Syv grunnregler for dagsplanlegging

______

1. Planlegg skriftlig. Skriv straks ned alle aktiviteter, oppgaver og terminer i tidsplanleggeren din – det gjelder også for rutineoppgaver og småting. Bare slik kan du beholde overblikket, og kan konsentrere deg om det vesentlige.

2. Planlegg din nye arbeidsdag kvelden før. Slik kan du så og si la underbevisstheten jobbe for deg,  mens du sover, og utnytte dens skapende kraft om natten. Dessuten sparer du deg for urolige tanker før du sovner inn, om alt det du neste dag selv står ovenfor.

3. Vurder tidsbehovet ditt og sett deg tidsfrister. Du omgås sikkert pengene dine med omhu og kalkulerer planlagte utgifter på forhånd. Hvorfor gjør du ikke dette også med tiden din? Glem ikke at tid er mer verdifullt enn penger! De fleste oppgaver kan man forskyve i det uendelige, derfor bør du sette en tidsfrist for enhver aktivitet. Du vil se: En tidsfrist som også ligger deg på hjertet, kan sette fri utrolige reserver.

4. Planlegg ikke hele dagen. En realistisk dagsplan skal bare innholde det du vil få gjort i løpet av denne dagen – og også kan. Undervurder ikke ditt virkelige tidsbehov! Ikke planlegg mer enn 60 prosent av dagen din. Hold deg til tommelfingerregelen 60–20–20: Reserver 60 prosent av tiden din for planlagte aktiviteter, 20 prosent for uforutsette oppgaver og de berømte – beryktede tidstyvene og 20 prosent for sosiale kontakter. Erfaringen vil vise deg hva som er mulig å planlegge i din arbeidshverdag – og hva som ikke er det.

5. Sammenfatt sammenlignbare oppgaver til arbeids- og tidsblokker. Arbeids- og tidsblokker gir dagen din den første grovstrukturen. Men hold deg ikke slavisk til blokkene. Pass ubetinget på å forbli fleksibel!

6. Sett dine prioriteter i fokus. Begynn alltid med de viktigste, ikke med de aktivitetene som haster! Still deg stadig spørsmålet: Hva er virkelig viktig? Hva bringer meg nærmere målene mine? Og: Hva ville hende, hvis jeg ikke gjorde noe bestemt? Lær å si nei, fritt etter mottoet: »Hvis mulig si nei, si ja hvis nødvendig.«

7. Konsentrer deg om de positive tingene. Mist ikke gleden ved dagen din! Gjør hver dag noe som gleder deg: Møt venner, gå på kino, til frisør eller unn deg et godt måltid mat. Kun den som skaper en kompensasjon til det daglige arbeidet, kan på sikt lykkes.

nar150

Fra boken «Når du har det travelt, gå langsomt» av Lothar J.Seiwert

Copyright © 2009 SIMPLIFY

Del på bloggen

Bookmark and Share

 

Suksess i jobben og tilstrekkelig tid til et fullverdig liv?

»Den som lar tiden gli ut av hånden,
lar livet sitt gli ut av hånden;
den som holder tiden sin i hånden,
holder livet sitt i hånden.«
Alan Lakein

Suksess i jobben og tilstrekkelig tid til et fullverdig privatliv?

– Flott ville det være! Dette ønsket ender for mange av oss senest, når et eller annet ikke løper som planlagt: Et viktig prosjekt trues med å mislykkes og kan bare reddes ved overtid, arbeid i helgene og ved å gi avkall på den planlagte korttidsferien.
Stadig i stress, nesten ikke tid til å snappe luft: Mange haster slik gjennom livet – bare for en eller annen gang (i verste fall på sykehuset på intensivstasjonen) å konstatere, at han/hun aldri hadde tid til å ta vare på sin familie.
 
Forlengst griper Hurry Sickness, den fryktede stress-sykdommen om seg, – vi tror at vi stadig må vær raskere og mer perfekt. Et blikk på klokken eller i vår overfylte terminkalender er nok til å få panikk. Stress-sykdommer som hjerteinfark, magesår og nervøse spenninger er konsekvensene av denne villfarelsen. Særlig tragisk er det, at vi til og med lar oss stresse i fritiden vår –ikke engang på fritiden eller i helgen blir det tilstrekkelig tid til avspenning, ha det gøy og livskvalitet.
 
