Diktaten av det som haster

Alle blir vi behersket av diktatene av det som haster. Aktiviteter som haster er som regel forbundet med prioriteter og terminer fra andre, som presser oss til å gjøre sakene så raskt som mulig. Bak pressende saker stikker det alltid et visst press utenifra.

Pizzabudet

Dette presset har som resultat, at våre prioriteter blir underordnet diktaten av det som haster: Vi styrter oss over oppgavene som haster – og ofte blir det helt enkelt ingen tid til de strategisk viktige, men ikke pressende B-oppgaver. Enhver vil ha alt straks, helst i går!

Naturligvis forholder også vi selv oss oftest slik. Hvem venter vel gjerne lenge? Når vi vil noe, da straks! Særdeles sterk er vi underkastet diktaten av det som haster i vår arbeidshverdag. Ingen har råd til å la sine ledere eller sine kunder vente lenge på noe:

·         Når noen vil avtale en termin med deg, ønsker han eller hun å treffe deg straks.

·         Når en kunde kommer med en forespørsel, ønsker han eller henne å få et svar straks.

·         Når din leder delegerer en oppgave til deg, så vil han/hun at denne gjøres straks.

·         På den annen side hvis du selv ønsker noe av andre, da vil du også dette straks.

Vi kan ikke alltid trekke oss vekk fra diktaten av det som haster. Men vi kan forsøke å skaffe oss alburom. Still opp personlige interne terminer imot eksterne terminer fra andre.

Reserver regelmessige tidsvinduer eller terminer for deg selv og benytt disse til å bruke tid på dine prioriteter og mål.

Det er nå engang slik, at vi ikke kan øke tiden vår. Men vi kan sette våre prioriteter slik, at vi vinner mest mulig tid for oss selv og for de sakene som virkelig er viktige for oss.

Proaktiv prioritets-matrise Mer tid for B, mindre tid for C

Prioritetsmatrisen

Prioritetsmatrisen

 Den største delen av tiden vår vier vi til de uviktige, men saker som haster fra kvadranten C. Vi tror, at vi ikke bare må gjøre disse sakene selv, men også så raskt som mulig. Bare hvis du reduserer radikalt her, slipper løs, delegerer eller lærer å si nei, har du en sjanse til å konsentrere deg om sakene fra kvadrant B, de viktige sakene i livet ditt.

Hemmeligheten til folk som lykkes, ligger i det faktum, at de konsentrerer seg ved mål- og tidsstyring på aktiviteter i kvadrant B, og invester så liten tid som mulig på pressende, men uviktige saker fra kvadrant C.

Men likegyldig hvor perfekt du planlegger. Du vil aldri klare det helt, og ikke ha noen oppgaver i kvadrant A. Det vil alltid finnes noe, som du egenhendig og straks må ta deg av. Som oftest haster først viktige begivenheter, når noe går galt.

Uforutsette ting hender alltid.  Men det er de helt normale uforutsette hendelser i hverdagen. Fritt etter mottoet»planlegging vil si å erstatte tilfeldigheter gjennom feilslutninger«. Men hvis det lykkes deg å ikke konsentrere deg mer om de uviktige oppgavene i kvadrant C, så vinner du tid som du trenger når viktige saker plutselig haster.

Ved hastesaker bør vi bare reagere, slik at vi ved viktige saker kan agere.

Konsentrasjon på det viktige og ikke på det som haster er altså av stor strategisk betydning for den personlige tids- og målstyringen.

nar150
 
Fra boken «Når du har det travelt, gå langsomt» av Lothar J.Seiwert
 
Copyright © 2009 SIMPLIFY

Del på bloggen

Bookmark and Share

Sorter arbeidsstedet ditt

Mennesket kan overvinne enorme vanskeligheter, det kan utvikle enorm styrke, og har konstruert teknikker for å kunne beseire store fiender. Men, alltid en ting om gangen. Den som ikke vet hvor han/ hun skal starte blir motløs. Den største belastningsfaktoren for vår sjeler er flere belastninger på en gang. Dette gjelder for alt vi gjør. Om du ikke vet hvor du skal starte, kommer du heller ikke forover. Hvis du ikke vet hvor du finner tingene på skrivebordet ditt, sløser du bort tid med å lete, og skaper kaos i hjernen din.

Hvis du erfarer en krise allerede når du betrakter arbeidsområdet ditt, og kaoset representerer en ugjennomtrengelig jungel for deg, bør du først ty til metodene som vi her introduserer. Fire- kvadrant-metoden( Eisenhower-matrisen) har vist seg å være ytterst virkningsfull som en nødaksjon for spesielt utsatt skrivebordskaos.

Tomt bord- metoden

Å rydde opp ”litt” bringer ikke noe. Å skape orden på et hjørne av skrivebordet, å sortere saker fra høyre til venstre i en hylle, vil riktignok stadig bli gjort, men å rydde opp på en virkningsfull måte, kan du bare gjøre etter prinsippet ”fullstendig eller ikke”. Tørk støv av den nye tomme plassen og gled deg over den frie plassen. Selv om det deretter oppstår kaos på gulvet: Det lønner seg. Kun slik inkluderer du din viktigste hjelper: Din underbevissthet. De fleste opprydningsaksjoner begynner med en beslutning i hjernen: ” Jeg må vel…” Mange mennesker aner dermed allerede, at det blir vanskelig med realiseringen av denne oppgaven. Vår ”mage”, vår tiltakslyst, vår utholdenhet, alt det som ligger dypt inne i oss, sperrer seg. Forklaringen er enkel: Vår underbevissthet reagerer ikke på logisk innsikt, men på bilder. Det kjenner vi alle fra drømmene som finner sted hver natt i kommunikasjonen mellom det bevisste og ubevisste. Der blir det arbeidet med bevegelige bilder, 3-D og i farger, med lyd, lukt og følelser.

