer i løpet av dagen blir mer og mer dominert med ting som haster, som er relativt uviktige saker.

Hvem kjenner det ikke? Fra morgen til kveld er man fullt og helt bundet inn i en stresset arbeidshverdag. På slutten av dagen er man fullstendig utslitt og spør seg selv: »Har jeg utført eller beveget noe virkelig viktig? Har jeg kommet et stykke nærmere målene mine? Hva har jeg konkret gjort i dag for å oppfylle livsvisjonen min?« Og fra den lange, anstrengende dagen blir det høyst noen små lysblink.

Av og til, først og fremst rundt årsskiftet, snubler man så over sine livsplaner og visjoner og sukker: »Det gjør jeg helt bestemt i det nye året.« Men selv i de neste tolv månedene skjer ikke noe. Igjen går det et år, som igjen tappert følges av det neste: Til slutt ser man tilbake på et arbeidsliv som er fylt opp, men ikke gått i oppfyllelse, og det som blir igjen er spørsmålet: »Skal dette ha vært alt?«

Hovedårsakene til manglende effektivitet i personlig tids- og livsstyring ligger i den daglige diktat av det som haster. Herunder lider den konsekvente konsentrasjonen på de virkelig viktige sakene, på de egne mål.

 Diktaten av det som haster – her støter klassiske tidsplanmetoder og arbeidsteknikker uvegerlig på sine grenser. De arbeider bare rundt på symptomene, men bekjemper ikke de sanne årsakene til hastighetsvanviddet.

Men hvordan kan man så finne ut av, hvilke saker og oppgaver som virkelig er viktige? Hva må straks gjøres, og hva kan man forskyve til senere eller delegere til andre? For å beholde overblikket er det nyttig å skille mellom aktiviteter som »haster« og »viktige«. Denne forskjellen, som er å føre tilbake til den amerikanske generalen Dwight D. Eisenhower, har vist seg som praktisk beslutningshjelp for raskt å sette prioriteter:

• Viktig er fremtid, verdier, mennesker, mål, resultater og suksess.
• Haster står for tid, terminpress, stress, må straks gjøres, avbrytelser, kriser og problemer.

_____

Fire skritt til personlig tidssuverenitet og effektivitet (29)

Din personlige suksesspyramide til effektivitet (29)

»Selv den lengste reisen begynner med det første skrittet.«

Gammel kinesisk livsvisdom

Fire trinn til ditt suksessrike life-leadership® (25)

I fire trinn til tidssuverenitet og effektivitet – life-leadership®-suksessprogrammet viser deg, hvordan det skjer:

 Suksesspyramide til effektivitet

Tredje skritt: Planlegg effektivt ukentlige prioriteter (1)

»Hvis det finnes en hemmelighet ved
effektivitet, så vil det si
konsentrasjon«

   Peter F. Drucker

Suksesspyramide til effektivitet

Det er en feilslutning å tro, at vi kan styre vår egen tid. Riktignok blir begrepet »tidsstyring« ofte brukt i daglig språkbruk, men stemmer overhodet ikke. Tiden renner i takten av sekunder, min-utter eller timer, om vi vil eller ikke.

Imidlertid har vi innflytelse på vår indre holdning til tid. Og: Det ligger hovedsaklig hos oss selv, om vi omgås tiden vår stresset eller avslappet, spontant eller planlagt, kaotisk eller disiplinert.

Enhver av oss har sikkert problemer med virkelig å beherske og utnytte tiden vår på fornuftig måte. Altfor ofte blir vi slaver av klokken. Men egentlig er det slett ikke så vanskelig å bli herre over sin tid: Nøkkelen til å lykkes med tidsstyring ligger i konsentrasjonen på de virkelig viktige sakene – bare den som setter prioriteter, kan omgåes tiden sin selvbestemt.

I grunn og bunn har vi ingen tidsproblemer, men problemer med å konsentrere oss om de virkelig viktige sakene: Suksessrik tidsstyring er konsekvent prioritetsstyring.

Den som forstår å sette prioriteter, har helt enkelt tiden sin bedre under kontroll. Grunnproblemet i saker med tids- og livsstyring ligger i det faktum, at mange brukere av tidsplanleggere og brukere av metoder for suksess lar seg overkjøre av kortsiktige, umiddelbare hendelser i sin arbeidshverdag, istedenfor å konsen-trere seg om det vesentlige.

_____

_______

Fire skritt til personlig tidssuverenitet og effektivitet (25)

Din personlige suksesspyramide til effektivitet (25)

»Selv den lengste reisen begynner med det første skrittet.«

Gammel kinesisk livsvisdom

Fire trinn til ditt suksessrike life-leadership® (22)

I fire trinn til tidssuverenitet og effektivitet – life-leadership®-suksessprogrammet viser deg, hvordan det skjer:

 Suksesspyramide til effektivitet

Andre skritt: Fastlegg livshatter og livsroller (3)

 »Fremtiden kan man best forutsi,

hvis man utformer den selv.«

Alan Kay, amerikansk suksesslærer

Suksesspyramide til effektivitet

Forfatte et mini ideal (1)

Først er livshatter tomme fat eller ord, som må bli fylt med innhold. Her kan mini-idealer hjelpe deg videre. De gir deg konkret orientering i hverdagen og tjener som praktisk verktøy for å sette de riktige prioritetene til enhver tid, og også å leve.

Men først stiller du deg selv spørsmålet, hvordan du selv ser en bestemt hatt eller en bestemt rolle. Forstår du deg selv f. eks. med henblikk på medarbeiderne mer som foresatt og sjef eller som forbilde, teamleder, motivator, visjonær og coach?

For det andre bør du nøye overveie, hva det konkret vil si å være en»god« sjef, en »god« leder eller en »god« teamleder. Følgende historie skal gi deg den første impulsen:

Tre arbeidere i et steinbrudd, som alle var beskjeftiget med å hugge stein ble spurt av en atferdsforsker hvorfor de overhodet gjorde denne harde jobben:

• Den første svarte, idet han stupid og uten lyst banket på steinen: »Jeg tjener med dette til livets opphold.«
• Den andre svarte, idet han relativt motivert og kraftig slo på steinen: »Jeg er den beste mureren her.«
• Den tredje svarte, idet han full av begeistring og med energi slo på steinen sin »Jeg hjelper til med å bygge en katedral.«

Mens den første mureren bare så på arbeidet sitt som ubehagelig plikt og stor belastning og hele tiden lengtet etter frikvelden, er den andre mureren en typisk spesialist, som ikke spør etter hvorfor. Den tredje spør seg hvorfor han overhodet gjør det han gjør, hvem dette kan være til nytte for og hva han må gjøre for at det skal være til nytte for noen. Han har et bilde, en visjon i visir med det han gjør.

Har du også en eller annen gang spurt deg selv, hvordan ditt bidrag – yrkesmessig som personlig – som helhet ser ut eller fra i dag skal se ut?

_______