Få bukt med tidstyvene

 

Bildet tatt av PK Ubøe

Bildet tatt av PK Ubøe

1.        La ikke tiden bli stjålet fra deg

2.        Formuler målsettinger

3.        Planlegg helhetlig og skriftlig

4.        Sett prioriteringer

5.        Ta hensyn til din prestasjonskurve

6.        Del inn dagen. Dagsplaner

7.        Trekk konsekvenser

 

”Vår tid blir delevis stjålet fra oss,
delvis lurt fra oss,
og det som blir til overs, mistes ubemerket”

Seneca

Bruk denne listen som inspirasjon ved siden av listen lenger nede over dine tidstyver.

Dårlige møter

Tidstyv  Gjelder dette meg Mulige løsninger
Møtets formål er ikke klart    Lag en aktiv dagsordenSe møter
Ingen konklusjoner   Avslutt aldri et møte uten at deltakerne er blitt enige om HVA, HVEM og HVORDAN
Møtet starter for sent   Start presis.Hvis ikke straffer du den som kommer presis.

 

Telefon-tidstyver

Tidstyv  Gjelder dette meg Mulige løsninger
Alle samtaler slipper igjennom   Drøft problemet med kollegaer/ sekretærerInnfør «stille» timeInnfør «avdelings-kvarter» 
Har ingen sekretær   Be en kollega ta din telefon i et avtalt tidsrom.Gjør det samme for din kollega.

 

For mye rutinearbeid

Tidstyv  Gjelder dette meg Mulige løsninger
Manglende prioritering   Avklar hva som er viktigst
Frykt for å miste innflytelse   Skaff deg oversikt over det som virkelig betyr noe for deg.

 

For dårlig orden i mitt arbeid

Tidstyv Gjelder dette meg Mulige løsninger
Leter mye etter ting i «arkivet»   Ta deg tid til å opprette et skikkelig arkiv
Jeg er redd for å glemme ting   Bruk en planleggingskalender. Den er en viktig del av din hukkommelse.
Ubesluttsomhet   80% av alt du har på ditt bord kan ordnes innen 2 dager.

Nå har du tatt det første skrittet for å fjerne tidstyvene.

 

Hvilke tidstyver kjenner du?

Her er det andre skrittet i prosessen.Når og hva stjeler av tid?  De påfølgende spørsmål kan identifisere de faktorene som forstyrer deg, slik at du kan få gjort noe med de:

Mine tidstyver

Stemmer

  Nesten alltid Ofte Av og til Nesten aldri
Telefonen forstyrer meg løpende og samtalene er som regel for lange.        
På grunn av for mange besøkende utenifra eller i firmaet får jeg ofte ikke gjennomført mitt egentlig arbeid.         
Samtalene varer hyppig alt for lenge og ofte er resultatene av samtalen utilfredsstillende for meg.        
Store, dvs. tidsintensive ig dermed ubehagligeoppgaver utsetter jeg ofte  til senere, eller jeg har vanskligheter for å fullføre de, da jeg aldri får ro på meg.         
Ofte mangler klare prioriteringer, og jeg forsøker og løse for mange oppgaver på en gang. Jeg gjør for mange småsaker og konsentr        
Mine planer og terminer klarer jeg ofte kunn på grunn av skippertak, da det alltid kommer noe i veien eller jeg har tatt meg på meg for mange oppgaver.        
Jeg har for mye papir på skrivebordet mitt. Korspondanse og lesing tar for mye tid. Oversikten og orden på skrivebordet mitt er ikke akkurat et forbilde for andre.        
Kommunikasjonen med andre er ofte mangelfull. Forsinket utveksling av informasjon, misforståelser eller konflikter er stadig på dagsorden hos oss.        
Delegering av oppgaver klaffer sjelden godt, og ofte må jeg utføre ting som andre kunne ha gjort.         
Å si nei er vanskelig for meg når andre ønsker noe av meg og jeg egentlig må gjøre mine egne oppgaver.         
En klar målsetting, både yrkesmessig og privat mangler i mitt livskonsept, dvs. ofte ser jeg ikke hensikten i det jeg gjør.        
Ofte mangler jeg selvdisiplin for å gjennomføre det jeg har satt meg fore.        
Tell sammen kryssene pr. spalte og få samlet        poengsum        
  X 0 X 1 X 2 X 3
  = 0 + + +

                                                                                                              =…………………. Poeng

0-17 poeng:

Du har ingen tidsplanlegging og lar andre styre tiden din. Du kan verken lede deg selv eller andre.

18-24 poeng:

Du forsøker å få grep om tiden din, men er ikke konsekvent nok for å lykkes.