Utnytt dette, idet du tilbyr underbevisstheten, f.eks ved opprydningen av den tomme skrivebordsplassen. Rydd opp absolutt alt, få skrivebordsflaten med møbelolje til å glinse og gled deg over synet. Så flott og klar kan arbeidsplassen din være! Så enkelt kan livet ditt bli! Det hele er naturligvis ingen virkelig opprydnings-aksjon, da hele kaoset fremdeles lagres på gulvet. Men det er et uunnværlig skritt, da du meget omhyggelig velger ut hva som skal tilbake på den verdifulle arbeidsflaten på skrivebordet ditt (støttet opp om av underbevisstheten din).

Ta spesielt hensyn til området direkte foran deg. I feng-shui, den fjernøstlige læren om riktig møblering er ”fremtidssiden” visjonenes retning. Der skal du stille opp et behaglig symbol som gir deg mot, ikke bare stable de oppgavene som må bli gjort, som dessverre mange mennesker gjør. Dette fordi det er demotiverende å stadig stirre på arbeidsoppgaver som er ubehaglige – det forstår man egentlig også uten de gamle kineserne. Plasér slike oppgaver heller ved siden av deg eller bak deg.

Fire-kvadrant-metoden

Denne metoden gjelder som arbeidshemmelighet for mange av USAs presidenter, og ble også populært kjent som ”Eisenhower-regelen”. Dette er simplify-versjonen for krisesituasjoner:

Del et tomt bord inn i fire områder (ikke skrivebordet ditt, men et bord ved siden av det), eller hvis det er nødvendig, bruk gulvet. Deretter arbeider du deg konsekvent, i urviserens retning, igjennom papirene i skrivebordsjungelen din, og fordeler hvert papir etter reglene som gjelder for de fire områdene til det ikke
lenger ligger et eneste papir på skrivebordet.

Sorter arbeidsstedet ditt

Sorter arbeidsstedet ditt

 Vær konsekvent, la deg ikke distrahere, og stol på at dette arbeidet vil fylle deg med enorm energi og begeistring etter en første fase hvor du føler at ”dette klarer jeg ikke”.

De fire områder er som følger:

1. Kaste vekk

Den første kvadranten er for alt du kaster. Ideelt sett bør du anbringe en stor beholder der. Her er en liste av unødvendige papirer som gir deg ideer til å kaste flere ting:
 
·         gamle reisebrosjyrer

·         aviser mer enn en uke gamle

·         kataloger mer enn seks måneder gamle

·         tidsskrifter utenom noen artikler du trenger på lang sikt

·         foreldet brevhodepapir

·         kart mer enn tre år gamle eller kart fra land du ikke vil besøke de to neste årene

·         papirer fra skole eller høgskole

·         gamle julekort

·         omtrent halvparten av barnas tegninger, som du har blitt glad i  (bare behold de fl otteste – det øker verdien!)

·         veggkalendere fra tidligere år

·         oppskrifter som du aldri tar i bruk

·         instruksjoner for utstyr som du ikke lenger har

·         garantier som er eldre enn garantitiden.

Du vil bli forbauset over hvor mye stoff som er utgått på dato!

2. Gi videre

Den andre kvadranten er for alt som du kan sende til andre for behandling. Her ville det selvfølgelig være av stor fordel om du var USAs president med medarbeiderstaben i det hvite hus til rådighet. Men kanskje har du for mye på skrivebordet ditt, fordi du ikke liker å bry andre mennesker og ordner opp i ”småting” selv. Når du bruker opprydningsaksjonen i henhold til Eisenhower, må du forandre dine egne vaner og delegere arbeid rigorøst. Inkludèr alle som du kan tenke deg: kollegaer, medlemmer av familien, noen fra et studentbyrå for raske tjenester, eller få hjelp av et firma som formidler kontortjenester.

3. Viktig

Den tredje kvadranten er for alt du raskest mulig selv må gjøre. Vær klar på hva det neste skrittet er mht. hvert skriftlig papir. Vær særdeles gjerrig med denne stabelen av papir!

4. Øyeblikkelig tiltak

Den fjerde kvadranten er et særtilfelle. Dette er for papirer som du kan behandle akkurat nå, mens du rydder opp og ved å bruke en av de følgende strakstiltak:

Telefon. Du ordner opp i saken telefonisk, selv om du opprinnelig hadde tenkt å gjøre det skriftlig. Hvis du ikke får tak i den personen du søker, kommer dokumentet til kvadrant 3.

Faks. Du fakser det originale brevet tilbake til avsender med en håndskrevet kommentar (eller sender det per post hvis personen ikke har en faks).

Arkivere. Du anbringer det i det riktige arkivet i rett mappe, eller i den relevante delen av hengeregisteret ditt (mer om dette senere).

Eisenhower-metodens grunnprinsipper

Fire kvadrants-metoden fungerer 100%, hvis du strengt følger disse tre reglene:

Ikke bygg opp noen mellomhauger.

Ikke ta mer enn en gang i et papir.

Ikke dann et femte, sjette område.

Etter denne førstehjelpsprosessen er du klar for nye aksjoner. Du har en fri arbeidsflate foran deg der du har taklet haugene som var der tidligere. Nå har du styrke nok til å gå på alle de andre stedene hvor den mest alvorlige form for materie har samlet seg: nemlig papirhaugene.

For øvrig, hvis du tror at du har så mye å gjøre at du ikke har noe tid til å rydde opp på skrivebordet ditt, burde du gjøre det nå! Selv om dette tar to til tre timer (det tar sjeldent lengre tid, og folk overvurderer vanligvis dette), er den investerte tiden verd det, fordi du etterpå har et klart hode. Du føler deg bedre, mer motivert og du innarbeider raskt inn den “tapte” tiden i form av oppryddning.

simpl150

Fra boken «Simplify your life» av Werner Tiki Kustenmacher med Lothar J. Seiwert.

Copyright © 2009 SIMPLIFY

Del på bloggen

Bookmark and Share

 

Viktig eller pressende?

Mange mennesker har den faste viljen til å la sine viktige langsiktige mål, ønsker og visjoner bli til virkelighet. Imidlertid blir de store personlige »fyrtårn« og idealer før eller senere liggende, og rykker videre i det fjerne: Det som skjer i løpet av dagen blir mer og mer dominert med ting som haster, som er relativt uviktige saker.

