Gjennomføring av møter

65

Ditt firmas suksess er avhengig av hvor gode og hurtige beslutninger  den tar og ikke hvilke store tanker den lager

Til å reflektere over:

       Møter er nødvendige, men ikke alltid

       Møter kan løse problemer, men gjør det ikke alltid

       Møter kan informere, men gjør det ikke godt nok, alltid.

       Det er resultatet som teller også når det gjelder møter.

Ha i tankene punktene nedenfor før, under og etter møtet

Før møtet

49ny

”De beste møtene er de, som slett ikke må finne sted”

Møteinnkaller: 

1.       Dette utsagnet som bygger på erfaring bør du ha i minne når du vurderer om et møte er nødvendig eller ikke. Møter er under følgende aspekter fornuftig.

       Utveksling av informasjoner

       Innsamling av ideer og meninger

       Analyse av vansklige situasjoner og problemer

       Beslutninger i komplekse saksforhold.

2.       Er møtet verdt prisen? Pass på at ikke 200-kroners ideer blir behandlet i møter som koster 2000kr.

3.       Tenk etter hvilke alternativer du har til møtet:

       Beslutning av ansvarlig leder

       Snakke med flere over telefon eller via telefonkonferanse

       Slå sammen møter.

4.       Vurder sted og tid for møtet

5.       Vurder grundig hvem som bør delta i møtet. Hold deltakerantallet så lavt som mulig og be inn kun de som trengs:

       vedkommende er direkte berørt av beslutninger som tas på møtet

       vedkommende besitter fagkompetanse som er nødvendig

       vedkommende utfører de som er besluttet

       vedkommende har samlet erfaring fra lignende problemer

6.       Send skriftlig innkalling med forslag til møteprogram. Sett prioritering og tidsangivelse til hvert punkt.

7.       Klarlegg i innkallingen hensikten med møtet og målsettingen med hvert punkt:

       Beslutning (B)

       Beslutningsforbredelse (BF)

       Problemløsning (PL)

       Informasjon (I)

       Etc.

8.       Gi enkeltpersoner ansvaret for forskjellige punkter

9.       Sørg for valg av møteleder og referent

10.     Sørg for at møterom og hjelpemidler er i orden

11.     Møteforbredelser

       Hva er målet med møtet?

       Hvem bør delta?

       Når og hvor passer det å holde det?

       Hva slags «stil» bør det holdes i?

       Bør dagsorden og andre opplysninger deles ut på forhånd?

       Vil det være nødvendig å bruke annet utstyr?

       Er det nødvendig å avsette tilmålt tid for de forskjellige emnene?

       Finnes det noen interessekonflikt?

       Er det nødvendig å diskutere saken på forhånd med noen av deltakerne?

       Hva slags møtereferat/handlingsplan vil være passende?

       Hvem skal være referent?

       Skal noen nye være med, og vil det i så fall være nødvendig å gi dem en forhåndsorientering?

       Vil det være behov for forfriskninger?

Møtedeltaker: 

1.  Hva er hensikten med møtet.

2.  Er din deltagelse nødvendig/nyttig?

       Kan du enkelt gi avbud , uten å gå glipp av noe?

       Kan du sende en stedfortreder, som dermed kan samle nye erfaringer?

3.  Studer møteinnkallingen og saksdokumentene nøye.

4.  Forbred deg til møtet.

5.  Frigjør tid og møt presis.

 

Under møtet

71

Møteinnkaller: 

1.  Start møtet presist. Den som begynner å vente på folk som kommer for sent , vil alltid vente.

2.  Gi klart utrykk for hva hvert minutt av møtet koster(samlet lønn/pr. minutt + 40% tilleggskostnader)

3.  Klargjør hensikten med møtet

 

Møteleder:

1.  Forslå fremdriftsplan med tidsramme og aksept

2.  Led diskusjonen. Diskuter et punkt på agendaen av gangen.

3.  Vær mer opptatt av selve prosessen enn av innholdet. Sørg for at møtet beveger seg mot en konklusjon, og ikke delta i debatten

4.  Få aktivisert de som snakker mindre, og demp de som snakker for mye

5.  Følg med på deltagernes reaksjoner.

6.  Klarlegg hvor det hersker enighet, henholdsvis uenighet.

7.  Sørg for at møtet fører til resultater. Kartlegg spørsmålene og sørg for at det hersker enighet om hvordan de skal løses.

8.  Husk å oppsummere og trekk klare konklusjoner og forklar:

 hva

 av hvem

 til hvilket tidspunkt

som skal gjennomføres.

9.  Sørg for å sette  tidsfrist og ansvarlig person(er) på de konklusjonene som fattes.

10. Bestem tid og sted for neste møte, hvis det skulle være nødvendig.

 

Møtedeltager: 

1.  Rett dine meninger/kommentarer til alle, ikke bare sidemann

2.  Hold dine innlegg til rett tid mens punktet er opp til debatt.

3.  Hold deg til saken, selv om interessante  assosiasjoner melder seg.

4.  Vær aktiv og noter for å følge med.

5.  Søk å bidra til løsninger.

6.  Vær med på å skap en god arbeidsatmosfære slik at kreativitet og objektivitet fører til positive resultater for alle parter.

 

Etter møtet

Priorita

Referent:

1.  Sender ut møterapport snarest, dvs. innen 48 timer.

Møteinnkaller:

1.       Godkjenner rapporten og fordeler den.

2.       Følger opp tiltakene som er besluttet.

3.       Ber om tilbakemelding fra de som er ansvarlig

4.       Få beslutninger på de forslag det ikke kunne tas beslutninger på under møtet.

5.       Underett møtedeltakerne om resultatene.

Møtedeltaker:

1.       Les møterapporten nøye.

2.       Løs de punktene du er ansvarlig for innen de angitte frister.

Del på bloggen

Bookmark and Share