Tredje skritt: Være offensiv (15)

Fra det som haster til det viktige (6)

Om viktige og pressende oppgaver (5)

Workshop: Si nei

Gjør det klart for deg selv, at du ikke har nok tid til å gjøre alt det du kan gjøre, og hva andre gjerne vil av deg. Sørg for at du utnytter tiden til å gjøre det som er viktigst for deg og som bringer deg nærmere målene dine. Tid til dette kan du bare vinne ved at du sier nei til uviktige saker, og lar være å gjøre dem.

Si nei: Jeg bestemmer meg i fremtiden for å si nei til følgende forespørsler, oppgaver eller forventninger til meg, for igjen å kunne konsentrere meg om mine egne verdier og mål:

1. ________________________________________________
2. ________________________________________________
3. ________________________________________________
4. ________________________________________________
5. ________________________________________________

Kaste vekk: Jeg bestemmer meg de neste dagene til å kaste vekk følgende gjenstander for igjen å skaffe plass, slik at jeg kan beskjeftige meg om mine virkelige mål:

1. ________________________________________________
2. ________________________________________________
3. ________________________________________________
4. _______________________________________________
5. _______________________________________________

Tredje skritt: Være offensiv (14)

Fra det som haster til det viktige (5)

Om viktige og pressende oppgaver (4)

Hver viktig oppgave som du ikke gjør ferdig, blir til en oppgave som »haster og er viktig« (kvadrant-1-oppgave). En viktig medarbeider som ikke får den nødvendige oppmerksom-heten, forlater firmaet. Samtidig oppstår et annet viktig problem, nemmelig innarbeidingen av hans/hennes etterfølger.

Kvadrant-2-aktiviteter har ett til felles: Hvis man ikke bruker sin tid på dem, skjer foreløpig ingen ting. Det er lumskt.  Passer du ikke på ernæring eller fysisk form? På grunn av det faller du ikke straks død om. Men langsiktig blir du oftere syk, tåler mindre belastning osv.  Planlegger du ikke neste karriereskritt? Du vil antagelig stadig vekk ha mye å gjøre og eventuell undre deg over, at yngre krefter på stadig mindre tid avanserer forbi deg. Karriereplanlegging haster prinsipielt ikke – men kan være uhyre viktig.

Selvsledelses-matrisen: Resultater

Tilrettelegg foreløpig dine oppgaver til tilsvarende kvadranter. Oppgaver som er viktige og som haster er de såkalte kvadrant-1-oppgavene og har høyst prioritet. Du bør gjøre disse selv og straks.

For kvadrant-2-oppgaver bør du planlegge regelmessig mye tid. 

Dette forebygger massiv stress. Lag for eksempel et system der du tar grep om økonomien din, før banken din må legge frem en saneringsplan for deg. Eller arbeid konsentrert hver torsdag hjemme med de viktigste sakene, avskjermet fra hverdagens hektiske aktivitet. For oppgaver som gjentar seg er det til stor hjelp med en treningsplan for året.

Kvadrant-3-oppgaver som bare haster bør du, hvis det er mulig, delegere, hvis ikke til og med unngå.  Skaff deg for eksempel tidssoner der du ikke blir forstyrret, i det du for en begrenset tid overlater alle telefoner til telefonsvareren.

Surfing på internett, velge ut reklamegaver, bla i interessante kataloger, fagtidsskrifter – disse typiske kvadrant-4-oppgaver øver intet press. Det er avslappende aktiviteter. Jeg har flere dager ledsaget toppledere, og de virket i alt det de gjorde meget beskjeftiget og viktig. Ved nærmere betraktning viste de hvordan de hendig hadde integrert slike kvadrant-4-oppgaver for avslapning i sin hverdag. Vårt forslag: Planlegg bevisst maksimalt 10 prosent av din tid til slike aktiviteter, men overskrid ikke denne grensen.

Og nå til spørsmålet: Hvilken kvadrant er ansvarlig for suksessen i livet ditt? Riktig, det er kvadrant 2.

Derfor: Arbeid hver dag med en langsiktig kvadrant-2-oppgave. Du må ved siden av hverdagens oppgaver også tenke på de »strategiske« viktige oppgavene og målene. Bare slik frembringer du allerede i dag suksess for i morgen!

Tredje skritt: Være offensiv (13)

Fra det som haster til det viktige (4)

Om viktige og pressende oppgaver (3)

Det er forbausende hva som skjer av positive ting når man tar seg tid til kvadrant-2-aktiviteter. Det er typisk at ledere investerer 10 til 30 prosent av tiden sin i denne kvadranten. Det er fullstendig klart: Når du kun reduserer de andre tre kvadrantene om få prosentpunkter, og investerer disse istedenfor i kvadrant 2, forandrer livet ditt seg dramatisk!

Jeg kjenner to ledere, den ene stresset og i dårlig humør, alltid travel. Egentlig lever han på kanten til utbrenthet; han trenger regelmessig »psychopharmaka«. Hans liv er som en brannøvelse. Stadig synes det å gå om liv og død. Han arbeider dag og natt. Hans ekteskap eksisterer bare på papiret.

Hans kollega, samme bransje, samme alder, samme medarbeiderantall, samme produkt, arbeider i gjennomsnitt 50 timer per uke. Men han virker rolig, harmonisk, reflektert og konsentrert.

Selvstyrings-matrisen: Aktiviteter

Han har fremdeles blikket for det enkle, den nye frisyren til medarbeideren, tid til en kort samtale med naboen.

Når man blir kjent med begge, merker man at den siste ofte og konsentrert er i aktivitet i kvadrant 2. Han planlegger mye og intensivt, og har bygget opp sine medarbeidere med et langsiktig perspektiv, mens den andre på grunn av tidspress som oftest har degradert disse til mottakere av ordrer.