Hvem kjenner det ikke? Fra morgen til kveld er man fullt og helt bundet inn i en stresset arbeidshverdag. På slutten av dagen er man fullstendig utslitt og spør seg selv: »Har jeg utført eller beveget noe virkelig viktig? Har jeg kommet et stykke nærmere målene mine? Hva har jeg konkret gjort i dag for å oppfylle livsvisjonen min?« Og fra den lange, anstrengende dagen blir det høyst noen små lysblink.

Av og til, først og fremst rundt årsskiftet, snubler man så over sine livsplaner og visjoner og sukker: »Det gjør jeg helt bestemt i det nye året.« Men selv i de neste tolv månedene skjer ikke noe. Igjen går det et år, som igjen tappert følges av det neste: Til slutt ser man tilbake på et arbeidsliv som er fylt opp, men ikke gått i oppfyllelse, og det som blir igjen er spørsmålet: »Skal dette ha vært alt?«

Hovedårsakene til manglende effektivitet i personlig tids- og livsstyring ligger i den daglige diktat av det som haster. Herunder lider den konsekvente konsentrasjonen på de virkelig viktige sakene, på de egne mål.

 Diktaten av det som haster – her støter klassiske tidsplanmetoder og arbeidsteknikker uvegerlig på sine grenser. De arbeider bare rundt på symptomene, men bekjemper ikke de sanne årsakene til hastighets-vanviddet.

Men hvordan kan man så finne ut av hvilke saker og oppgaver som virkelig er viktige? Hva må straks gjøres, og hva kan man forskyve til senere eller delegere til andre? For å beholde overblikket er det nyttig å skille mellom aktiviteter som »haster« og »viktige«. Denne forskjellen som er å føre tilbake til den amerikanske generalen Dwight D. Eisenhower, har vist seg som praktisk beslutningshjelp for raskt å sette prioriteter:

·         Viktig er fremtid, verdier, mennesker, mål, resultater og suksess.

·         Haster står for tid, terminpress, stress, må straks gjøres, avbrytelser, kriser og problemer.

Følger man Eisenhower-prinsippet gir dette fire hovedkategorier for en effektiv prioritetsstyring:

Prioritetsmatrisen

prioritetsmatrise

Hver av kvadrantene står for en bestemt konklusjon:

Kvadrant A: Viktige og aktiviteter som haster, som er koblet sammen med en fast termin. Disse sakene må bli løst umiddelbart av en selv. Som oftest dreier det seg om kritiske situasjoner. problemer eller til og med kriser, fordi vi egentlig må sørge for, at viktige saker ikke blir pressende og så må gjøres under stort tidspress.

Kvadrant B: Aktiviteter, som er viktige, men som imidlertid ikke har noen fast termin. Også disse sakene må som regel gjøres av en selv. Dessverre skyver vi på disse aktivitetene til senere, til de ikke bare er viktige, men også haster og »haste«-aksjoner i siste liten er nødvendig. Pass derfor på å planlegge bedre disse aktivitetene og sett tidsnok klare terminer for disse.

Prioritet

Kvadrant C: Uviktige aktiviteter som haster tar størsteparten av vårt tidsbudsjett. Her har vi vår største tidsreserve. Forsøk så godt som mulig å redusere, delegere eller eliminere disse aktivitetene.

Kvadrant P: Alt som verken er viktig eller som haster kan neglisjeres eller bli kastet i søppelbøtta.  Ha mot til å benytte papirkurven! Viser det seg i ettertid, at noe eventuelt var viktig eller haster, vil en eller annen før eller senere huske det.

Det viktige er sjeldent det som haster, og det som haster er sjeldent viktig!

nar150

Fra boken «Når du har det travelt, gå langsomt» av Lothar J.Seiwert

Copyright © 2009
SIMPLIFY

Del på bloggen

Bookmark and Share

 

Hastighet alene fører oss ikke til målet

At vi så sjeldent lener oss tilbake og spør: »Hva er virkelig viktig (for meg)?« og »hvilken atferd bringer meg i fremtiden videre?«, har også en annen grunn:


Hurtighet er blitt til en moderne myte.
Yrkesmessig og privat.

Slik som mange bedrifter tror, at det er nok å styrte løs på kundene for å vinne de, tror mange av oss: Jeg må bare gi mer gass, så kommer jeg nok i mål.


»Den som kjører raskt, kjører en eller annen gang ut av veien. Også den som plutselig bremser. Den som kjører for langsomt, blir offer for en påkjørsel. Det går om riktig tempo, ikke om å avskaffe enhver dynamikk.«

Hva som er riktig tempo, er avhengig av oppgaven og situasjonen til enhver tid. To eksempler.

Eksempel 1: Forestill deg: Du blir kjent med en mann eller kvinne på en fest, som du med en gang liker. Du flørter heftig med vedkommende og føler, at du støter på resonans. Som et resultat utveksler dere telefonnummer på festen eller tilbringer til og med natten sammen. Flott! Men hvordan ville vedkommende utkårne reagere, hvis du neste morgen lovet han/henne »evig kjærlighet« og sa til han/henne, »vi må flytte sammen«, »vi må få felles barn«? Sannsynligvis vil reaksjonen være: »Nå ta det litt langsomt, vi har jo først blitt kjent med hverandre i går.« Altså vil det si »fot fra gassen«. Omvendt gjelder: Hvis du først melder deg hos han/henne etter fem, seks uker etter at dere traff hverandre, vil du sannsynligvis få følgende reaksjon: »Ja, jeg husker den hyggelige samtalen med deg. Det var virkelig en hyggelig aften. Men desverre er jeg for tiden beskjeftiget med helt andre saker …«

Eksempel 2: Over flere år har det blitt forkynt på ledelseskonferanser: »De sterke spiser ikke de svake, men de raskte kjører forbi de langsomme.« Og fordi dette ordtaket allerede har blitt forkynt så ofte, tror de fleste bedriftsledere på det. Dermed erklærer de hurtighet og fleksibilitet til den øverste bedriftsmaksimen.