I begynnelsen av 80 årene var seminardeltakernes forventninger til kursinnholdet innen tidsstyring: »Mestring av flest mulige oppgaver på så kort tid som mulig!« Imidlertid har dette endret seg grunnleggende.
Svaret på tempotrenden i vår tid er en harmonisk tids-balanse mellom speed og downsizing, yrkesmessige krav og private ønsker. Tidsstyringen i fremtiden betyr Life-Leadership®: Selvstyring og aktiv utforming av livet. Her er det imidlertid ikke nok med enten kjøp av en tidsplanlegger eller en elektronisk organisator(PD A) eller den ærlige hensikt å ta seg mer tid til familie og fritid. Det går mye mer om å finne sin egen rytme, sitt eget tempo. Lær bevisst å oppleve og nyt tiden. Senk farten i hverdagen din. Den som minsker tempoet, blir ikke langsommere, men arbeider mer effektivt (å gjøre de rette tingene)og effisient (gjøre tingene riktig)og lever bedre og mer tilfreds. Gjør ting som ligger hjertet ditt nærmest. Ta deg tid til deg selv, til de menneskene som betyr noe for deg, dine ønsker og lengsler.

bal150

 

Fra boken «Balance your life» av Lothar J.Seiwert

Copyright © 2009 SIMPLIFY

Del på bloggen

Bookmark and Share

 

Lykkenettverket i livet

Hvordan knytter man vennskapelige bånd? Gjennom å gi og slippe løs. Bumerangen står for frihet og slippe løs. Et arabisk visdomsord sier: ”Hvis du ønsker deg noe riktig mye, så slipp det løs – bare da vender det tilbake til deg og tilhører deg virkelig.”

Å le hjertelig med venner, Bli tatt i armene av faren. Snakke med mor om gud og verden. Bestemor tørker tårene. Ruge over oppgavene sammen med kollegaer. Ikke tilbringe lørdagskvelden alene, men i et selskap med gode venner. Gå å jogge med Hans på mandag morgen, gå i teater om kvelden med Inger. Diskutere livets hensikt med Frank over et glass vin. Det er lykke. Det er livet. Det er godt investert tid.

Hvis man i denne sammenheng overhodet vil benytte et ord fra økonomisjargongen, da muligens fordi denne ”investeringen” virkelig sørger for en pluss på livstidskontoen.

 Hvert vennskap forlenger livet

 Mennesker som føler seg lykkelig – for dette er verken rikdom eller prestisje utslagsgivende, men venner og en kjærlig partner –, er som oftest sunnere.

Enkemann/-kvinne dør tidligere, aleneboere blir oftere syke. Aldersforskeren Thomas Glass fra Harvard universitetet fant ut i en spørreundersøkelse av 2 700 mennesker over 65 år, at venner forlenget livet med en tredjedel. Det overrasket selv Glass: ”Vi visste allerede, at sosiale kontakter forlenger livet, men vi var ikke bevisst på at de var så innflytelsesrike.”

Å ha en ektefell er for øvrig ikke nok til å holde seg lengre ung og være sunn og mentalt oppegående i alderdommen. Vi trenger mangfoldige relasjoner til forskjellige mennesker.

Suksessresept: Sosialt nettverk

 Vennskap yter ennå noe mer: De er sikkerhetsnettet i livet vårt. Venner fanger oss opp, når vi er i dårlig humør. De gir oss følelsen av å være verdifull – en viktig forutsetning for vår personlige lykke. Akkurat i dag, hvor man knapt kan stole på en vedvarende kjærlighetsrelasjon. Mange har allerede gjort erfaringen: Kjærligheten kommer og går, men venner forblir. Den som overlater kontaktene sine til tilfeldighetene, den er snart forlatt. Metoden som forebygger isolasjon, kommer fra USA og kalles networking. Kommunikasjonseksperter anbefaler, å bygge opp et nettverk med venner, akkurat like systematisk som man bygger et hus eller en yrkesmessig karriere.

