Helhetlig tids– og livsstyring: Work-life-balance (2)

»Om noe er gift eller botemiddel.

bestemmes alene av dosen.«

Hippokrates

Din personlige livs-balanse

La oss anta at summen av alle fire livsområder er 100 prosent. Betrakt din nåværende livssituasjon. Men ikke betrakt din ønskede situasjon, men din virkelige situasjon:

• Hvor mange prosent av din aktive tid, energi og oppmerk-somhet, altså din tid når du er »våken« (ca. en tredjedel »søvn« tas ikke hensyn til), bruker du på området arbeid og prestasjon?
• Hvor mange prosent investerer du i din kropp og helse?
• Hvor mange prosent reserverer du for familie og kontakter?
• Hvor mange prosent reserverer du for hensikt- og fremtidsorienterte spørsmål?

Del de 100 prosentene muligst spontant og raskt på de fire om-rådene. Jo lengre du tenker og overveier, desto mer urealistisk blir resultatet!

Hvordan er resultatet for din livsbalanse XE «Livsbalanse»
? På området arbeid/prestasjon er resultatet ofte verdier omkring 50, 60 eller 70 prosent, ofte til og med mer. Derimot blir det under rubrikken hensikt kun nevnt bare 5, 10 eller 15 prosent – hvis overhodet. Vi lever nemlig ikke i et hensikts-, men i et prestasjonssamfunn.

Da de fleste av oss er yrkesaktive, faller verdiene tilsvarende høyt i prestasjonsområdet. Disse rent kvantitative forskjellene er ved første blikk altså helt normalt. Man kan ikke løse balanseproblematikken rent aritmetisk, etter formellen »100 delt på antall livsområder er lik fire like deler på 25 prosent«.

Men hvis det først er en sterk ubalanse på et eller to livsområder, så virker disse nødvendigvis inn på de andre områdene:

• For mye på området arbeid/prestasjon kan føre til psyko-somatiske forstyrrelser på området helse, til konflikter i familien og i vennekretser eller til og med en krise mht. hensikten med livet.
• Konsekvensene av en ensidig fokusering på kropp og ytelse viser seg hos mange sportsstjerner, som stadig er skadet, som forsømmer privatlivet og en eller annen gang ikke ser hensikten i denne blindveien av ufrihet.
• Likeså ender den som ene og alene søker etter livets hensikt og permanent befinner seg på bevissthetsutvidelsestur. Høyst sannsynlig i en mørk blindvei eller hos en dubiøs sekt.

Den personlige velbehagsbalansen med henblikk på de fire livsområdene blir høyst forskjellig interpretert, og det nemlig i subjektiv tidskvalitet. En time konsertbesøk om kvelden flyr utrolig fort og er en nytelse, mens å fylle ut underlag for den »godt likte« selvangivelsen helt enkelt ikke synes å ta slutt.

Nøkkelen til suksess ligger i balansen mellom alle fire livsområdene, work–life-balance. 

_______

Helhetlig tids– og livsstyring: Work-life-balance (1)

»Om noe er gift eller botemiddel.

bestemmes alene av dosen.«

Hippokrates

»Dette har jeg dessverre ikke tid til i øyeblikket!« – Hvor ofte har vi ikke hørt denne unnskyldningen eller brukt den selv? Hos mange mennesker er forholdet mellom yrkes- og privatliv forlengst kommet ut av balanse. En god venn fortalte meg om en hendelse som hadde gjort ham ettertenksom:

For kort tid siden ringte en gammel klassekamerat meg. Jeg hadde ikke hørt noe fra ham på lenge. Nå ligger han på sykehuset – hjerteinfarkt med 43. Hans kone hadde nesten skilt seg fra ham. Aldri hadde han tid til barna, alltid gikk jobben foran. Nå endelig tenker han alvorlig etter, hvordan han fremtidig kan utforme livet sitt mer hensiktsmessig.

Den ensidige kroniske favoriseringen av et livsområde fører nødvendigvis til problemer i andre, like viktige områder.

Helhetlig tids- og livsstyring forfølger målet, ikke bare med å vinne tid til alle viktige

livsområder – yrke, familie, helse og spørsmålet om hensikt,

men å bringe og holde disse fire områdene i – work-life-balance.

Viktige impulser for dette forsøket er å føre tilbake til Nossrat Peseschkian, som i sine transkulturelle undersøkelser utarbeidet fire innflytelsesfaktorer på balansen mellom yrkes- og privatlivet:

 Livsbalanse modellen (etter Peseschkian/Seiwert)

De enkelte livsområdene er avhengige av hverandre. En tidsmessig fremhevelse av et livsområde, fører nødvendigvis til en forsømmelse av de andre områdene: Gjennom den ensidige betoningen på det yrkesmessige området, blir ikke bare private kontakter forsømt, men også egen helse og personlig hensikts- og verdiorientering. Prestasjon og motivasjon vil før eller senere synke raskt. Tilslutt blir det ut av »mer« heller »mindre«.