Tilsvarende ofte blir bedriftene omstrukturert, tiilsvarende ofte endrer strategiene deres seg, mens til slutt ingen medarbeider (og ofte kunden) ikke vet hva som egentlig gjelder mer.

Vi er i mål

Konsekvensen er, at de  det gjelder tenderer til holdningen: » Alt blir ikke spist så varmt, som det blir kokt.« Det vil si, de hører på de nye parolene, men i sitt indre tenker de: Jeg gjør som før. Om et par måneder gjelder allikevel alt ikke mer. Deres ledere forkynner på sin side: Våre medarbeidere er ikke åpne for forandringer; de vegrer seg for enhver forandring. Men lederne overser derved, at de selv er ansvarlige forå produsere denne holdningen hos sine medarbeidere, fordi de ikke erkjenner at enhver forandring trenger sin tid. At hurtighet alene ikke kan være vår øverste maksime, viser også følgende eksempel: »Ville den vanvittige kjøringen alene bevare oss for å bli måltidet til den neste som er dyktig, da ville ørkenmusene regjere planetene. Å være den første som sprinter ut av startblokken, er ikke tilstrekkelig. Man må også vite, hvor man løper.«


Det nytter ikke å løpe vannvittig fort.
Man må også vite, hvor man løper.

 

bal150

Fra boken «Balance your life» av Lothar J. Seiwert

Copyright © 2009
SIMPLIFY

Del på bloggen

Bookmark and Share

Utvikl nye perspektiver

Hvor ofte sitter vi ikke ved skrivebordet og jobber konsentrert. Men så blir vi revet ut av vår konsentrasjon fordi en kulepenn for eksempel faller ned på gulvet. Og plutselig ser vi at solen skinner.

Bestemte fornemmelser/tanker kommer kun når vi har god tid og fred og ro. Mange nye krav kan vi bare løse, når vi lener oss tilbake og bevarer en hvis distanse til hverdagens stress.

Slow Down

Slow down

Derfor trekker ledere seg tilbake til et ensomt hotell eller til og med et kloster for å utvikle nye strategier for bedriften sin. De vet: I hverdagens stress finner vi ingen løsning midt i mellom to terminer. Helt bevisst trapper de målrettet ned på arbeidsrytmen sin, for at nye tanker og ideer skal kunne oppstå. Men også for dine medarbeidere må det være muligheter for en slik bevisst nedtrapping. Også du selv kan ikke utvikle virkelige kreative løsninger på problemer, hvis du haster fra en (slutt-)termin til den neste.

Likeledes er det på vårt private område. Hvis vi stadig står under spenning, kan vi ikke utvikle kreative løsninger på nye krav.


Den som stadig agerer under press, kan alltid bare vise til samme atferdsmønster. Personen kan riktignok eventuell utføre sine oppgaver raskere, fordi personen har vunnet rutine med tiden, men personen oppnår ikke en ny kvalitet med dette.

Og dermed er vi ved et sentralt punkt, der tids- og selvstyring mislykkes for mange mennesker. Fordi vi i stadig kortere tidsrom blir konfrontert med stadig nye krav, må vi regelmessig eller i det minste av og til målbevisst trappe ned vår livs- og arbeidsrytme.

Vi må lene oss tilbake og spørre:

·         Hvilke nye krav blir stilt til meg?

·         Hvordan kan jeg hensiktmessig reagere på disse?

Hvorfor gjør vi ofte ikke dette? Fordi det i bunn og grunn faller vanskelig for oss å styre vår hverdag, og vi lider alltid av følelsen »jeg har ikke tid til å trappe ned«. Av dette følger, at vi heller ikke utvikler de nødvendige handlingsstrategier og dreier oss rundt i ring som en hamster i løpehjulet sitt.

bal150

Fra boken «Balance your life» av Lothar J. Seiwert

Copyright © 2009 SIMPLIFY

Del på bloggen

Bookmark and Share

Utviklingstrender i samfunnet

Det forutsies følgende tre utviklingstrender i samfunnet vårt:

1. Dematerialisering

2. Desentralisering

3. Akselerering

Dematerialisering –  kunnskap er det mest verdifulle råstoffet

I fremtiden vil ikke land, konserner og personer som eier de fleste naturrikdommer eller som kan bearbeide disse være rikest. Fjernsynsserien »Dallas« ville i dag ikke bli spilt mer i Dallas, men i Silicon Valley. Med oljen som utvinnes ville Erwing-klanen i dag bare tjene »peanøtter« Det ser en hvis en kaster et blikk på listen over de rikeste personlighetene. På toppen troner ikke oljebaroner og tankkonger som Ari Onassis mer, men innhavere av software- og internettfirmaer.

De »virkelige« formuene blir idag tjent med kunnskap, henholdsvis med evnen til å utvikle markedsorienterte produkter og ytelser ut ifra kunnskap. Derfor blir for eksempel gene-, nano- og informasjonsteknologien sett på som nøkkelteknologier for fremtiden. Riktignok trenger man også her f.eks silikon og co, for å fremstille markedsorienterte produkter, men i siste instans er dog kunnskapen om new economy det viktigste råstoffet.

Desentralisering –  bindingen til et sted løser seg

Trenden til desentralisering henger nært sammen med utviklingen i informasjons- og kommunikasjonstekno-logien. I den klassiske fabrikken i industritidsalderen var den samlede verdiskapningen konsentrert på et område. I dens ummidelbare omgivelse bodde arbeidere og ansatte; men likeledes identifikasjonen til firmaet med stedet. Begge sider så på seg selv som en del av en familie.

Like sterk var også medarbeidernes identifisering med sin bedrift, da større computere dominerte informasjonsbearbeidingen. Også her dannet bedriften og stedet en enhet, og bindingen mellom medarbeider og bedrift hadde som oftest et livslangt perspektiv.