Slike kontakter forlanger imidlertid tid, emosjonelt engasjement og ytelser på forhånd. Har du først et åpent øre for andre, når du har et pressende behov for hjelp, vil du neppe støte på imøtekommende kjærlighet. Den andre føler seg utnyttet. Men består ditt bekjentskap en stund, når du kommer med en bønn om hjelp, ser saken annerledes ut. Plei derfor stadig ditt sosiale nettverk.

For øvrig drar du ikke bare fordeler ut av prestasjonen som en venn/venninne gjør for deg, men også han/hun selv. Han/hun erfarer at du setter pris på hans/hennes kompetanse. At du viser aktelse for personens hjelpsomhet. At han/hun erverver din takknemlighet og motytelser.

Veien oppover: Kvalifikasjon ”vitamin B”

 En av de mest hardnakkede mytene lyder: Den dyktige tilhører verdenen. Man må bare være flittig og strevsom, og så vil før eller senere også yrkesmessig suksess, sosial anerkjennelse og kjærlighet innstille seg. Hvem kjenner ikke sannheten på to ben: utslitte arbeidsnarkomaner, som tråkker på et sted, istedenfor å gjøre karriere.

Kontaktvennlige kollegaer, som presterer akkurat minimalt, men takket være omhyggelig relasjonspleie uten stopp er på vei oppover. Kontaktevne er for lengst blitt en nøkkelkvalifikasjon. Den som enkelt kan knytte et bånd av sympati med fremmede, har som selger, leder eller lege mer suksess – selv om han/hun mht. fagkunnskaper ligger bak sine heller innadvendte konkurrenter. Tro meg, ingen ting lønner seg mer på veien oppover, enn av og til å forlate sitt kontor og bruke en del av sin tid på systematisk kontaktsøk og – pleie.

Første skritt: Søke kontakt

Ca. hver annen nordmann vurderer seg selv som (delvis eller sterkt) sjenert. Han/hun er takknemlig, hvis en annen tar initiativ. Altså gjør du det fordi det slett er ikke er så vanskelig. Til syvende og sist mangler det ikke så mye på kontaktmuligheter. De er, grunnet det store antallet enslige, yrkesmessig mobilitet og nye tekniske muligheter som internett, steget i de siste årene. Men det mangler i mye større grad på evnen til å utnytte de tallrike sjansene i hverdagen. Du trenger kun å endre blikkretningen litt: Venn deg til i enhver situasjon der du befinner deg blant fremmede, å betrakt også disse under aspektet, at du også kan bli kjent med interessante mennesker.

Vis kontaktglede: I fremtiden utveksl med de menneskene du treffer i hverdagen din, to, tre setninger. Utveksl et par bemerkninger om været med postmannen/-kvinnen. Spør i køen på supermarkedet kunden bak deg, hvordan vinen som han/hun har i vognen smaker. Grav ikke ensom i hyllene på biblioteket, men spør en ansatt, om hun/han kan anbefale en bok som hun/han har lest i det siste.

Gode samtaler, finne støtte,
føle samhørighet – tilbrakt tid med venner
er den beste investeringen

Erfaringen viser: Den som viser vanlig kontaktglede, blir husket av folk. Av og til bringer dette også en nyttig vedvarende kontakt, eller et vidunderlig vennskap starter. Mange har til og med på denne måten funnet sin store kjærlighet.

Benytt kontaktbørs: Hvis du gjerne ønsker kontakt med en bestemt type mennesker: Gå der hvor disse menneskene holder til. Gå på messer eller fagseminarer hvis du vil bli kjent med en fra en spesiell bransje. Hvordan får du en innbydelse?

Ring organisatoren og si, at riktignok er du en fra utsiden, men du interesserer deg brennende for temaet eller firmaet. Du vil ikke være den eneste fremmede som straks får en innbydelse. Kjedelige pliktdeltakere har nemlig en organisator mer enn nok av på besøkslisten.