_______

Fra tidsstyring til livsstyring (4)

»Man kan ikke gi livet flere dager,

men dagene mer liv.«

Amerikansk ledervisdom

Fra »time is money« til »time is life«  (2)

Effisient vil si å gjøre tingene riktig – effektivitet vil si å gjøre de riktige tingene.

Den som selv tror, at ved anskaffelsen av en tidsplanlegger eller et besøk i et tidsstyringsseminar vil en virkelig ha mer tid, den tar voldsomt feil. Sikkert vil det lykkes deg å arbeide, mer effisient, men ikke ubetinget mer effektivt. Avgjørende er det i hvilke oppgaver du investerer din livstidskapital: Bare, hvis du gir gjøremålene dine et høyere hensikt, blir tidsstyring til livsstyring.

Mellom det nederste planleggingstrinnet i en enkel terminkalender og det øverste trinnet i en helhetlig tids-, mål- og selvstyring, som er rettet mot yrkesmessige og personlige livsmål, kan man komme overens om forskjellige utviklingstrinn.

Trappen nedenfor viser fra trinn 0 til 3 statusen som de fleste befinner seg på: Terminer, ofte også to-dos blir kontinuerlig notert og mer eller mindre konsekvent gjennomarbeidet. Profesjonelle benytter til dette en tidsplanlegger (trinn 4). De færreste formulerer imidlertid skriftlige mål for året (trinn 5) eller kan beskrive sin livsvisjon (trinn 6). Og nesten ingen har tiden sin og dermed livet sitt under en slik kontroll, at deres kortsiktige dagsaktiviteter er i overensstemmelse med deres langsiktige livsmål (trinn 7). Hvordan du skal klare å nå 7ende trinn får du vite i de følgende kapitler.

 Utviklingstrinn fra terminkalenderen til helhetlig tids-, mål- og selvstyring  

_______

Fra tidsstyring til livsstyring (2)

»Man kan ikke gi livet flere dager,

men dagene mer liv.«

Amerikansk ledervisdom

Fra »time is money« til »time is life«  (1)

»Time is money«, til norsk: »Tid er penger« – denne vel mest kjente tesen om tid går tilbake til Benjamin Franklin. Franklins materialistiske, kvantitative innstilling til »tid« bør vi stille opp imot en annen, kvalitativ betraktningsmåte: »Time is life«, fordi tid er vesentlig mer verdifull enn penger, tid er uerstattelig: »Tid er liv!«

Penger, som du har mistet, kan du alltid vinne tilbake – tid derimot ikke. Hvis noen vil stjele 2000 NOK fra deg, vil du forsøke med alle midler å forhindre dette – hvis derimot noen stjeler to timer fra deg, lar de fleste det som oftest skje: Selv Napoleon visste allerede »De eneste tyvene, som ikke blir straffet i samfunnet vårt, er tidstyvene«,

Kjerneproblemet i tidstyringen ligger i det faktum, at vi underkaster oss den operative hektikk i arbeidsdagens stress, og på den måten altfor lett mister livsvisjonen vår og prioritetene ut av syne. Alle vil straks alt av oss, helst i går. De virkelige viktige sakene må vi forskyve til senere. Dette vil vi sørge for å få gjort, når vi endelig »har tid«. Men denne personlige tiden har vi i grunnen aldri!

Operativ tidsstyring forsøker å kurere symptomene, men fjerner ikke de sanne årsakene til vårt tidsproblem! Terminkalendere, organisatorer, tidsplanbøker og multifunksjonelle office-programmer hjelper oss med å mestre vår hurtige arbeidsdag. Med intelligente formularer for dagsplaner, to-do-lister og prosjektoversikter får vi uten tvil arbeidstiden vår under bedre kontroll: Vi planlegger regelmessig og forutseende dagen vår, setter entydige prioriteter og går konsekvent om med forstyrrelser og tidstyver. En slik praktisk tidsstyring er egnet til en vedvarende forbedring av vår effisiens: Vi gjør det vi gjør riktig. Men hvis vi imidlertid konsentrerer oss om de gale aktivitetene, er vi som før under tidsstress – imidlertid vesentlig mer profesjonelt organisert! Eller sagt på en annen måte: »Still confused, but on a higher level.«

Har du arbeidet mer enn 70 timer denne uken, tilbakelagt over 2 000 kilometer på veien og besøkt 37 kunder? Synes du det er en flott prestasjon?