Forbindelsen mellom bedrift – sted – medarbeider ble først brutt opp gjennom PCenes seiersrekke, og mulighetene til å forbinde de enkelte PCene med hverandre gjennom nettverk. Vi kan i dag sitte hvor vi vil, da vi hele tiden har tilgang over nettet til sentralt lagrede informasjoner. Arbeidsskrittene kan dermed struktureres på nytt. I dag blir for eksempel såkalte »virtuelle bedrifter« grunnlagt, der hele forretningsdriften avvikles over nettet. Dessuten kan bedriften bli delt inn i en rekke mindre, (tilsynelatende) relativt selvstendige enheter, som er forbundet med hverandre over nettet.
 

Akselerering – nonstop blir til ideal

ring


Tanken »forært tid er forærte penger« preger  arbeidsverdenen vår. I mellomtiden utvikler derfor ikke bare softwarefirmaer, men også klassiske industrifirmaer, som bilprodusenter sine produkter 24 timer i døgnet. Det vil si: Når utviklerne i Tyskland slår av PCene sine, så arbeider utviklerne i US A videre på utkastene. Går IT spesialistene i USA hjem, bøyer deres kollegaer i India seg over planene deres, før solen endelig går opp igjen i Tyskland, og utviklerne der slår på PCene sine. Med rette betoner derfor flere vitenskapsfolk:


Vi beveger oss mot et »nonstop samfunn«, der nonstop er det idealet vi streber etter.

Denne non-stop-tenkningen omfatter alle forretningsområder. Ikke uten grunn har det i en årrekke blitt diskutert en fleksibilisering i arbeidslivet. Ikke uten grunn kaster stadig vekk arbeidsgiverorganisasjoner stikkordet »forlengelse av maskinløpetiden« inn i diskusjonen. Også diskusjonen om stengetid er å se i denne konteksten. Parolen lyder: Nonstop.


A
kselerering er den viktigste grunntendensen på veien til det digitale samfunn. Den forandrer vårt (relasjons-)liv umiddelbart.

Symptomer på non-stop-samfunnet

Tidligere…

Idag…

… kunne vi kun kjøpe varer til klokken 18.00.

… kan vi få varer via internett eller på bensinstasjonen hele døgnet.
… begynte fjernsynsprogrammet på ettermiddagen og sluttet ved midnatt. 

… kan vi se se på TV hele døgnet.

… kunne vi bare se filmer på bestemte tider. 

… kan vi se filmer på video/DVD når vi ønsker.

… var virksomheter som yrke og sport begrenset til en bestemt livsalder.

… finnes det takket være moderne medisin knapt noen begrensninger for noen aktiviteter når en blir eldre.

… rettet ernæringen seg etter årstider og regionalt tilbud.

… kan vi nesten til enhver årstid få nesten etthvert nærings-middel i verden.

… rettet feriene seg først og fremst etter årstidene.

… kan vi om vinteren ta sommerferie og om sommeren vinterferie. 

… var arbeidsdagen vår slutt, da vi gikk ut av fabrikkdøra.

… er vi, når det “brenner”, hele døgnet tilgjengelig via mobiltelefon eller e-mail.

… var det nok å besøke et seminar etter utdannelsen for yrkesmessig å være fit.

… blir det forlangt av oss, at vi hele livet skal videreutdanne oss i fritiden.

Tydeligst kan vi føle dette på arbeidsområdet. Her har kravene som blir stilt til oss de siste årene radikalt forandret seg på grunn av fremmarsjen av ny informasjon- og kommunikasjonsteknologi. Når vi i arbeidslivets hverdag ikke kan imøtekomme kravene til hurtighet og vilje til forandring, kan vi langsiktig knapt beholde jobben. Permanent om- og nytenkning har utviklet seg til et grunnlegende basiskrav for alle arbeidstakere.

  bal150

Fra boken «Balance your life» av Lothar J. Seiwert

Copyright © 2009 SIMPLIFY

Del på bloggen

Bookmark and Share

Non-stop-samfunnet

I hverdagen vår legger vi ofte ikke merke til viktige forandringer, da de kommer snikende. Og hvis vi merker de, så tenker vi ofte, at dette kun gjelder oss. Vi iaktar så og si alt igjennom vår personlige brille. Men mange ganger overser vi, at ikke bare livet vårt forandrer seg, men også omverdenen. Ikke bare hverdagen vår, men også våre medmennesker er preget av økende rastløshet. Ikke bare blir vi konfrontert med stadig nye utfordringer, men også våre venner, kollgaer og slektninger.

Vi må være bevisst på forandringene som foregår i omgivelsene våre, hvis vi ønsker å bli life-leader. Dette av flere grunner. For det første befrir det oss ifra den gale forestillingen, at bare vi har problemer med å mestre de utfordringene som er et resultat av de samfunnsmessige forandringene. For det andre kan vi bli kjent med de virkelig viktige forandringene i omgivelsene våre, lettere utvikle handlingsstrategier, for å bli en leader-of-our-life.
 
 

»Det fantes en gang en bonde der hesten løp vekk. Dette gjaldt en hingst som hadde vunnet mange priser. Straks kom naboen for å uttrykke sin medlidenhet ovenfor bonden for dette bitre tapet. ›Du er sikkert trist ‹, sa hun. Men bonden svarte  bare: ›Kanskje.‹ En uke senere kom hingsten tilbake og hadde med seg fem ville hester. Igjen kom naboen – denne gangen for å gratulere. ›Nå er du sikkert meget lykkelig‹, sa hun. Og igjen svarte bonden bare: ›Kanskje.‹ Neste dag forsøkte bondens sønn å ri på en av de ville hestene. Han ble kastet av og brakk et ben. ›For en uflaks‹, sa naboen. ›Kanskje‹, svarte bonden. Tre dager senere kom det offiserer til landsbyen for å rekruttere soldater. De tok alle unge menn med seg – bare ikke sønnen til bonden, fordi han var uegnet for krigstjeneste. (Opaschowski 1999, side 71)

Travelt

Travelt

Denne historien viser oss to ting. For det ene: Fremtiden kommer og deres røtter ligger i fortiden. For det andre: Likegyldig om nåtiden lover »godt« eller »dårlig«, kan alt forandre seg helt annet enn forventet. Likeledes forholder det seg med informasjons- og multimediasamfunnet. Ingen kan i dag med sikkerhet forutsi hva det vil bringe. Meningene til fremtidsforskerne om hvilke forandringer vi står ovenfor divergerer. Men de er enige i, at vi står ovenfor voldsomme endringer. Men de er også enige om:


Våre livsomstendigheter vil forandre seg i stadig kortere tidsrom, blant annet på grunn av fremskrittene i informa-sjonsteknologien.