Se tilbake: Ring gamle bekjente fra skoletiden eller studietiden. Undersøk hva de har gjort. Gi et selskap, og be inn alle. Arbeidet lønner seg. De fleste vil revansjere seg med en innbydelse til gjengjeld. Og der vil du treffe nettverket til dine bekjente igjen – sjansen din til mange nye kontakter.

Small talk kunsten

Har du en eller annen gang lyttet til en samtale på et party mellom folk, som akkurat har blitt kjent med hverandre? Den ene spør hvordan salaten smaker som den andre balanserer på tallerkenen. En annen forteller hvor ofte han/hun har kjørt galt, før han/hun fant huset til verten. Og to kvinner blar i en billedbok fra Paris og småprater om sin au-pair-tid for mer enn ti år siden. Den som for første gang møtes, kjenner verken karakteren eller forkjærligheten og motviljen til sin samtalepartner. Ut ifra disse grunnene velger han/hun et samtaletema som i det store og hele utelukker misforståelser, strid og andre ergrelser. Man tester hverandre forsiktig, idet man snakker om ufarlige temaer: Selskapet, været, den siste ferien, stedet der en bor, hobbyer. Det som fra utsiden virker overfladisk, er i virkeligheten en dyktig samtaleatferd for litt etter litt å bli kjent med hverandre.

Mennesker lykkes med å få kontakt når de i felleskap i small talk finner felles overbevisninger og interesser. Er derimot forskjellene i overvekt, kan man etter et par minutters uforbindlig småprat skille seg igjen, uten å ha forulempet hverandre eller å ha vært uhøflig. Den som derimot har funnet en felles plattform, vil veksle fra small talk til dyptgående samtaler. Ut ifra fremmede blir det bekjente. Og i løpet av tiden vokser kanskje vennskap.

SLIK GJØR JEG DET

 Smileys & co.

I følge den ledende amerikanske kommunikasjoneksperten Paul Watzla -wik finnes det ved siden av saksnivået i kommunikasjonen et følelsesnivå. Og det er som regel det viktigere. For å tydeliggjøre dette også internt eller i omgang med forretningspartnere, setter vi inn smilyes i vår korrespondanse, for å støtte en tanke positivt. Eller med små tegnete Dracula-ansikter: Smilemunn nedover pluss Dracula tenner, kort kalt ”Drakis”. De tydeliggjør ergrelser eller klager, en reklamasjon. Hvis vi – og det er også en del av livet – må ergre oss over forvaltningsbyråkratiet, kundefiendelige større firmaer, ufleksible seminarhoteller og lignende.  

Vennskapsbånd: Ring hver annen dag til to av dine beste venner.
Da har du hver tiende dag kontakt med hver av de …

Pleie kontakt

Hvem har ikke allerede klaget over, at jobb og husholdning ikke tillater nok tid til venner? Mange som er alene pleier sin vennekrets bevisst – den er deres forsikring mot ensomhet og sjelelige nedturer. Minst tid for venner har fjernpendlere med familie. Det viste en studie av vitenskapsfolk fra universitetene i Mainz og Bamberg. Den som daglig arbeider åtte timer, og om morgenen og om kvelden må tilbringe to timer på toget eller i bilen, finner knapt en mulighet til å opprettholde sitt sosiale nettverk. Den som blar igjennom sin adressebok etter måneder, merker plutselig, at han/hun over lang tid ikke har hørt noe mer fra sine beste venner/venninner. Her hjelper kun en ting: bring inn litt systematikk i pleien av kontakter. Gode venner forsvinner ikke straks, hvis du ikke treffer de på noen måneder. Med litt tidsbruk holder du nettverket ditt sammen.

Pareto-prinsippet og relasjonene

Pareto prinsippet sier: Med tjue prosent innsats oppnår du åtti prosent av resultatet . Det kan du også overføre til dine relasjoner. Hvor mye tid tilbringer du med mennesker du virkelig liker?

Bare tjue prosent av relasjonene som du har, er virkelig viktige for deg og gir deg åtti prosent lykke. Akkurat disse menneskene gir du mye mindre enn åtti prosent av din oppmerksomhet, din tid.

Jeg vedder på, at …?