Åpent blir det hva du virkelig har oppnådd på denne tiden – og det er ikke spørsmålet om effisiens, men effektivitet. Peter F. Drucker, faren til moderne ledelse i 60 årene og som var motstander av »let’s do a litle bit of everything«, krevde fortrinnsvis å konsentrere seg om de avgjørende prioritetene: »First things first« (The Effective Executive). Effektivitet betyr dermed ikke å underkaste seg blind aksjonisme, men å gjøre de riktige tingene.

Forestill deg, at en bunt med pengesedler faller ned på gulvet foran deg:

En 1000 kroners seddel og mange 50 kroner sedler. Hvilke ville du raskest mulig gripe, hvis også andre straks ville kunne gripe de? – Naturligvis den store pengeseddelen!  Det er »effektivt«, og slik gjør andre også!

Men hva gjorde du sist uke på jobben? Konsentrerte du deg om de »store sakene«, »big points«, eller sløste du bort tiden med mange små bagateller?

Effisient vil si å gjøre tingene riktig – effektivitet vil si å gjøre de riktige tingene.

_______

Fra tidsstyring til livsstyring (1)

»Man kan ikke gi livet flere dager,

men dagene mer liv.«

Amerikansk ledervisdom

Tidsstyring er egentlig en selvmotsigelse i seg selv. Grunn: Vi kan ikke »styre tiden«, kun oss selv. Tidsstyring betyr altså selvstyring XE «Selvstyring» . Tiden renner kontinuerlig, ubønnhørlig, ikke til å influere på. Prøv og stopp for et par sekunder: Hva hendte akkurat nå? Livsuret ditt løper igjen et stykke videre – uopprettelig! Forferdelig? Samme hva du tenker om dette, samme hva du føler: Du kan ikke dreie livsuret ditt tilbake. Men du kan pro-aktivt utforme omgangen med tiden etter dine forestillinger – eller i det minste forsøke!

»Livet er altfor kort til å drikke dårlig vin«, lød et reklamebudskap til den tyske vinindustrien. Gjør det også bevisst for deg selv: I dag er den første dagen i resten av ditt liv, som du kan begynne med en ny tidsbevissthet! Letingen etter den personlige hensikten med livet blir stadig viktigere i livs- og dermed også i tidsstyringen for mange mennesker: I dag betyr tidsstyring mye mer enn å sortere posten etter prioriteter. Tidsstyring er selvstyring og aktiv livsutforming eller life-leadership®. Hvorvidt vi heller omgåes tiden selv – fremfor fremmedbestemt, er fremfor alt avhengig av oss selv. Sikkert er det, at vi ikke alltid kan influere på omverdenen, slik vi gjerne ønsker, men sannsynlig-heten for å kunne gjøre det, utgjør alltid mer enn null prosent. Tidssuverenitet betyr å utforme tiden din, og dermed livet ditt etter dine egne forestillinger og ønsker – naturligvis innen egne rammebetingelser. Og: Du kan forandre disse rammebetingelsene! Tidsstyring i en hurtig verden betyr altså å leve i rytme, isteden-for tempo og konsentrere seg om det virkelig viktige – både yrkesmessig som også privat: Balancing your professional and personal life. Time management blir dermed mer til life-leadership, en utvikling som også Stephen Convey overbevisende har beskrevet i sine bøker. _______

 TimeShift – forandringer i tidsstyringen (21)

Teksten stammer fra Ann McGee-Cooper, Dallas/Texas og har blitt bearbeidet av Lothar J. Seiwert.

Veier til fleksibel tidsstyring (4)

Hvis du er en typisk høyrehjerneorientert, divergent menneske, kan du prøve så ofte du vil å følge reglene til den klassiske tids-styringen – du vil aldri lykkes. Ikke fordi du ikke forstår reglene, men fordi det ikke vil lykkes deg å bruke disse konsekvent. Og det er det avgjørende punktet!

Den klassiske tidsstyringen bygger på konvergent tenkning – laget av konvergente mennesker for konvergente mennesker. Hos disse fungerer alt dette også storartet. Disse reglene klinger også meget løfterike for det typisk divergente menneske, men passer imidlertid ikke til dennes tanke- og atferdsmønster. Personen er dermed nødvendigvis forutbestemt til å mislykkes.

Eller omvendt: Skulle tidsstyring bestemmes ved hjelp av divergente kriterier, ville de være fullstendig ubrukbare for venstrehjerneorienterte, konvergente mennesker.

Det er nå en gang slik, at de klassiske tidsstyringsreglene ganske enkelt passer på noen, men ikke andre. Det vil ikke si, at reglene er riktige eller gale. Det betyr bare, at vi trenger fleksible regler, som er en gevinst for alle. Men hvordan kunne så slike regler se ut?