 

bal150

Fra boken «Balance your life» av Lothar J. Seiwert

Copyright © 2009 SIMPLIFY

Del på bloggen

Bookmark and Share

Work-Life-Balance modellen forandrer livet ditt

„Hvor mange mennesker ville ha ønsket seg når de ligger for døden, at de hadde tilbrakt mer tid på kontoret?“
Stephen R. Covey

Gjør denne setningen deg ettertenksom? Har du kanskje akkurat forbannet de mange overtidstimene du hadde sist uke, slik at du oppfatter dette spørsmålet dobbelt meningsløst? Tror du, at Stephen Covey, den amerikanske selvledelsesguruen, med dette spørsmålet har tillatt seg en dårlig spøk? Prøv for deg selv hvor sannferdig denne bitre sannheten som ligger i dette spørsmålet er for deg selv. Drei i tilfelle roret om. Tilbring tid med mennesker som er viktige for deg – dine barn, dine foreldre eller partneren din. Dette fordi tapte anledninger ikke kan tas tilbake.

Med dagen i dag begynner resten av livet ditt. Det ligger i din hånd og fortsette som før eller virkelig å slå inn på en ny kurs. Slå selv inn på din utvalgte vei, for å oppnå målene som du selv har bestemt.


Hvor mye tid har du fremdeles?

Dessverre har vi et samfunn der det er trendy å ikke ha tid. For mange er det nesten et statussymbol og ikke ha ledig tid til familie, venner, hobbyer eller avspenning, og arbeide til sent på kveld. Jo mindre tid en har, desto viktigere synes den å være.

Ta en tommestokk og brekk den
bak det fjerde leddet (82 cm).
Legg tommelen på tallet som
tilsvarer din nåværende alder.

 

 

 

 

 

 

Hva vil du fylle resten av
livet ditt med?

Livslengden

I dag begynner den første dagen i
resten av livet ditt.

 

Som Peter Rosegger sa: » Tid har man aldri, hvis man ikke tar seg tid.» Det er et spørsmål om prioritet, hva vi bruker vår tid til. Tid ikke er noe privileg, men en av de få eiendelene som er rettmessig fordelt blant oss mennesker. Tid er ikke penger, som mange sier. Tid er mye mer verdt enn penger. Tid er selve livet.

 Hvordan omgås du tiden din?

Suksess og tilfredshet, likegyldig om yrkesmessig eller privat, er i siste instans avhengig av hva vi bruker tiden vår til. Har du allerede en gang reflektert over hvor mye tid du har til rådighet for yrkesmessige og private ting? Følgende lille modellregning ønsker å få deg til å reflektere litt, og innbyr deg mer bevisst til å omgås tiden din i fremtiden:

Min personlige tidskapital

60 år:     Slutt på yrkesfasen
– ……    dagens alder= …… x 1760 (220 arbeidsdager x 8t)     = … 

Din arbeidskapital til du er 60 år

__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

    ……x 660(220 arbeidsdager x 3t)  = .   

     + ……  x 1160 (145 frie dager x  8t)  = .                                                                                        

=…

t

t

t

 

Din fritidskapital til du er 60 år

Slå sammen begge verdiene, dermed får du din personlige tidskapital til du er 60 år

                                                                    = . t

Þ       Hva betyr tid for deg?

Þ       Hvordan omgås du tiden din?

Þ       Hvor mye tid har du ennå?

Þ       Har du nok tid til deg selv?

Beslutt for deg selv, hvilke tidsrelasjoner du vil velge for livet ditt!

 

Beslutt for deg selv, hvilke tidsrelasjoner du vil velge for livet ditt!

 

Tidsbalanse istedenfor tidspress

„Dette har jeg ikke tid til i øyeblikket, men hvis jeg først …, så …“ Stryk straks denne pseudounnskyldningen fra ordforrådet ditt. Den er ikke mer enn en livsløgn, for i virkeligheten har vi alle den tiden som finnes. Den som ikke har tid til noe, finner andre ting helt enkelt viktigere.

Work-life balance-modellen: Fire livsområder

 

Vårt liv er inndelt i fire grunnlegende områder, som alle stiller sine krav til oss.  

Þ     Arbeid og prestasjon,
Þ     Familie og kontakt,
Þ     Kropp og helse,
Þ     Hensikt og verdier.

Bare et balansert forhold, der alle områdene får reflektert oppmerksomhet, fører på lang sikt til suksess og lykke i livet.

 

Livsbalanse

Livsbalanse

I vår kulturkrets blir ofte spørsmålet om hensikt forsømt, mens prestasjonen derimot blir fremhevet. Vi glemmer altfor ofte, at livsområdene står i gjensidig avhengighet av hverandre. Den som kronisk fremhever et område, må nødvendigvis forsømme de andre som er like viktige. Nå begynner kampen. Ved å fremheve engasjementet i yrket, blir sosiale kontakter og ofte til og med helsen skadelidende. Mangler i tillegg også en orientering mht. hensikten, streber en eller annen gang selvmotivering og prestasjon nødtvungen mot null (”burn-out syndromet“).

 En balansert work-life-balance tar hensyn til områdene arbeid, kropp, familie og hensikt. Forsøm ikke noen av disse fire områdene.