► Skriv opp navnet på 20 mennesker, som betyr spesielt mye for deg. De viktigste først. Nå fordeler du til sammen 100 poeng på disse relasjonene. Etter 80/20-prinsippet burde de første fire relasjonene (20 prosent) vise de fleste poengene (ca. 80 prosent).

Noter nå aktivt ved hvert navn andelen tid som du aktivt tilbringer med denne personen. Fordel denne gangen 100 tidspoeng på de 20 personene. Og nå ser du selv – er de riktig fordelt?

Og hvordan ser det ut i yrket?

Den samme øvelsen kan du gjennomføre med dine yrkessmessige relasjoner. For også her gjelder: Minst 80 prosent av nytten av yrkesmessige bånd er å føre tilbake til 20 prosent av disse allierte.

► Skriv altså opp dine viktigste 20 forretningsforbindelser, og sammenlign disse med totalen på aktive forretningskontakter, ut ifra erindring, din databank eller telefonregister.

Sannsynligvis går 80 prosent av nytten fra disse forretningskontaktene tilbake på 20 prosent av relasjonene.

► Sett nå opp en liste over mennesker som hittil har hjulpet deg mest i livet. Skriv navnene deres i rekkefølge etter viktighet, og fordel 100 poeng på de første ti. Generelt kan de folkene som har hjulpet deg mest, også gjøre dette i fremtiden.

 

BUMERANG
TIPSET

Vær aktiv!

Bumerangen kommer tilbake. Som tid, hjelp, vennskap og kjærlighet kommer tilbake, når man gir av disse. Denne kontaktpleien bør du investere i ditt nettverk:

► Del adressene dine i kartoteket ditt i to grupper: gode venner og fjerne be-kjente. Hvor mange gode venner har du? Ti? Ring hver annen dag til to av disse. På denne måten snakker du engang med hver enkelt av de hver tiende dag et kvarter til en halv time. Og hvor mange fjerne bekjente? Tretti? Bestem en dag i uka, der du ringer fem av disse i ett par minutter. En telefon-kontakt hver sjette uke er nok, for å bli husket som en fjern bekjent.

► Dine gode venner bør du personlig treffe i løpet av en til to måneder. Hvis du hver uke avtaler en kort time med de i en kafé, frisker det opp vennskapet. Dessuten treffer dere hverandre av og til en ettermiddag for en sykkeltur, i svømmebassenget, eller du hjelper til med renoveringen av boligen deres.
► Dine fjerne bekjente ber du en gang i året inn til et fødselsdagsselskap. Gjennom dette treffer du de to ganger i året: engang på din fødselsdag og en gang på deres fødselsdag når du tar i mot deres innbydelse. 

 

bum150

Fra boken «Bumerang prinsippet – mer tid til lykke» av Lothar J. Seiwert

Copyright © 2009 SIMPLIFY

Del på bloggen

Bookmark and Share

Hva som venter deg som life-leader / Balance your life

Menneskene har lært å utnytte tiden sin optimalt. Imidlertid har de glemt noe – familie, venner, letingen etter hensikten og fremfor alt å holde livet sitt i likevekt. Den som retter livet sitt mot å klare mest mulig, på så kort tid som mulig, kommer raskt inn i burn-out-fella. Imidlertid kommer det i vår akselererende verden mye mer an på å holde en sunn balanse, for å ivareta alle viktige livsområder.

Du kjenner sikkert følgende situasjon: Du har ennå mye å gjøre. Til tross for dette er du sikker på, at du vil klare alt innen tidsfristen. Men så skjer det uventede. Lederen din står i døra og sier, at du må få gjort ferdig prosjekt xy til i morgen. Eller: Barnet ditt blir syk. Og så må du snu om på tidsplanen din. Men ikke bare det. I tillegg er du involvert i en indre konflikt. Hvordan reagerer min livsledsager, når jeg igjen ringer han eller henne og sier: »Jeg er lei for det, men det blir litt senere idag …«? Eller: Hvordan reagerer lederen min og mine kollegaer, når jeg igjen må bli hjemme pga. et sykt barn?

Du er bevisst: Selv hvis jeg utnytter tiden min effektivt og planlegger livet mitt intensivt, klarer jeg ikke å møte alle de kravene som blir stilt til meg.