25-30 poeng:

Din tidsplanlegging er god, men kan bli bedre.

31-36 poeng

Gratulerer (hvis du svart ærlig på testen). Du er et forbilde for andre. La andre profitere på dine erfaringer.

Hva vil du gjøre fra og med i dag, for å få kontroll over 3 ”tidstyver”? Din handlingsplan:

 

Tidstyv Årsak, grunner Tiltak, løsninger
         
         
         

 

Del på bloggen

Bookmark and Share

Du høster som du sår.

Bildet tatt av PK Ubøe

Bildet tatt av PK Ubøe

Når du sår hvete, høster du hvete. Du kan ikke så hvete og høste mais og omvendt. Det er en universiell lov.
Når du  er vennlig mot andre, høster du som regel vennlighet. Når du er avvisende, høster du som regel avvisning. Når du er ergerlig, deprimert eller har engstelige tanker, da føler du deg ergerlig, deprimert eller engstelig. Vær derfor oppmerksom på hva du sår.

Del på bloggen

Bookmark and Share

Å slappe av sparer tid

Det stressete menneske fordyper seg i sine problemer, strabaserer sine nerver og er dermed aldri sikker på om det treffer riktige beslutninger.

Den som kan slappe av finner tilsynelatende lekende lett de beste løsningene.

IMG_0753

Kun ut ifra ro og fred erkjenner vi også sannheten til det franske visdomsordet: «Hjertet har grunner, som ikke forstanden vet noe om» Hjertet betyr her den indre stemmen, det indre oppdraget. Dvs. at det er best for oss om vi følger den indre stemmen, istedenfor å adlyde den kalde, spekulerende og resonerende forstanden.

Å arbeide i ro og fred er tidsgevinst.

IMG_0721

Den urolige kommer stadig vekk i konflikt med arbeidet og tiden sin. Han eller hun betrakter oftere og oftere sitt pensum, sine plikter som økt belastning.

Den utvilte er bedre til å ta beslutninger og finner bedre løsninger enn dem som stresser.

Det  utvilte sinnet ser annerledes på alle utfordringene i livet.

Den utvilte og friske hjernen stoppes ikke av noen vanskeligheter, men løser dem. Ut ifra disse grunnene er kunsten å ha tid, også kunsten

  • å ta pauser
  • tider for avslapping
  • tider til ro og fred
  • tid til stillhet.

Stefan Zweig sier:

«Også pauser hører til musikken»

IMG_3308

Å ta pause er å stoppe opp, få kropp og sjel i takt, skape ny kraft. Ro virker inn på kropp, ånd og sjel.

Den som har tid, kan også slappe av.

 Fra boken Kunsten å ha tid av Emil Oesch

Del på bloggen

Bookmark and Share

 

Frivillig enkelthet

Hva er virkelig viktig i livet? Hva vil vi egentlig etter at vi har oppnådd grunnleggende trygghet og en tilstrekkelig økonomisk sikkerhet? Og hva gjør vi da? 

 

Bildet tatt av PK Ubøe

Bildet tatt av PK Ubøe

 

Strømmen i hverdagselven er sterk og drar iblant i vei med oss uten at vi selv bestemmer kursen.

Her er en sammenfatning av den amerikanske boken “The circle of simplicity som er skrevet av Cecile Andrew. Boken dreier seg mye om den livsstilen i USA som kalles for Voluntary Simplicity som Frederik Warberg og Jörgen Larsson har oversatt med Frivillig Enkelthet 

Del på bloggen

Bookmark and Share

 

Huskeliste for den som vil engasjere andre

 

Bilde tatt av PK Ubøe

Bilde tatt av PK Ubøe

 

Hvem? 
  • Hvem kan blir involvert? Hvilken gruppe?
  • Hvem kan bidra til det man ønsker å oppnå?
  • Hvem er gunstig plassert, og hvem har spesielle talenter eller ressurser som kan bli verdifulle?
  • Hvilke spesielle sterke sider, evner eller ressurser kan de bidra med?
  • Hvilke gunstige omstendigheter kan de ut fra sin posisjon trekke veksler på?
  • Hvem bør jeg overbevise om verdien av den ideen som skal settes ut i livet?
  • På hvilke måter, hvor og når, kan de være til hjelp?
  • Hvilken andre ideer eller utfordringer har du kommet på ved å svare på disse spørsmålene?