Tidsbalanse

 

Din nye tidsalder for planlegging

 Start allerede i dag med en ny måte å planlegge på. Planlegg aktivitetene dine på lik linje.  Det vil ikke si, at du skal investere like mye tid for hvert livsområde. Det er helt klart, at de fleste mennesker mellom 25 og 60 år legger fokuset på prestasjon og økonomi – for å sikre livsgrunnlaget, for å arbeide mot å sikre
sin egen finansielle frihet, for å realisere seg selv. Gi dine sportslige aktiviteter, selskapelighet, kulturelle behov og din personlighetsutvikling like stor oppmerksomhet som yrket ditt.

Sunn livsbalanse

Sunn livsbalanse

Gi deg selv startskuddet til en sunn livsbalanse. Imidlertid lar ikke balanse-modellen seg løse regnemessig, idet du gir hver av de fire områdene 25 % av tiden din. Selv om et slikt forhold synes interessant for mange mennesker. Det går mye mer om kvaliteten, som du vinner ut ifra tiden du investerer. En lykkelig time med partneren din og barna, en konsert som begeistrer eller en wellness uke kan balansere mange timers hardt arbeid.

Forestill deg, at du ikke har noen finansielle, utdannelsesmessige, relasjonsmessige eller andre hindringer. Hva ville du gjøre med livet ditt på hvert enkelt livsområde?


Øvelse: Personlig livsbalanse

Vi forutsetter, at summen av alle fire livsområder er 100 prosent. Reflekter over din nåværende livssituasjon, dvs. betrakt ikke ønskene, men din virkelige situasjon:

Þ     Hvor mange prosent av din aktive tid, energi og prioritet tilegner du hvert av disse områdene?

Þ     Hvilke mennesker er viktige for deg for hvert livsområde? Skriv ned navnene.

Þ     Hvilke tre hovedmål har du på det nåværende tidspunkt for hvert livsområde?

Þ     Hvilke drømmer ønsker du å realisere for hvert livsområde?
 
Del de 100 prosentene mest mulig spontant på de fire livsområdene, og skriv raskt ned de viktigste menneskene og målene. Jo lenge du reflekterer, desto uvirkeligere blir resultatet!
 

 

livsbalanse

  30min150

 

 

 

 

Fra boken «30 minutter for din Work-Life-Balance » av Lothar J. Seiwert

Copyright © 2009 SIMPLIFY

Del på bloggen

Bookmark and Share

Carpe diem (grip dagen): Tips for din gode dag

Sist, men ikke minst kommer planleggingen av dagen din. Selv om du nøyaktig har fastlagt hva du vil oppnå i uken – er det kun et papir, til praksistesten kommer. Først i din dagsplanlegging vil det vise seg, om du kan motstå forsøkene fra tidstyvene, om du er i stand til virkelig å konsentrere deg om dine nøkkeloppgaver. Kun når du planlegger og lever dagen din konsekvent, kan du kultivere livsåkeren din, og nærme deg målene dine skritt for skritt.

Hvordan du planlegger: Overdriv ikke

Ta deg daglig ti minutter tid, til å supplere den allerede skrevne ukeplanen med de konkrete dagsmålene. For å si det i Stephen R. Conveys ånd: Du fyller nå opp med sand og vann i bøtta, slik at den er fylt opp. Men tenk over, at den aldri skal være full. Du planlegger: 
Þ    Planlagte og periodisk tilbakevendte terminer: Skriv ned alle faste terminer i dagsplanen din.
 

 Þ    Ugjorte saker fra i går: Viktige saker, som du ikke kunne få gjort i går, bør du ikke skyve under bordet.

Þ     Telefoner, samtaler og korrespondanse: Reserver også nok tid til å telefonere, til andre utsatte samtaler med kollegaer, kunder og foresatte, og for din korrespondanse (stikkord: e-mail strømmen). Akkurat på dette området avsettes det ofte for liten tid.

Þ     Tid for nye og uventete saker: Helt avgjørende for en jevn arbeidsdag ,er at du har nok tid til forstyrrelser, aktuelle problemer og oppgaver som oppstår. Men planlegg også for tidstyver som ikke er til å unngå, og fremfor alt sosiale aktiviteter. Ellers programmerer du tidspress og utilfredshet. 

Þ    Planlegg sammenlignbare aktiviteter i blokker, som du gir grove tidsstrukturer på. For eksempel lese og besvare nye innkomne e-mail eller fakser, utsatte telefonsamtaler eller utestående korrespondanse med dine forretningspartnere. Men forbli ubetinget fleksibel.

Þ     Still dine prioriteter konsekvent i sentrum: Spør deg selv ved etthvert nytt arbeidsskritt: Var det virkelig vesentlig? Hva ville hende, hvis jeg ikke gjør det ferdig nå?

Þ     Planlegg til enhver tid etter en ½ time en liten avspenningspause. På denne måten retter du deg etter din egen naturlige rytme.

Arbeid 


Undervurder ikke ditt virkelige tidsbehov. Planlegg ikke mer enn 60 prosent av tiden din fast. Som tommelfingerregel gjelder: 60-20-20. 60 prosent for planlagte oppgaver, 20 prosent for forstyrrelser og tidstyver, 20 prosent for sosiale kontakter.

Planlegg etter
A-L-B- A-Kmetoden
Metoden tilbyr deg en ideal hjelp til din daglige ti minutter planlegging. 

Dagskamelen


Þ    
Aktiviteter: Skriv ned alle aktiviteter, også tilsynelatende rutiner og småting. Tenk på: Bare det du skriver ned, har også en sjanse til å bli gjort.

Þ    
Lengden: Varigheten på aktiviteten. De fleste mennesker bestemmer seg for å gjøre mer enn de klarer. Det frustrerer. Kalkuler sjenerøst med tiden. Mindre er mer.

Þ     Buffertid: Planlegg buffertid.Planlegg nok tid til det uforutsette og pauser. Gled deg heller over tidsgevinsten, hvis du kan eliminere forstyrrelser.