Jeg fører ikke et full-verdig liv, men dagene mine er stadig mer fylt-opp.

Travelt

Travelt

Jeg stresser fra en termin til den andre, men til tross for dette kommer noe til kort. Hvis det ikke er arbeidet eller venner, da er det muligens behovet for regelmessig å drive sport, for å holde seg i form. Eller mitt behov for å lene meg tilbake og lese en god bok, for å tanke kraft og idéer.

Slik føler flere og flere mennesker det. Det er ingen tilfeldighet og heller ikke et uttrykk for individuell fiasko. Det er mer et fenomen i vår tid. Den er preget av stadige forandringer. Det som gjelder i dag, er foreldet i morgen. Vi blir konfrontert, både privat og yrkesmessig, med tilsvarende mange nye krav og utfordringer. Egentlig burde vi lene oss tilbake og spørre oss selv om:

·                Hva vil jeg?

·                Hva er virkelig viktig for meg?

·                Og hvordan kan jeg i fremtiden nå mine mål?

 

Fanget

Fanget

Men ofte mangler vi tiden og fred og ro til dette. I vårt non-stop-samfunn blir det stadig stilt krav til oss om alltid å være tilgjengelig. En bevisst tilbaketrekning blir stadig vanskeligere.

Og naturligvis skal vi være fleksible og mobile – spesielt når det gjelder jobben. Der skal vi ikke bare tilpasse arbeidstiden vår til firmaets behov, men dessuten i morgen arbeide i Bergen og over i morgen i Chicago. Denne graden av fleksibilitet og mobilitet blir ikke bare forventet av oss, men også av vår familie.

Hvem forundrer det, at flere og flere mennesker har problemer med å ivareta balansen mellom de fire livsområdene »arbeid/ prestasjon«, »kropp/helse«, »familie/kontakt« og »hensikt/ kultur«. Regelmessig tvinger omstendigheter i livet vårt, oss å rette fokuset vårt ensidig mot et av de fire livsområdene. Blir dette en varig tilstand, da er veien til en krise mht. hensikten med livet, til utbrenthet, til hjerteinfarkt eller til å hoppe av, ikke langt vekk.

Mange krav som blir stilt til oss, og ønsker og behov som vi har, lar seg i dag vanskelig eller overhodet ikke forenes. Så lar det seg f.eks. vanskelig realisere, at begge livsledsagere gjør en toppkarriere og samtidig på sikt fører et harmonisk forhold.

Krav

Krav

Også de krav som arbeidslivet og foreldrerollen stiller, er ytterst vanskelige å mestre. Her hjelper selv den beste tids- og selvstyring ikke noe videre i livets hverdag. Dette fordi den neglisjerer, at vi alltid må avstemme vår livsplanlegging med andre mennesker, som er viktige for oss og som vi er avhengige av, da disse på samme måte har sine egne interesser.

Det er et faktum, at vårt liv i fremtiden vil være kjennetegnet av broer – samme hva det dreier seg om, (Tvungen) yrkes-, steds- eller arbeidsgiverveksel eller atskillelse fra en livs-(ekteskaps-)partner. Desto viktigere er det, at vi har klare forestillinger, har utviklet en visjon hvordan vi kan utforme vårt liv aktivt, og utviklet strategier for å styre unna mulige kriser og å føre et fullverdig liv.

Dette kan life-leadership-konseptet hjelpe deg med. Konseptet vil hjelpe deg til å ivareta balansen i livet ditt i en verden preget av forandring. Idet du stoler på dine ferdigheter og evner til å utforme livet ditt aktivt og på eget ansvar. Konseptet hjelper deg til ikke å forveksle frihet med uavhengighet, og lærer deg å akseptere din (emosjonelle) avhengighet av mennesker som du elsker. Bare hvis vi målrettet pleier våre relasjoner, kan vi tilegne oss kraften som vi trenger for å mestre de utfordringer som vi blir stilt ovenfor.

bal150

Fra boken «Balance your life» av Lothar J. Seiwert

Copyright © 2009 SIMPLIFY

Del på bloggen

Bookmark and Share