 

Hvorfor?
  • Hvorfor vil de vederlagsfritt og beredvillig gi sin støtte?
  • På hvilke måter kan du og/eller andre få fordeler av at denne ideen settes ut i livet?
  • Hvilke utfordringer eller muligheter for å utfolde talenter kan dette innebære?
  • Hva kan få dem til å yte sine tjenester frivillig?
  • Hva kan skape entusiasme for ideen?
  • Hvilke muligheter får de eller du til å eksellere eller briljere?
  • På hvilke måter kan deres deltakelse fremme deres egne interesser?
  • Hva kan sikre deres eller din godkjennelse?
  • Hva kan gi støtte til dine mål og aktiviteter?
  • Hvordan kan du vise, anskueliggjøre, dramatisere fordelene?
  • Hvilke andre ideer eller utfordringer har du kommet på ved å svare på «hvorfor»-spørsmåIene?

 

Hvordan?
  • Hvordan kan du eller andre belønnes for å ha støttet
  • ideen?
  • Hvordan kan du teste ideen?
  • Hvordan kan du overføre ideen til praksis?
  • Hvordan kan du forsikre deg om at den er effektiv?
  • Hvordan kan man sørge for at korrigeringsmekanis-
  • mer er i funksjon til enhver tid?
  • Hva kan være en mulig metode for å nå målet?
  • Hvilke tiltak kan det bli nødvendig å gjennomføre?
  • Hva kan være en mulig aksjonsplan?
  • Hvordan kan du eller andre belønnes for å ha støttet
  • ideen?
  • Hvordan kan du teste ideen?
  • Hvordan kan du overføre ideen til praksis?
  • Hvordan kan du forsikre deg om at den er effektiv?
  • Hvordan kan man sørge for at korrigeringsmekanis-
  • mer er i funksjon til enhver tid?
  • Hva kan være en mulig metode for å nå målet?
  • Hvilke tiltak kan det bli nødvendig å gjennomføre?
  • Hva kan være en mulig aksjonsplan?
  • Hvilke forholdsregler kan være nodvendige for å for-
  • utse og overvinne vanskeligheter, hindringer, reserva-
  • sjoner, hemninger og innvendinger?
  • På hvilke måter kan man skaffe seg kontroll over kri-
  • tiske faktorer eller mennesker?
  • Hvilke andre ideer eller utfordringer har du kommet
  • på ved å svare pa «hvordan»-spørsmålene?

  

Hva?
  • Hvilke ressurser kan gjøre del lettere for deg å gjen-
  • nomføre de nødvendige tiltak og sikre at du lykkes?
  • (Grunnlagsmateriale, utstyr, økonomi, finanser, tid,
  • myndighet, tillatelse, lisenser osv.)
  • Hvem kan skaffe disse nødvendighetene?
  • Når kan de skaffes?
  • Hvor kan de skaffes?
  • Hvordan kan de skaffes?
  • Hvilke nye utfordringer kan den nye ideen innebære?
  • Hvordan kan du forutse og møte disse nye utfordring-
  • ene?
  • Hvordan kan ideen forbedres før den settes ut i livet?
  • Hvilke andre ideer eller utfordringer har du kommet
  • på mens du svarte på «hva»-spørsmålene?

  

Når?
  • Når kan ideen settes ut i livet?
  • Hvilken tidsplan skal følges?
  • Hva kan tenkes å være et egnet opplegg eller en pas-
  • sende aksjonsplan for de nødvendige tiltak i gjen-
  • nomføringen?
  • Hvilke spesielle dager eller datoer kan komme til nyt-
  • te når du skal styrke din strategi for gjennomføringen
  • av ideen?
  • Hvilke andre ideer eller utfordringer har du kommer
  • på mens du svarte på «når»-spørsmålene?

 

Hvor?
  • Hvor kan du tenke deg å begynnc for å oppnå maksimale, raske og synlige fremskritt?
  • Hvilke spesielle steder, omstendigheter, begivenheter, tidspunkter, dager eller innfallsvinkler kan benyttes for å bestyrke og garantere en selvfornyende drivkraft?
  • Hva kan det aller første skritt være?
  • Hvilke andre ideer eller utfordringer har du kommet på mens du svarte på «hvor»-spørsmålene?

 Fra boken hvor kreativ er du Eugene Raudsepp

Del på bloggen

Bookmark and Share

Workshop: Hva motiverer meg?

Tatt av PK Ubøe

Tatt av PK Ubøe

Hva er dine motivasjonsfaktorer? Hvordan kan du finne disse? Sett deg ned i all ro ned og reflekter over hvilke aktiviteter du stadig vekk først og fremst lidenskaplig utøver. Fortell din partner eller en venn tre til fem historier om saker som du har gjort. Be samtalepartneren din å skrive ned kun verbene som du bruker.