Þ     Avgjørelser:Treff beslutninger om prioriteter, nedskjæringer, delegering. Investering i tid her, bringer deg størst nytte.
Þ     Kontroll: Venn deg til å kontrollere, og overfør dine daglige resultater. Mye som blir overført løser seg av seg selv.
 
Det du planlegger: Det kommer an på innholdet
For at du ikke skal miste gleden ved dagen på grunn av alle dine alvorlige, viktige og pressende oppgaver, bør du konsentrere deg daglig om de positive sidene i livet. Dessverre har det blant oss blitt vanlig å forbinde arbeid med alvorlighet og med et grinete ansiktsutrykk. Den som ler for mye, kan vel ikke være virkelig involvert i oppgaven. Slik er det ikke. Å le holder deg frisk. Gjennom muskelbevegelsene ved å le frigis endorfiner, våre lykkeshormoner (for øvrig skjer det samme ved fysisk aktivitet).
Etabler dine daglige lykkevaner 
 

Venn deg til å gjøre noe daglig for den gode følelsen din.

Þ     Planlegg i hvert fall 20 til 30 minutter fysisk aktivitet. Likegyldig, hvor full dagen din er, tid for bevegelse må det være. Det rekker ikke, at du „hele dagen løper rundt på kontoret“. Vi mennesker er født til å bevege oss. „Jeg har ikke tid“ er dermed ikke noe argument, eller vil du virkelig hevde, at terminkalenderen din er fullere enn den til Bill Clinton?

Þ     Hold intellekt og forstand i gang. Ved siden av intellektuelle impulser i yrket, bør du daglig tilbringe ti minutter med stimulerende lektyre eller føre en samtale med en god venn. Tid for dette finner du, idet du korter ned på den behaglige overrislingen av fjernsynet.

Þ     Søk daglig spirituelle og kunstneriske impulser. Det finnes uendelig mange veier til daglig å ta en kort farvel fra en kummerlig hverdag med teaterbesøk, og lytte til god musikk, rolig å betrakte naturen  (mange får ikke engang med seg årstidene, fordi de slett ikke får kontakt med den i klimatiserte kontorer) til meditasjon.

Þ     Gjør daglig andre en glede. Veksl et par vennlige ord, hold opp døren for en kollega, gi din egen partner et kompliment, stikk en mynt i et parkometer som er løpt ut, eller la en stresset mor med et sutrende barn få komme foran deg i køen ved kassen. Det finnes så mange ting som kan forskjønne livet – både ditt eget som andres. Og når du gir, får du også noe tilbake. Dette systemet fungerer, prøv det ut.

Þ     Lag din egen velværeliste. Hva vil du gjerne personlig unne deg? Lag en egen hemmelig liste, og hak av etter hvert.

Din daglige suksessjournal

Du vet, hvor mye konsekvent disiplin det koster å forfølge målene dine. Du kan selv skaffe deg din daglige motivasjonspuff. Venn deg til å føre en daglig suksessjournal.

uksessjournal


Skriv ned i denne hver suksess, også de små. Du vet jo, at bare det du skriver ned blir også bearbeidet i underbevisstheten
 din. Ved siden av den fremragende motiverende virkningen, inngår du samtidig også en forpliktelse: Du føler deg sterkere forbundet med dine beslutninger og mål og vil dermed konsentrere deg vesentlig mer mot disse. Til syvende og sist vil du jo ikke tape ansikt ovenfor deg selv.

Godt egnet for din personlige suksessjournal er tidsplanleggeren din. Skriv helt enkelt ned, enten ovenfor eller nedenfor dagsspalten, ”tingenes tilstand”:

Þ      Hvilke delmål har jeg oppnådd i dag?

Þ      Hva har jeg lært i løpet av dagen? Hva kan jeg gjøre bedre i morgen?

Þ      Hvilke aktiviteter har kun kostet tid, men ikke brakt noe?

Þ      Hva kan jeg gjøre for meg selv som belønning?

 

Kontakt


Fra i dag tenk på å gjøre noe daglig, som virkelig bringer deg glede.

30min150

Fra boken «30 minutter for din Work-Life-Balance» av Lothar J. Seiwert

Copyright © 2009 SIMPLIFY

Del på bloggen

Bookmark and Share

Test: Lider du under stress?

 


Har du om kvelden på følelsen, at du bare har gjennomført en del av dagspensummet ditt? Ja ¨ Nei  ¨
Er du for trøtt, til å foreta deg noe privat? Ja ¨ Nei  ¨
Sovner du dårlig inn, fordi du tenker på
saker som belaster deg?
Ja ¨ Nei  ¨
Tenker du straks etter at du har våknet, på
saker som du ubetinget må gjøre?
Ja ¨ Nei  ¨
Er du ofte distré og glemsom? Ja ¨ Nei  ¨
Føler du deg ofte trett og likegyldig? Ja ¨ Nei  ¨
Har du stadig på følelsen av å ha det travelt? Ja ¨ Nei  ¨
Tenker du ofte på, at alt vokser deg over hodet? Ja ¨ Nei  ¨
Har du vanskeligheter med å treffe be-slutninger? Ja ¨ Nei  ¨
Tror du, at du må gjøre alt alene? Ja ¨ Nei  ¨
Har du nesten ikke tid til deg selv? Ja ¨ Nei  ¨
Er du ofte utålmodig og irritert? Ja ¨ Nei  ¨
Presser du andre ofte til å raske på? Ja ¨ Nei  ¨
Har du vanskeligheter med å slappe av? Ja ¨ Nei  ¨
Mangler du gleden i livet ditt?  Ja ¨ Nei  ¨

 Har du ofte eller nesten alltid svart med »ja«? Da er det på høy tid å begynne med ditt helt personlige antistress-program!

 Gå så systematisk som mulig frem:

  • Kom på sporet av din personlige belastningssituasjon.
  • Unngå konsekvent unødvendig stress.
  • Søk midler og veier til å bygge ned stress henholdsvis balansere.

 nar150

Fra boken «Når du har det travelt, gå langsomt» av Lothar J.Seiwert    

Copyright © 2009 SIMPLIFY

Del på bloggen

Bookmark and Share