Regel 4: Følg planleggingen din

Å lage en plan og konsekvent forfølge den er uten tvil lettest for konvergente personer. Imidlertid for divergente mennesker er det knapt mulig å få bukt med den. Gleden ved å starte på nytt, friske ideer og veksling av retning tilhører en divergent arbeidsstil, men ikke rutinearbeid og slett ikke en konsekvent omsetning av planer:

• Et konvergent menneske spør seg: »Hvorfor finne opp hjulet på nytt? Det er jo absolutt tidssløseri.«
• Et divergent menneske må imidlertid alltid finne opp hjulet på nytt. Bare slik kan han/hun motivere seg på nytt og unngå lammende rutiner.

Hemmeligheten med en divergent tidsstyrer ligger altså i permanent å forandre ordenssystemene.

Ann McGee-Cooper: »Hver 14 dag besøker jeg en kontorrekvisita forretning og kjøper alt, som jeg liker spesielt godt. Det kan være funksjonelt eller bare til lek: Flotte skrivesaker eller røde binders, som holder sammen min to-do-liste og post-it-lapper. Noen av mine kjøp benytter jeg ikke lenge, med andre eksperimenterer jeg bare. Den største gevinsten ligger i det faktum, at jeg snakker til mitt indre »lekende småbarn« og lekende kan vinne tid til ubehaglige saker som orden og tidsplanlegging.«

Selv om det for et divergent menneske koster noe og være i godt humør når en skaper orden – så er det verdt prisen!

Konvergente mennesker kjøper bare noe hvis de virkelig trenger det. I motsetning til dette kjøper divergente mennesker ofte saker, som de overhodet ikke trenger og som de ikke vet hva de brukes til – helt enkelt bare fordi de liker de.

Divergente mennesker må av og til tillate seg slike kjøp. Likevel bør de ubetinget sette seg en grense – 500 NOK i måneden, for å være høyst motivert, organisert og målrettet. En investering lønner seg! »Kreative kjøp« virker ytterst positiv på energi, konsentrasjon og produktivitet og kan doble betalingen.

_______

 TimeShift – forandringer i tidsstyringen (18)

Teksten stammer fra Ann McGee-Cooper, Dallas/Texas og har blitt bearbeidet av Lothar J. Seiwert.

Veier til fleksibel tidsstyring (2)

Hvis du er en typisk høyrehjerneorientert, divergent menneske, kan du prøve så ofte du vil å følge reglene til den klassiske tids-styringen – du vil aldri lykkes. Ikke fordi du ikke forstår reglene, men fordi det ikke vil lykkes deg å bruke disse konsekvent. Og det er det avgjørende punktet!

Den klassiske tidsstyringen bygger på konvergent tenkning – laget av konvergente mennesker for konvergente mennesker. Hos disse fungerer alt dette også storartet. Disse reglene klinger også meget løfterike for det typisk divergente menneske, men passer imidlertid ikke til dennes tanke- og atferdsmønster. Personen er dermed nødvendigvis forutbestemt til å mislykkes.

Eller omvendt: Skulle tidsstyring bestemmes ved hjelp av divergente kriterier, ville de være fullstendig ubrukbare for venstrehjerneorienterte, konvergente mennesker.

Det er nå en gang slik, at de klassiske tidsstyringsreglene ganske enkelt passer på noen, men ikke andre. Det vil ikke si, at reglene er riktige eller gale. Det betyr bare, at vi trenger fleksible regler, som er en gevinst for alle. Men hvordan kunne så slike regler se ut?

Regel 1: Brainstorming istedenfor »to-do-lister«

Å lage en to do liste – for konvergente personer er lett. De strukturer og reduserer sine lister allerede, før de skriver de ned. Det er virkelig lett for de å konsentrere seg om de virkelig viktige sakene. Slik oppstår på kortest mulig tid en godt gjennomtenkt aktivitetsliste, som deretter kan gjennomføres punkt for punkt.

Når divergente personer overhodet lager en to-do-liste, gjør de det helt spontant, mens de samtidig beskjeftiger seg med uttallige andre oppgaver. Allerede før de overhodet griper til pennen, foretar de alle mulige sidesprang, tenker på den ene, så den andre oppgaven, på sin neste ferie eller sitt ulønnede tillitsverv.

De noterer her og der et par stikkord. De lager ingen to-do-liste, men begir seg inn i «Brainstorming»s-prosess. Selv om de til slutt slett ikke holder noen brukbar aktivitetsliste i hånden er de tilfredse, fordi de har utviklet en mengde nye ideer, og det er det som virkelig teller for dem.

_______