Velg ut ifra den ufullstendige listen nedenfor, de motivasjonsfaktorene som kunne være dine. Tilføy listen med de ferdigheter som du kommer på.

Mennesker

  1. Følge anvisninger
  2. Hjelpe
  3. Føle med, lide med
  4. Kommunisere
  5. Overbevise
  6. Forhandle, beslutte
  7. Etablere, bygge opp
  8. Behandle
  9. Gi råd
  10. Lære, undervise
  11. Lede
  12. _____________

Informasjoner

  1. Forvalte
  2. Regne, kalkulere
  3. Bekjentgjøre
  4. Undersøke, forske
  5. Bedømme, vurdere
  6. Organisere
  7. Forbedre, tilpasse
  8. Tenke logisk
  9. Planlegge, utvikle
  10. Strukturere, ordne
  11. Utvikle konsepter
  12. _______________

Materialer

  1. Bearbeide
  2. Arbeide med jord og natur
  3. Bruk av maskiner og apparater
  4. Omgang med computer
  5. Presisjonsarbeid
  6. Bygge
  7. Male
  8. Reparere
  9. Dekorere
  10. Omgang med elektronikk
  11. Koke, bake
  12. ________________

Kreativitet

  1. Fremvise, more
  2. Lage musikk
  3. Billedhugging
  4. Danse
  5. Pantomime
  6. Skuespill
  7. Tegne
  8. Utforme (design)
  9. Skrive
  10. Tenke kreativt
  11. Fotografere
  12. _________________

Hva gjør du gjerne? Hva motiverer deg?

Motivasjons-
faktorer
Omgivels-
ene
Hvorfor? Hvordan kan jeg ha dette oftere?
Dekorere Hjemme Bedre livsfølelse Jeg designer
»månedens« dekorasjon“
        
        
        
        

 

Gi150

Fra boken «
Gi livet retning» av Jürgen Knobloch
 

 Copyright © 2009 SIMPLIFY  

 Del på bloggen

Bookmark and Share

Har du i dag allerede …?

 

Bilde tatt av PK Ubøe

Bilde tatt av PK Ubøe

 
 … smilt eller ledd?

… tenkt på de menneskene som betyr mye for deg?

… sagt «takk» for det som du eier?

… opplevd eller lært noe nytt?

… forundret deg eller drømt noe?

… sagt noe hyggelig til noen?

Ta deg tid til de viktige tingene!

Del på bloggen

Bookmark and Share

Unngå stress

Hvordan du alltid klarer å tilpasse tiden til dine aktiviteter

 IMG_0790

Det er en kunst å gjøre ting slik at det ikke oppstår stress og unnødvendig hektisk aktivitet. Hvis du ikke mestrer denne kunsten kan de mest harmløse oppgaver forårsake panikk og føre til et utrolig stress: Du befatter deg mer med  din dårlig tid enn med selve temaet. Dette er ikke bare usunt, men også svært ineffektivt. Men hvis du lære ferdigheten med å matche din tilgjengelig tid og dine aktiviteter, vil arbeidet ditt tilføre deg energi og moro, og du vil overvinne permanent stress. Med følgende tips fra det amerikanske konsulent Julie Fuimano ser du hva du bør gjøre.

Brems stress og hektisk aktivitet
Det finnes de travle, stappfulle med forpliktelser, fylt opp med stress. Å være opptatt betyr ikke å være produktiv. Du kan ha hendene dine fulle, uten å komme et steg nærmere dine mål. Akkurat når du føler stress og er fullt og helt i den såkalte «operative hektiske aktivitet”,» burde du være meget skeptisk til  kravene fra omverdenen: Er de aktuelle avtalene virkelig nødvendige?  Lar de seg flytte eller helt enkelt stryke? Vurder: I en stresset situasjon er som oftest din iaktagelsesevne for det viktige eller uviktige uklar.

IMG_0789

Redusere stress: Hold fast på prioriteringene dine
Skriv ned hva som belaster deg, hva stress forårsaker og hva som må bli gjort, slik at du igjen kan slappe av.  Gjør det virkelig.Ta deg tid til å gjøre dette. Dette er forøvrig den beste bruken av tiden din.  Skriv din liste så snart du er ferdig med å lese denne artikkelen. Det finnes ingen planlegging av prioriteringer, uten at du gjør det skriftelig. Forenklingstips mot stress: Skriv ned hver viktig oppgave på en enkelt post-it-lapp, så kan du enkelt endre rekkefølgen.

Sett deg selv på plass nummer 1
Din helse, regelmessig mosjon, riktig kosthold, nok søvn og tid for partnerskap og kjærlighet er viktigere enn noe annet. Hvis du ikke er helt frisk, mister alle andre prioriteringer plutselig sin verdi.

Stressreduksjon: Den riktige rekkefølgen
Du er alltid under stress på kontoret og ønsker å redusere dette stresset og  være lykkelig? Skriv ned alle ”de fine små ønskene” og alle aktivitetene som du gjerne ville gjøre nederst på listen.  På øverste plass skriver du ned de oppgavene som er viktige, men som du av ulike grunner, igjen og igjen forskyver. Hovedsakelig fordi de inneholder en liten ulempe. Når du har fullført ubehagelighetene, er det dobbelt så gøy å gjøre  de «fine små » ting.

Stressreduksjon: Det å gjøre det selv teller
Stryk alle oppgavene fra listen din som ikke kan gjøres av deg selv. Andres problemer tilhører prioriteringslisten til den berørte personen. ”Bedre karakterer for Svein «er en oppgave som Svein selv har ansvaret for! Gjør det klart at du overlater problemet til ham selv og  stoler på at han løser det.  

IMG_0699

Få hjelp
Er det elementer på listen der du kan dra nytte av andres hjelp? Vær forberedt på å dele byrden med andre,hvis du ønsker å lindre stress! Vis din ektefelle oppgavelisten din – også pliktene som du skammer deg over og som du har latt deg overtale til å ta på deg. Ditt arbeid faller lettere for deg hvis du vet at partneren din kjenner alle dine oppgaver og problemer.

Bestemm de tre viktigste prioriteringer
Velg dine tre viktigste prioriteringer. Ikke velg de 3 som haster mest, men de 3 viktigste oppgavene. F.eks på plass 1 ”min helse” . Plasser disse 3 prioriteringene i skriftlig form på skrivebordet ditt eller der du som oftest arbeider.

Mot stress: Lov lite
Venn deg til å stresse mindre når du tar på deg en oppgave: Lever (litt mer enn avtalt, raskere enn forventet, men ikke for tidlig, ellers regnes du som underbeskjeftiget). Gjør det å sette prioriteringer til din øverste maksime. Bli en mester i å gjøre det viktige og en klønekopp når du gjør det  uviktige. Aldri omvendt hvis du vil unngå stress.

Del på bloggen

Bookmark and Share

Multitasking er å kaste bort tiden

Gjør alt, og det samtidig! Multitasking er fortsatt ansett som universalmiddel i kampen mot tidspress og overfylt timeplan. Men de siste vitenskapelige studier viser endydig: Våre hjerner er ikke i posisjon til å svare på flere ting samtidig. Resultatet: De som gjør flere ting samtidig, gjør flere feil, kaster bort mer tid – og føler seg stadig overveldet og stresset. 

Jotunheimen26

Konsentrasjon istedenfor multitasking  
Multitasking er ikke noe mer enn en rask veksling frem og tilbake mellom forskjellige oppgaver. Men det å være beskjeftiget betyr ikke at man virkelig er produktiv. Tips: Gjør heller en ting raskt og grundig  istedenfor og gjøre tre ting kun halveis og overfladisk. Den som  gjør alt på en gang mister orienteringen. Derfor konsentrere deg fullt og helt på det du gjør akkurat nå.

ABC istedenfor multitasking

Sett klare prioriteringer med ABC-metoden. Del oppgavene inn i tre kategorier: A-prioriteringer har absolutt prioritet. Fordi: Dette er dine viktigste og på samme tid de oppgavene som haster mest. B- prioriteringer er viktige, men ikke påtrengende. C-prioriteter er mindre viktig, og ikke så påtrengende. Forøvrig: Mye av det som ved første øyekast ser ut til å haste og være viktig løser seg senere av seg selv.

Kvalitet istedenfor kvantitet

Også i fritidengjelder: Velg bevisst imot multitasking. Riktignok er dette i utgangspunktet ikke så enkelt. Men: I det lange løp hjelper det deg å ta tid til det som er veldig viktig. For deg personlig. Unn deg den fantastiske følelsen når den første uroen erstattes med indre ro. Råd: Begynn med enkle dagligdagse ting. Bestemm deg bevisst for et TV-program og legg vekk fjernkontrollen. Unngå en ukers tid å lese avisen ved frokostbordet. Nyt den duftende koppen med kaffe og de ferske rundstykkene – helt uten nyheter om kriser.

Del på bloggen

Bookmark and Share

Lykke

IMG_0735

Indre lykke er ikke avhengig av materielle omstendigheter.
Den har røtter i vår sjel.

Dalai Lama

Del på bloggen

Bookmark and Share